Tausche Papier gegen Software: Die ultimative Einführung in digitales Dokumentenmanagement

In aller Kürze: Was ist digitales Dokumentenmanagement (DMS)?

Arbeitsverträge, Unterlagen für die Sozialversicherung, Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen, E-Mail-Verkehr – all diese Dinge sind typische Beispiele für Dokumente der Personalabteilung. Diese entlang ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten, steht im Fokus von HR-Dokumentenmanagement: Sie sind in einer Weise zu speichern, organisieren und administrieren, die einerseits für ihre Sicherheit, und andererseits für jederzeitigen leichten Zugang garantiert. Was einst vor allem physisch in Form von mehr oder weniger penibel geführten Aktenschränken bewerkstelligt wurde, die ganze Dach- beziehungsweise Kellergeschosse für sich einnahmen, wird nun zunehmend elektronisch mithilfe von Computersystemen gelöst. Für die ganze Bandbreite an Dokumententypen, die im Personalwesen nötig sind, unterstützen diese digitalen Dokumentenmanagement Systeme, kurz DMS, dabei, Unterlagen gemäß der Vorschriften aufzubewahren sowie kontrolliert auf die gespeicherten Informationen zugreifen zu können – genauso, wie sich darum zu kümmern, die Altlasten nicht mehr benötigter Dokumente abzustoßen.

In der Summe macht es einfach einen gewaltigen Unterschied, ob beim Onboarding drei Stunden oder 10 Minuten anfallen, um sämtliche benötigten Unterlagen beisammen zuhaben. Oder aber bei der Vorbereitung eines Bewerberinterviews mit wenigen Klicks über die Person im Bilde zu sein, statt im Workflow einen Stapel von eingegangenen Bewerbungsunterlagen durchsuchen zu müssen oder gar im Verlauf der eigenen E-Mail-Kommunikation nach dem entsprechenden Lebenslauf zu fahnden. Aus diesem Grund lautet das übergeordnete Ziel von Dokumentenmanagement: Es muss eine Systematik geschaffen werden, um Dokumente effizient zu speichern und zu organisieren – damit, wenn sie gebraucht werden, der geringstmögliche Aufwand nötig ist, um sie zu verwenden. Unterschiedliche Ansätze und Methoden tragen insgesamt dazu bei, dieser Zielstellung nahezukommen. Beispielsweise, indem

• ein Konzept erstellt wird, in welcher Weise Dokumente und Dateien benannt werden = Namenskonvention,
• ein System eingerichtet wird, um Dokumente anhand von Metadaten zu kategorisieren,
• softwaregestützt im Hintergrund automatisierte Protokolle erstellt werden, welche festhalten, wenn ein Dokument hinzugefügt, aktualisiert oder gelöscht wird,
• Aufbewahrungsfristen festgelegt werden oder
• Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Informationen eingeführt werden.

Trotzdem gibt es sie nicht, die eine Antwort auf die Frage „Was ist oder was kann ein Dokumentenmanagementsystem?“. Allein hinsichtlich der Lizenzierung sind lokal gehostete On-Premise-Lösungen genauso möglich wie Saas-Modelle, bei denen die Software als Cloud-Variante angeboten wird. Zudem haben sich neben allgemein gehaltenen Produkten branchenspezifische DMS etabliert, auch unternehmenseigene Enterprise-Systeme existieren.

Hilfreich für das Verständnis davon, was eine Dokumentenmanagement-Software alles leisten kann, ist daher der Schritt zurück, weg vom einzelnen Prozess, hin zum großen Ganzen. Denn im Wesentlichen entfalten DMS ihre Hebelwirkung an drei Hauptpunkten: Dokumente werden mittels DMS 1. erfasst, 2. gespeichert und verwaltet, 3. Vorlagenbasiert erstellt und 4. bei Bedarf an Nutzer ausgegeben.

