Digitale Zeiterfassung: Pflichten, Vorteile und alles, was Sie darüber wissen müssen

Klassisch Nine-to-five, Nachtschicht in der Produktion, flexibel aus dem Homeoffice – wann Arbeitnehmer ihrer Arbeit nachgehen, variiert je nach Branche, Organisation und individuellen Vereinbarungen im Arbeitsvertrag. Unabhängig davon sind alle deutschen Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter korrekt zu erfassen. Stift und Papier kommen hierbei mittlerweile selten zum Einsatz – längst nutzen viele hierfür elektronische Möglichkeiten und profitieren dabei etwa von den Vorzügen smarter Zeiterfassungssoftware. Die wichtigsten Fakten zum Thema digitale Zeiterfassung wie Vorteile, Gesetzeslage und Praxistipps lesen Sie in diesem Artikel.

Klartext: Was ist Zeiterfassung

Im HR-Kontext ist mit dem Begriff Zeiterfassung das Festhalten und Speichern von Arbeitszeiten gemeint. Beginn, Ende sowie Überstunden werden in diesem Rahmen erfasst – dies kann in verschiedener Art und Weise geschehen: per manuell ausgefülltem Stundenzettel auf Papier, digital in Form einer Excel-Tabelle oder aber via speziellem Zeiterfassungssystem. Jene Systeme lassen sich beispielsweise über ein physisches Terminal, eine App, PC-Anwendung oder aber über eine mobil nutzbare Online-Lösung bedienen. Welche Methode auch immer zum Einsatz kommt, Zeiterfassung sorgt auf Arbeitgeber- wie Arbeitnehmerseite durch die Dokumentation der exakten Zeit, in der Mitarbeitende ihrer Tätigkeit nachgegangen sind, für Transparenz bezüglich der geleisteten Arbeit.

Digitales Potenzial: Die 7 überzeugendsten Vorteile elektronischer Zeiterfassung

Sicher, erlaubt ist es – zumindest noch –, die Zeiterfassung manuell mit Stift und Papier zu bewerkstelligen. Doch es gibt einige gute Gründe, warum sich für Ihre Zeitwirtschaft die Investition in eine entsprechende Software-Lösung zur Arbeitszeiterfassung lohnt. Denn ein elektronisches Zeiterfassungssystem entspricht nicht nur dem digitalen Zeitgeist, sondern vereinfacht Prozesse in vielerlei Hinsicht. Beispielsweise können Betriebe Pausenzeiten automatisch durch das System von der Arbeitszeit abziehen lassen – so muss bei der tatsächlichen Pause nicht zwingend Meldung gemacht werden. Zu den fünf entscheidenden Vorteilen der digitalen Zeiterfassung für Mitarbeiter und Arbeitgeber gehören:

  1. Fairness: Software-Lösungen für die digitale Zeiterfassung ermöglichen jederzeit einen Echtzeit-Überblick über Informationen wie geleistete Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Überstunden und Urlaubstage. Arbeitnehmern ist es mithilfe dieser Übersicht sehr viel besser möglich, Balance im eigenen Zeitkonto zu halten und zudem ihre Ziele zu erreichen.
  2. Transparenz: Arbeitgebern ist es mittels digitalem Zeiterfassungssystem ein Leichtes, im Blick zu behalten, ob die Gesamtleistung des Teams stimmt und wie ausgelastet einzelne Angestellte im Monat sind. Das vereinfacht nicht nur die Personaleinsatzplanung, sondern ist auch eine große Hilfe dabei, Überstundenberge rechtzeitig zu verhindern, bevor die Leistungskurve aufgrund von Überlastung einknickt oder Mitarbeiter gar durch Burnout gänzlich ausfallen.
  3. Flexibilität: Zeiterfassungssoftware funktioniert für nahezu jeden Use Case innerhalb eines Unternehmens, unabhängig vom gewählten Arbeitszeitmodell. Im Gegensatz zum physischen Stechkartensystem mit festinstallierten Terminals im Büro gilt dies auch für Remote-Work-Zeiten unterwegs oder aus dem Homeoffice. Das macht das System als einheitliche Lösung attraktiv.
  4. Kompatibilität: Die erfassten Daten können zumeist problemlos via Schnittstellen an vorhandene Systeme von Lohnbuchhaltung oder Management übertragen werden, und sparen somit wichtige Ressourcen in der Verwaltung von Arbeitszeiten, die an anderer Stelle eingesetzt werden können.
  5. Effizienz: Self-Service-Optionen der Zeiterfassungssoftware optimieren die Prozesse rund um die Arbeitszeiterfassung, indem sie es beispielsweise Mitarbeitern ermöglichen, Anträge für Abwesenheiten wie bspw. Urlaub schnell und einfach eigenständig einzureichen. Reduzierter Aufwand und ein deutlicher Geschwindigkeitsschub für administrative Vorgänge sind das Ergebnis.
  6. Rechtssicherheit: Anbieter von Zeiterfassungssoftware gestalten ihr Produkt den Vorgaben des Gesetzgebers entsprechend, räumen der Einhaltung von Datenschutz-Regelungen wie der DSGVO einen sehr hohen Stellenwert ein und sprechen zumeist auch eine Garantie für Rechtssicherheit aus. Somit bewegen sich Arbeitgeber mit der softwaregestützten elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten quasi automatisch auf rechtssicherem Boden.
  7. Nachhaltigkeit: Zeiterfassung in Form eines papierbasierten Stundenzettels bedeutet eben auch einen enormen Einsatz ebendieses Papiers. Diesen können sich Unternehmen mit digitalen Lösungen sparen, was zugleich auch weniger Bürofläche für die Speicherung von Arbeitszeitdaten beansprucht – ein klarer Kostenvorteil. Auch im Vergleich mit der Stempeluhr bzw. dem elektronischen Terminal, bei welchen es wartungsanfälliger Hardware bedarf und beschädigte oder unauffindbare Zeitkarten zum Alltag gehören, ist die softwaregestützte Erfassung von An- und Abwesenheiten die ressourcenschonendere Variante.

