Zeitwirtschaft Software
Zur Zeitwirtschaft gehören sämtliche Prozesse der Erfassung, Abrechnung, Verwaltung und Bearbeitung von Arbeitszeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens – gemeint sind damit Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeit, Pausen sowie An- und Abwesenheiten in bestimmten Zeiträumen wie etwa Urlaub oder Krankheit. Die Arbeitstage werden erfasst, strukturiert und je nach verwendetem Arbeitszeitmodell verwaltet. Einige Zeitwirtschaftssysteme bieten zudem integrierte Funktionen, mit welchen sich beispielsweise Projektzeiten erfassen oder Schichtpläne verwalten lassen.
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Sind digitale Zeitwirtschaftssysteme verpflichtend?
Kurze Antwort: Nein. Aber: Deutsche Unternehmen sind seit dem 13. September 2022 nach einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts ausnahmslos dazu verpflichtet, Arbeitszeiten umfänglich zu erfassen. Die entscheidenden Kriterien an die Art und Weise, wie dies geschehen soll sind:
- objektiv,
- verlässlich und
- zugänglich.
Keineswegs ist damit die Pflicht für ein digitales Zeitwirtschaftssystem ausgesprochen, denn auch die manuelle Erfassung der Arbeitszeit kann diese Kriterien durchaus erfüllen. Doch flexible Arbeitszeitmodelle, New Work und komplexe gesetzliche Vorgaben erfordern Maßnahmen, um die Zeitwirtschaft des eigenen Personals zukunftsfähig zu halten – ein Zeitwirtschaftssystem stellt daher eine enorme Stütze für das Workforce Management dar.
Was muss bei der Wahl der richtigen Zeiterfassungssoftware beachten werden?
Die Suche nach Lösungen im Bereich Zeitwirtschaft kann durchaus komplex geraten, denn es gilt, ein System zu wählen, welches perfekt die Anforderungen eines Betriebs abdeckt. Das bedeutet im Umkehrschluss aber auch: im Vorfeld sind die Ziele zu definieren, welche mit der Einführung eines Zeitwirtschaftssystems erreicht werden sollen. Außerdem gilt es verschiedene weitere Faktoren zu beachten, darunter etwa
- technische Voraussetzungen,
- Datensicherheit,
- Komptabilität und Schnittstellen,
- Individualisierbarkeit sowie
- Usability
der digitalen Zeitwirtschafts-Lösung.
Unser Team unterstützt Sie bei diesem Prozess durch fundiertes Wissen aus zahlreichen HR-Zeitwirtschaftsprojekten, und steuert Sie erfahren durch die zahlreichen Optionen der Anbieter von Zeitwirtschaftssystemen. Planen Sie mit uns den Funktionsumfang und wählen gemeinsam mit unserem Team aus cloudbasierten, on-Premise- oder Software-as-a-Service-Lösungen exakt diejenige aus, die ideal zu ihrem Unternehmensprofil passt.
Wichtige Fragen zum HR Software Modul Zeitwirtschaft
Der Begriff Zeitwirtschaft steht in der Arbeitswelt für die Verwaltung der Arbeitszeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in einem Unternehmen. Dabei sind die Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeit dem Bereich Zeitwirtschaft ebenso zuzuordnen wie die Themen Verwaltung von Überstunden, Urlauben und Abwesenheiten. Ein elektronisches Zeitwirtschaft-System kann auch dazu verwendet werden, um die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Arbeitszeitregelungen sicherzustellen und somit zu gewährleisten, dass die Arbeitszeiten im Einklang mit den gesetzlichen und tariflichen Anforderungen stehen.
Das unterscheidet Zeitwirtschaft und Zeiterfassung
Klingt ähnlich, doch bei Zeiterfassung und Zeitwirtschaft handelt es sich keineswegs um Synonyme. Während ersteres konkret das Erfassen von An- und Abwesenheitszeiten meint, umfasst Zeitwirtschaft neben jener Arbeitszeiterfassung auch sämtliche weiteren verknüpften administrativen Prozesse wie Kontrolle, Verarbeitung und Auswertung der erfassten Daten sowie die vorgelagerte Planung von Arbeitszeiten.
