Self-Services-Systeme: Ihr Schlüssel zu effizienten HR-Prozessen
Es ist das ewige Dilemma der HR: am Ende des Tages bleibt zu wenig Zeit für die Strategie. Die Personaldaten zu pflegen, Anträge zu bearbeiten, Anfragen zu beantworten – all diese wiederkehrenden administrativen Vorgänge lähmen häufig das Potenzial von Personalabteilungen. Doch die Digitalisierung hält Lösungen bereit: Durch eine Self-Service-Software im HR-Bereich – Employee Self-Service (ESS) und Manager Self-Service (MSS) – ermöglichen Unternehmen ihren Mitarbeitenden, personenbezogene Daten eigenständig zu verwalten, Anträge einzureichen, Genehmigungsprozesse zu starten – oder aber als Manager Genehmigungsprozesse zu bearbeiten. Auf diese Weise entlasten sie ihr HR-Team von repetitiven Aufgaben – Freiraum für den Fokus auf das Wesentliche entsteht.
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Welche 5 wichtigen Vorteile haben
Self-Service-Systeme?
Vorsicht, so einfach es in der Definition auch erscheinen mag: Ein ESS einzuführen heißt nicht automatisch, in strahlende Gesichter der Belegschaft zu blicken. Einerseits gilt es als Arbeitgeber, Mitarbeitende bei der Einführung abzuholen und gegebenenfalls Unsicherheiten sowie Lücken im Wissen über die Bedienung digitaler Lösungen in Form von Schulungsangeboten entgegenzuwirken. Andererseits sollten Sie die Implementierung eines Self-Service unbedingt kommunikativ begleiten und den Nutzen für Arbeitnehmer ebenso wie für Personaler deutlich machen, um eine hohe Akzeptanz zu erreichen.
Folgende fünf Pro-Argumente helfen Ihnen, die Vorzüge der „Selbstbedienung“ via Employee-Self-Service darzulegen.
Ein ESS …
- … ist überall und jederzeit nutzbar: Egal, ob ein Teammitglied am PC im Büro, im Homeoffice oder via mobilen Endgeräte von Unterwegs aus die eigenen Daten einsehen oder Anträge einreichen möchte: Das Self-Service-System steht zu jedem Zeitpunkt und von jedem Ort – mit stabiler Internetverbindung – zur Verfügung.
- … sorgt für mehr Eigenverantwortung: Im Zuge einer ESS-Lösung wird Ihren Mitarbeitenden Verantwortung übertragen. Das zeugt nicht nur von Vertrauen, sondern motiviert ungemein, die eigenen Daten in der digitalen Personalakte selbstständig zu pflegen und aktuell zu halten.
- … bringt Transparenz in die Personaldaten: Ohne den Umweg über die Personalabteilung nehmen zu müssen, können Mitarbeitende jederzeit eigenständig Einsicht in ihr Zeitkonto nehmen. Das macht es einfach, Überstunden oder Fehlzeiten im Blick zu halten oder aber Urlaub zu planen.
- … schont HR-Ressourcen: Weil Mitarbeitenden durch ein ESS-System einfache personaldatenbezogene Tasks in Eigenregie durchführen können, werden Ressourcen für Fachkräfte aus dem Personalwesen frei – so können sie sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren, statt wertvolle Zeit in repetitive Aufgaben der Personalverwaltung investieren zu müssen. Weil so insgesamt der Personalbedarf in der HR gesenkt wird, sinken zudem auch die Kosten.
- … ist sicher und nachhaltig: Als digitaler Helfer im papierlosen Büro wickeln Angestellte Formalitäten ab, ohne dabei zwangsläufig Ordner zu füllen und Papier zu verbrauchen. Denn ein ESS ist in der Lage, sämtliche Informationen entsprechend der geltenden Datenschutzvorgaben wie der DSGVO-Richtlinie sicher zu speichern. Die Datenablage erfolgt zudem übersichtlich und strukturiert – und macht Daten somit in Sekundenschnelle jederzeit auffindbar.
Den Unterschied kennen: Employee-Self-Service vs.
Manager Self Service.
Im Gegenzug zum ESS handelt es sich bei einem MSS, kurz für Management-Self-Service, um die softwarebasierte Selbstverwaltungsoption für Führungskräfte. Ebenso losgelöst von Uhrzeit und Arbeitsort können Manager mithilfe eines entsprechenden MSS-Tools auf einem Endgerät ihrer Wahl personalwirtschaftliche Tasks in Eigenregie abarbeiten. Ohne das System hätten diese vielleicht Kommunikationsschleifen mit anderen Abteilungen benötigt oder aber den Gang ins Archiv notwendig gemacht. Zügig Berichte erstellen, mit wenigen Klicks Urlaubsanträge genehmigen, flexibel auf Anfragen der Mitarbeiter, bspw zu Arbeitszeitänderungen, reagieren – To-dos werden übersichtlich aufbereitet, können priorisiert und gegebenenfalls auch erinnert werden. Auf diese Weise verschlankt das MSS HR-Workflows des Managements.
