Digitale Personalakte

Personalakten werden von Arbeitgebern geführt und enthalten alle Personaldaten, die für ein Arbeitsverhältnis relevant sind. Viele Unternehmen arbeiten noch mit Papierakten. Im Laufe einer Mitarbeiter-Karriere sammeln sich zahlreiche Dokumente an, vom Arbeitsvertrag über Steuerunterlagen bis hin zu Arbeitszeugnissen. Diese bringen jedoch einige Probleme mit sich. Eines davon ist ein großer Verlust an Produktivität. Haben Sie schon einmal berechnet, wie viele Arbeitsstunden Ihre Mitarbeiter für die Ablage von Personalakten benötigen? Bis zu einem Viertel der Arbeitszeit von Personalverantwortlichen wird für die Verwaltung von Personaldaten aufgewendet. Diese Zeit könnte für sinnvollere Aufgaben genutzt werden.

Weil diese Akten zudem irgendwo aufbewahrt werden müssen, entstehen wiederum Kosten für die Lagerhaltung. Die aktuell verfügbaren Lösungen für die digitale Personalakte haben unseren Erfahrungen zufolge eine hohe technische Reife und bieten enormen Bedienkomfort. Die digitale Personalakte sorgt für einen Produktivitäts- und Motivationsschub bei den Mitarbeitern und bietet abteilungsübergreifend enorme Transparenz.

Eine mit Know-How ausgewählte Liste an HR Software Anbieter für die digitale Personalakte, die Ihr Unternehmen auf das nächste Level hebt:

Reibungsloses und effizientes Arbeiten mit der elektronischen Personalakte

Eine digitale Personalakte bietet viele Vorteile, denn sie ist schnell, sicher und einfach zu handhaben. Weil Wege zu Aktenschränken, zeitaufwändige Suchen nach Schriftstücken oder das Erstellen papierener Kopien entfallen, führt sie etwa zu deutlich weniger Zeitaufwand für Ihre Mitarbeiter. Die meisten Arbeitsabläufe können medienbruchfrei durchgeführt werden – durch diese digitale Arbeitsweise fällt deutlich weniger Papier in den Personalabteilungen an. Benötigte Dokumente, wie beispielsweise Bescheinigungen oder Ähnliches, lassen sich durch den Arbeitgeber schnell und unbürokratisch von überall ausstellen.

Die digitale Personalakte ist jederzeit über die Software für die berechtigen Personen im Unternehmen verfügbar. Auf diese Weise müssen Personalakten nicht mehr aus der Hand gegeben werden, denn Führungskräfte Ihres Unternehmens können beispielsweise für wichtige Mitarbeitergespräche Einsicht in die Akte nehmen, um Zertifikate, Bescheinigungen und Qualifikationen einzusehen. Easy going auch in puncto Datenschutz- und Sicherungsaspekten: Basiert die Personalakte auf digitalen Daten, können Unterlagen weder beschädigt werden noch Dokumente verloren gehen.

Alles in allem ist die digitale Personalakte eine zeitgemäße und praktische Lösung. Sie entlastet die Personalabteilung eines Unternehmens, spart Kosten und erhöht die Sicherheit der sensiblen Daten. Darüber hinaus sorgen Sie für mehr Flexibilität, wenn Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall Einsicht in ihre Personalakte nehmen und Änderungen vornehmen können. Auch die Transparenz wird erhöht, da nachvollzogen werden kann, wer wann auf die Daten zugegriffen hat. 

Wichtige Fragen zum HR Software Modul Digitale Personalakte

Was ist eine digitale Personalakte?

Alle Mitarbeiterdaten und -dokumente werden in der digitalen Personalakte – auch elektronische  Personalakte genannt – gespeichert und müssen nur hier gepflegt werden. D. h. für die Personalabteilung, dass sie eine übersichtliche Datenbasis hat, auf die unabhängig von Zeit und Ort Zugriff hat.  

Welche Informationen enthält eine digitale Personalakte?

Arbeitgeber sammeln in der digitalen Personalakte alle Informationen über ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die für das Arbeitsverhältnis eine Rolle spielen. Dazu können gehören: 

  • Persönliche Dokumente  
  • Bewerbungsunterlagen 
  • Beschäftigung 
  • Persönliche Daten wie Geburtstag, Geburtsort, Adresse, Notfallkontakt usw. 
  • Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen 
  • Sozialversicherungsnummer 
  • Krankenkasse 
  • Gehaltsabrechnung 
  • Weitere Dokumente 
  • Beurteilungen 
  • Personalentwicklungsplan 
  • Bescheinigungen oder Dokumente über Weiterbildungen 

 Die genannten Punkte sind natürlich auch in Papierakten zu finden. In der digitalen Akte werden sie aber als elektronische Dokumente eingescannt. 

Welche Vorteile hat eine digitale Personalakte?

Effizienz 

Unternehmen sparen mit einer digitalen Personalakte Zeit und Geld. Sie ermöglicht einen schnellen, ortsunabhängigen Zugriff auf alle Personaldaten, wenn diese über eine webbasierte Plattform abgerufen werden können. Personalverantwortliche müssen ihre Arbeitszeit nicht mehr damit verbringen, Dokumente zu suchen, in Aktenschränken zu verstauen oder Daten ständig auf ihre Aktualität hin zu überprüfen. Vor allem wenn der Employee Self Service häufig mit der digitalen Personalakte verbunden ist, können die Mitarbeiter ihre Dokumente selbst einsehen, bearbeiten und aktualisieren. Das macht den Prozess wesentlich effizienter. 

Zugang und Sicherheit 

Digitale Personalakten bieten mehr Sicherheit, wenn sie richtig genutzt und gespeichert werden. So können Zugriffsberechtigungen festgelegt werden, die sicherstellen, dass nur berechtigte Personen auf die Daten zugreifen können. Aktenordner hingegen sind für jeden zugänglich, der Zugang zu ihrem Ablageort hat. 

Nachhaltigkeit 

Mit digitalen Akten sparen Sie hohe Papier- und Druckkosten. Zugleich tun Sie etwas Gutes für die Umwelt. Das gibt Ihrem Unternehmen nicht nur das Image eines umweltbewussten Unternehmens, sondern lässt Sie auch moderner erscheinen. 

Datenschutz 

Schaut man sich den Inhalt von Personalakten an, wird schnell klar, dass es sich um sensible Daten handelt. Diese dürfen nicht für jedermann zugänglich sein, und sie dürfen nicht beliebig gespeichert werden. Prinzipiell gilt Folgendes: Der Umgang mit personenbezogenen Daten muss DSGVO-konform sein.