Die drei bedeutendsten Ziele der Zeitwirtschaft in Unternehmen sind:
- gesetzliche und tarifliche Vorschriften einhalten: Zeitwirtschaftssysteme sorgen für Arbeitszeiten, die im Einklang mit gesetzlichen und tariflichen Vorschriften stehen.
- Personaleinsatzplanung verbessern: Mithilfe von Zeitwirtschaft sind Unternehmen in der Lage, die erstellten Personal-Pläne den tatsächlich gearbeiteten Zeiten gegenüberzustellen. Durch diesen direkten Vergleich wird es möglich, Rückschlüsse für die Planung zu ziehen, welche somit immer genauer, effizienter und sicherer wird.
- mehr Transparenz erzeugen: Zeitwirtschaftssysteme ermöglichen Mitarbeitern einen besseren und vor allem zugänglicheren Überblick über Fehlzeiten und Überstunden auf ihren Zeitkonten – Dienste oder Schichten zu tauschen, wird somit deutlich einfacher. Von den Erleichterungen durch die verschiedenen Methoden der Zeitwirtschaft profitieren nicht nur Mitarbeitende, sondern auch Planer, etwa indem sie Arbeitszeiten noch präziser einteilen können.
Moderne Softwarelösungen lösen oftmals Stechuhr, vom Vorgesetzten geführte Zettel oder Excel-Tabellen ab. Die Herausforderung lautet: Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen und nach den jeweilig gültigen gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Vorgaben verwalten. Nur so lässt sich für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine nachvollziehbare Bewertung der im Rahmen ihres Arbeitsvertrages und sonstigen geleisteten besonderen Arbeitszeiten, wie etwa angeordnete Überstunden oder Bereitschaftsdienste, sicherstellen. Zusätzlich kann ein Unternehmen durch die Nutzung eines Zeitwirtschaftssystems davon profitieren, die Auslastung des Personals zu erfassen, zu analysieren und gegebenenfalls entsprechend für die strategische, langfristige Personalplanung zu reagieren.
Die 5 wichtigsten Vorteile des Einsatzes von Zeitwirtschaftssystemen im Überblick
Insgesamt gibt es viele gute Gründe, warum es sich heute lohnt, den Aufwand für die Einführung eines digitalen Zeitwirtschaftssystems in Kauf zu nehmen. Die wichtigsten fünf haben wir für Sie zusammengefasst:
- effizient: Digitale Zeitwirtschaftssysteme unterstützen das Management dabei, betriebliche Prozesse hinsichtlich Arbeitszeiten und -Ressourcen zu optimieren und aufgrund der Datenbasis flexibel auf Veränderungen reagieren zu können, wodurch Unternehmen in Summe effizienter wirtschaften.
- günstig: Weil eine Software für Zeitwirtschaft nicht nur erheblich weniger Personalressourcen bindet als die manuelle Alternative, sondern zusätzlich noch das Optimum aus der Einsatzplanung herausholt, lassen sich mit einem solchen System Kosten sparen.
- korrekt: Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland durch zahlreiche gesetzliche Vorgaben geregelt. Diese Gesetzgebung einzuhalten, gelingt mithilfe einer entsprechenden DSGVO-konformen Zeiterfassungssoftware spielend.
- transparent: Der Employee Self-Service eines modernen Zeitwirtschaftssystems bezieht die Mitarbeitenden stärker ein, indem er ihnen die Möglichkeit bietet, via Hardware-Terminals oder in Form einer mobilen Lösung mittels Zeitwirtschaft Cloud eigenständig auf ihre Echtzeit-Daten zuzugreifen, eingetragene Arbeitszeiten gegebenenfalls korrigieren und Überstunden wie Fehlzeiten auf ihren Zeitkonten mühelos im Blick behalten. So steigt die Zufriedenheit der Mitarbeiter – außerdem können dieses ressourcenbindende Vorgänge, wie etwa die Reisekostenabrechnung einzureichen, schnell und einfach selbst erledigen.
- entlastend: Automatisierung nimmt der Personalabteilung Aufgaben ab: beispielsweise entfällt der händische Übertrag von Daten aufgrund von smarten Schnittstellen, Reports und Auswertungen lassen sich einfacher erstellen und die Zeitbewertung kann wesentlich schneller erfolgen. Dieser Freiraum im Prozess kann nun produktiv und gewinnbringend eingesetzt werden.