Ein wichtiger Teil der HR Software Auswahl: der Anforderungskatalog

Profitieren Sie von unserer Vorlage für einen HR Software Anforderungskatalog: neue HR-Softwaremodule verbessern Mitarbeiterprozesse und reduzieren administrative Aktivitäten. Das hilft Personalabteilungen und Unternehmen dabei, erhebliche Vorteile zu erzielen, effizienter zu arbeiten und Freiraum für strategische Themen zu schaffen.  

Ein wichtiger Bestandteil der Auswahl einer HR-Software ist die Erstellung eines Anforderungskatalogs. Je nachdem, mit wem Sie sprechen, wird dieser auch als Lasten-, Pflichtenheft oder Leistungsverzeichnet betitelt. „Anforderungskatalog“ passt für uns als neutralster Begriff sehr gut, da unseres Erachtens nur der Inhalt – die Anforderungen an eine neue HR Software sowie die detaillierte Rückmeldung der Anbieter, ob und in welchem Umfang sie diese erfüllen – zählt. So dass dadurch das Ziel einer zu Ihren Bedürfnissen passenden Softwareauswahl erfüllt wird.  

Erstellen Sie Ihren eigenen Anforderungskatalog mit unserer Vorlage

Vorlagen für einzelne HR-Teilprozesse (im Sinne optimierter und digitalisierter, Soll-Prozesse), detaillierte Kernanforderungen aus fachlicher und technischer Sicht sowie Anforderungskataloge können sehr hilfreich sein, gerade wenn Sie keine zusätzliche Unterstützung bei der HR Software Auswahl benötigen. Daher haben wir umfangreiche individuell anpassbare Vorlagen insbesondere für unterschiedliche Anforderungskataloge erstellt. Diese Kataloge der HR Softwareanforderungen passen zu Ihrem Unternehmen, ob klein oder groß. Ganz gleich, ob Sie ein Start Up sind, das ein Tool benötigt, um die erste Software auszuwählen oder ein etabliertes Unternehmen mit mehreren Standorten und Abteilungen.

Von den Experten für HR Software Auswahl

Unsere Vorlage für Anforderungskataloge besteht aus einer Excel-Tabelle, in der alle Anforderungen an ein bestimmtes HR Softwaremodul oder an mehrere Module gesammelt und bewertet werden. Nutzen Sie diese Liste zur Vorbereitung einer HR Softwareauswahl oder zur Sammlung der funktionalen und fachlichen Anforderungen. Auch bei Auflistung mittel- und langfristiger Ziele und Anforderungen an ein Projekt zur Ermittlung oder Kommunikation strategischer Möglichkeiten (ohne Zeitachse) unterstützt Sie diese Vorlage bei der (laufenden) Sammlung aller Impulse – egal, woher diese stammen. 

Für folgende Personalprozesse können wir Ihnen Anforderungskatalogmuster anbieten: 

  • Dienstplanung und Schichtplanung 
  • Digitale Zeiterfassung und Zeitbewertung 
  • Digitale Personalakte 
  • Dokumentenerstellung und Dokumentenmanagement 
  • Entgeltabrechnung 
  • Personalbeschaffung bzw. Bewerbermanagement 
  • Personalcontrolling 
  • Personalentwicklung 
  • Reisekostenabrechnung 
  • Workflows (Self Services: Employer Self Service (ESS), Manager Self Service (MSS)) 

Mit dieser Vorlage können Sie direkt durchstarten und als Grundlage für Ihre Planung des HR Software Auswahl Projekts nutzen. Wenn Sie weitere Tipps zur Verwendung der Muster-Vorlage wünschen, erhalten Sie eine Anleitung als PDF dazu. 

Experten Check für Ihren Anforderungskatalog

Sie haben Ihren Anforderungskatalog bereits erarbeitet? Sie brauchen eine Expertenmeinung dazu oder einen Sparringspartner? Dr. Christian Ellrich – unser Gründer und Geschäftsführer mit mehr als 20-jähriger Erfahrung in Projekten bei der HR Software Auswahl nimmt sich gern die Zeit dafür.  