Wichtige Fragen zum HR Software Modul Self Service
Ein digitaler Self Service oder Employee Self Service, kurz ESS, bieten Unternehmen ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, bestimmte Daten zur eigenen Person eigenständig und frei von zeitlichen oder örtlichen Einschränkungen zu erfassen und zu verwalten. Außerdem können Unternehmensdaten wie das interne Telefonverzeichnis oder die Ausschreibung neuer Stellen abgerufen oder Prozesse zur Genehmigung von Vorgängen durchlaufen werden. Wiederkehrende Task automatisiert die Software und sorgt somit für effiziente Prozesse rund um personalwirtschaftliche Aufgaben.
Freie Wahl: Auf mobilen Endgeräten oder dem Arbeits-PC befähigt die Software Mitarbeiter beispielsweise dazu, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort oder der Uhrzeit ihre Arbeitszeiten oder Abwesenheiten einzutragen, nach einem Umzug die eigene Adresse zu aktualisieren oder mit nur wenigen Klicks ihren Urlaubsantrag einzureichen. Dessen Genehmigung durch Vorgesetzte wird ebenso digital abgewickelt wie etwa die von Reisekostenanträgen oder Spesenbelegen. Fazit: Auf diese Weise
- steigert ein ESS die Qualität des Personalstammdatensatzes,
- sorgt für effizientere und transparentere Genehmigungsprozesse zwischen Mitarbeitern und Führungskräften,
- entlastet die Personalabteilung, indem es Mitarbeitende dazu befähigt, personalwirtschaftliche Routinetasks wie Zeiterfassung eigenständig zu erledigen und
- stützt insgesamt orts- und zeitunabhängige Arbeitsmodelle durch die Digitalisierung von HR-Workflows.
Warum ein ESS für mehr Freiraum sorgt? Diese vier kurzen fiktiven Beispiele zeigen auf, wie ein ESS beziehungsweise ein MSS mit seinen Funktionen verschiedene personalwirtschaftliche Prozesse deutlich effizienter macht:
- Werkstudentin Svenja arbeitet gerne remote, aus dem Homeoffice oder der Unibibliothek. Ihren Zugriff auf das Portal des Self-Service nutzt sie dazu, um ihre wöchentlichen Arbeitszeiten sowie ihre Abwesenheiten während der Prüfungsphasen einzutragen. Mit wenigen Klicks kann sie im System jederzeit eigenständig im Zeitkonto checken, wie viele Stunden sie bereits geleistet hat, ohne dafür bei der Personalabteilung anfragen zu müssen. Möchte sie während der Semesterferien verreisen, reicht sie ihren Urlaubsantrag komfortabel digital ein und freut sich über eine schnelle Abwicklung – den Eintrag in den Teamkalender übernimmt das Self-Service-System automatisch.
- Softwareentwickler Torsten möchte sein Wissen ausbauen. Im ESS hat er einerseits sämtliche angebotenen Weiterbildungsmaßnahmen im Blick, und kann diese auch direkt buchen. Andererseits kann er sich zudem informieren, welche internen Stellenangebote durch seine Zusatzqualifikation künftig für ihn infrage kommen. Nachdem er die Fortbildung erfolgreich absolviert hat, aktualisiert er seine Skills direkt persönlich in der digitalen Personalakte – das erfüllt ihn mit Stolz.
- Tim aus dem HR-Team bleibt ausreichend Zeit, um sich auf die neue Recruiting-Strategie zu fokussieren. Dass die Mitarbeitenden durch das ESS wiederkehrende Aufgaben wie die Pflege ihrer Personaldaten eigenständig erledigen, entlastet Tim enorm – endlich kann er sein strategisches Geschick einbringen.
- Team-Managerin Silvia wird auf der Zufahrt durch das ESS daran erinnert, noch fünf Urlaubsanträge zu bearbeiten. Die Genehmigung erledigt sie rasch, weil die erforderlichen Teilprozesse weitgehend automatisiert Den fälligen Report erstellt sie auch noch vor Ende ihrer Fahrt, denn das System liefert ihr mit wenigen Klicks sämtliche relevanten personalwirtschaftlichen Informationen.