Was sagt das Gesetz: Elementares Wissen zur Zeiterfassung

Fakt ist: Vom Start-up über Mittelständler bis hin zu den Big Playern, deutsche Arbeitgeber sind seit dem 13.09.2022 dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Angestellten von Beginn bis Ende inklusive Überstunden systematisch am Tag der Arbeitsleistung zu erfassen und mindestens zwei Jahre zu speichern.

Ihren Ursprung hat die Pflicht zur Zeiterfassung in einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Mai 2019, welche in Deutschland in einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im September 2022 mündete. Völlig neu ist die Pflicht zur Zeiterfassung hier zulande keineswegs, doch zuvor verpflichtete das Arbeitszeitgesetz laut § 16 Absatz 2 ArbZG Unternehmer erst dann zur Zeiterfassung, wenn mehr als acht Stunden am Tag geleistet wurden. Die zeitliche Einschränkung der Zeiterfassung durch das Arbeitszeitgesetz wurde durch den BAG-Beschluss aufgehoben – die Entscheidung über das jeweilige System – Zettel und Stift, Excel-Tabelle, Stechuhr oder Software –, mit dem dies geschieht, obliegt dabei aktuell noch dem Arbeitgeber. Er muss es lediglich zur Verfügung stellen und sein Team dazu anhalten, dies auch zu nutzen. Allerdings ist hier eine Gesetzesänderung in Planung: Der Referentenentwurf des Arbeitszeitgesetzes des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales aus dem Jahr 2023 will die elektronische Form der Zeiterfassung für Arbeitgeber endgültig manifestieren. Doch bis das Gesetz nicht in Kraft getreten ist, gilt weiterhin die Wahlfreiheit für die Art und Weise der Aufzeichnung.

Digitale Zeiterfassung: Durchblick im Angebotsdschungel

Wer bei Google die Suchbegriffe „digitale Zeiterfassung“ und „System“ eintippt, weiß spätestens nach dem Klick auf die Lupe: Die Zahl der Anbieter ist beträchtlich, längst hat sich neben DATEV und Co. auch eine ansehnliche Reihe an mittelständischen Providern etabliert. Ebenso vielfältig zeigt sich die Bandbreite der angebotenen Produkte zur digitalen Zeiterfassung. Da gibt es

  • elektronische Terminals: Mitarbeitende melden eigenständig am physischen Modul den Beginn und das Ende der Arbeitszeit, indem sie sich etwa mit einer PIN einwählen, ihre Chip-Karte vorhalten oder ihren Fingerabdruck scannen. Die zugrundeliegende Software verarbeitet und speichert die Daten.
  • Online-Zeiterfassung: Klassischerweise über den Arbeits-PC – aber optional natürlich auch über sämtliche anderen internetfähigen Arbeitsgeräte – loggen sich Angestellte per Webclient oder Desktop-Lösung in das Zeiterfassungssystem ein. Dieses ist entweder als on-premise-Lösung firmenintern oder in der Cloudvariante auf externen Servern aufgesetzt. Dort können sich Mitarbeiter mit wenigen Klicks digital ein- und ausstempeln, ihre Daten verwalten und weitere Funktionen der Software wie beispielsweise einen Urlaubsplaner nutzen.
  • Apps: Ideal für büroferne oder reiseintensive Tätigkeiten, remote-Worker oder Digitalnomaden bieten Applikationen für Smartphone und Tablets die volle Flexibilität, um die Arbeitszeit ortsunabhängig rechtskonform zu erfassen.
  • API-Schnittstellen: Wo bestehende Systeme nicht zufriedenstellen, können Einzellösungen zur Zeiterfassung häufig problemlos via API-Schnittstelle integriert werden. Auf diese Weise können sich unterschiedliche Systeme perfekt ergänzen.

Für die Wahl des passenden Systems, um der zukünftig wohl sehr wahrscheinlichen Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung als Arbeitgeber nachzukommen, kann es helfen, die folgenden Fragen im Vorfeld zu beantworten:

  • Wo liegt der Optimierungsbedarf des bisherigen Systems zur Zeiterfassung?
  • Welche Funktionen soll das neue System umfassen, welche Art von Daten wollen Sie sammeln und welchen Mehrwert versprechen Sie sich?
  • Wie viele Mitarbeiter arbeiten in welchen Arbeitsmodellen? Erfordert ihr Workflow eine mobile Lösung oder genügt ein stationäres System?
  • Welches Budget steht für die digitale Zeiterfassung zur Verfügung?
  • Wie steht es um das Support– und Wartungs-Angebot des Anbieters?
  • Welche bestehenden Systeme sind bereits vorhanden und wie sollen diese in Kombination mit dem Zeiterfassungssystem eingesetzt werden?
  • Wie steht es um den Datenschutz der Lösung, welche gesonderten rechtlichen Anforderungen liegen für Ihr Unternehmen vor?

Für eine umfassende Beratung bei der Auswahl Ihrer Software-Lösung für die elektronische Zeiterfassung kontaktieren Sie noch heute unser erfahrenes Team an Freiraumkämpfern.