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Anforderungskatalog?

Ein Anforderungskatalog ist ein wichtiges Instrument bei der Auswahl von Software. Es dient dazu, die Anforderungen und Ziele des Unternehmens Personalbereichs oder der Organisation im Hinblick auf die Nutzung der Software zu definieren und zu dokumentieren. Der Anforderungskatalog hilft dabei, die verschiedenen Software-Anbieter und -Lösungen zu vergleichen und die passende Software auszuwählen. 

Ein Anforderungskatalog für Software könnte beispielsweise folgende Punkte enthalten: 

  • Funktionalität: Was muss die Software können, um die Anforderungen und Ziele des Unternehmens oder der Organisation zu erfüllen? 
  • Benutzerfreundlichkeit: Wie einfach und intuitiv sollte die Software zu bedienen sein? 
  • Integrationsfähigkeit: Muss die Software mit anderen Systemen und Tools integriert werden? Wenn ja, welche Anforderungen gibt es in Bezug auf die Integration? 
  • Kosten: Welches Budget steht für die Software zur Verfügung? Gibt es bestimmte Kostenmodelle, die bevorzugt werden? 
  • Kunden- und Support-Service: Wie wichtig ist ein guter Kunden- und Support-Service für das Unternehmen oder die Organisation? Gibt es besondere Anforderungen in Bezug auf den Support? 
  • Verbindlichkeit: Welche fachlichen Anforderungen erfüllt der Softwareanbieter konkret und wo gibt es evtl. Schwächen, die in den vertriebsorientierten Gesprächen nicht zur Sprache gekommen sind? 

Insgesamt hilft ein Anforderungskatalog dabei, die verschiedenen Software-Anbieter und -Lösungen zu vergleichen und die passende Software auszuwählen, die die Anforderungen und Ziele des Unternehmens oder der Organisation erfüllt. 

Was beinhaltet der Anforderungskatalog?

Der Anforderungskatalog dient dazu, abgeleitet aus den erarbeiteten künftig digitalisierten HR-Soll Prozessen, die Ist- und Soll-Situation, die wichtigsten Anforderungen und die spezifischen Bedürfnisse zukünftiger Anwender, IT-Abteilungen und verschiedener Schnittstellen konkret zu beschreiben. Unsere langjährige Erfahrung hat gezeigt, dass u.a . folgende Punkte sehr wichtig sind: 

  • Beschreibende Informationen über das Unternehmen (Auftraggeber) 
  • Abzugebende Informationen über zu dem den jeweiligen HR Softwareanbieter 
  • Technische Anforderungen unterteilt nach Cloud- und On-Premise-Lösungen 
  • Funktionale Anforderungen unterteilt nach den verschiedenen Teil-Prozessen bzw. Bereichen
  • Verfügbarkeit (Cloud- und On-Premise-Lösungen) 
  • Besondere Funktionale Anforderungen für die Digitalisierung bspw. Workflows, Self-Service-Komponenten 
  • Schnittstellen (Benutzer, Hardware und Software) 

Die Unterscheidung zwischen Kriterien, die vom jeweiligen Anbieter zwingend erfüllt definiert werden müssen (Muss-Kriterien), und solchen, die definiert erfüllt werden können (Kann-Kriterien), und sowie deren Priorisierung nach Bedarf ist entscheidend für die Auswahl eines erfolgreichen HR IT Systems. Das Wichtigste ist, alle betroffenen Benutzer und Schnittstellen Stakeholder so früh wie möglich mit einzubeziehen. Sie profitieren nur von einem System, das für Sie und Ihr Unternehmen funktioniert. Dann erreichen Sie ein hohes Maß an Nutzerakzeptanz und entsprechende Freiräume, die Sie für wertschöpfende Tätigkeiten in Ihrer Personalarbeit benötigen.