Verortet in einer dieser Disziplinen, gehören in der Regel folgende Funktionen zum Standard-Repertoire eines DMS:

1. Digitalisieren von Papierdokumenten: Um Unterlagen in Papierform in digitale Dokumente zu wandeln, nutzen DMS hochgradig automatisierte Prozesse, um den Scann-Vorgang so effizient wie möglich zu gestalten – ebenso, wie im Anschluss Dokumente zu erkennen, klassifizieren oder benötigte Informationen aus diesen zu extrahieren.
2. Ablage: DMS archivieren Dokumente zum einen revisionssicher, was unter anderem bedeutet, sie vollständig abzulegen – etwa mit sämtlichen Anhängen des E-Mail-Verkehrs. Definierte Prozesse sorgen dabei zudem für die Einhaltung weiterer Richtlinien der GoBD*, den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, und des HGB, Handelsgesetzbuches. Indem die Dokumente durch das DMS-System vor der Archivierung automatisiert indexiert, heißt beispielsweise mit Tags verschlagwortet, werden, sind sie zudem über die Suche schnell auffindbar.
3. Vorlagenbasiertes Erstellen von Unterlagen: In wenigen Minuten liegt der Arbeitsvertrag für die neue Mitarbeiterin vor – das funktioniert, indem mithilfe des DMS vordefinierte Vorlagen für Standard-Dokumente herangezogen und flexibel angepasst werden können. Somit lassen sich Unterlagen nicht nur deutlich schneller, sondern spielend leicht CI-konform sowie weniger fehleranfällig erzeugen. Denn im DMS liegt die aktuelle Version der Vorlage zweifelsfrei im Handumdrehen vor – dank des systematischen Vorlagenmanagements behalten die Nutzenden den Überblick auch bei einer großen Anzahl von Vorlagen.
4. Teilen & Bearbeiten von Dokumenten: Haben mehrere Personen Zugriff auf digitale Dokumente, muss ein Weg gefunden werden, der gegenseitiges Überspeichern oder Unklarheit darüber, welches Dokument die aktuelle Content-Variante ist, vermeidet. DMS-Systeme greifen für die Versionierung beispielsweise darauf zurück, Dokumente im System auszuchecken, wenn es gerade bearbeitet wird, und somit einer doppelten Bearbeitung vorzubeugen. Die Änderungen in der neuen Version lassen sich schließlich, wenn vom DMS wieder per Check-in freigegeben, auf Knopfdruck vergleichen. Außerdem ist es zumeist möglich, die Zugriffsrechte explizit festzulegen, was den Kreis der bearbeitenden Personen übersichtlich hält. Weiterhin erleichtern automatische Erinnerungen an Fristen und Termine sowie definierte Prozessketten den Durchlauf komplexer Abläufe wie Freigaben von Dokumenten.

Automatisierte Workflows wie beispielsweise die Welcome-Mail mit allen wichtigen Informationen, die neue Mitarbeiter standardmäßig im Rahmen des Onboardings erhalten, sorgen zudem an vielen weiteren Punkten für glattere Geschäftsprozesse. Dabei glänzen die meisten DMS-Systeme damit, via Schnittstelle äußerst praktisch mit anderen Programmen zusammenzuarbeiten – und sich beispielsweise eigenständig Dokumente aus dem E-Mail-System extrahieren.

* Expertentipp: Mit einem aktualisierten Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 11.03.2024 wurden die GoBD an verschiedenen Stellen angepasst. Hier geht es zum Schreiben IV D 2 – S 0316/21/10001 :002.

Brauchen wir ein DMS? Die wichtigsten Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagementsystems im Überblick

Sie bleibt in Zukunft aus: die Schockstarre, wenn eine Personalakte plötzlich unauffindbar ist, weil niemand mehr weiß, wo sie gerade durchläuft. Mit einem DMS profitieren Personalabteilungen davon, ihre Dokumente sicher, gemäß gesetzlicher Vorgaben, strukturiert, vollständig und jederzeit verfügbar vorliegen zu haben. Optimierte Workflows sorgen zudem für ein Effizienzplus, welches wertvolle Ressourcen freisetzt, die Personalfachkräfte bei anderen Aufgaben gewinnbringend einbringen können.

Die 5 wichtigsten Vorteile von DMS-Systemen

Easy, schnell, sicher – wer ein HR-Dokumentenmanagementsystem einrichtet, profitiert vor allem von folgenden 5 überzeugenden Vorteilen:

1. Finden statt Suchen: Durch eine zentrale Ablage sorgen HR-Dokumentenmanagementsysteme für Überblick durch stringent organisierte Dokumente. Das ermöglicht es, mühelos und zeiteffizient auf aktuelle Versionen zuzugreifen. Je nach Anbieter erinnern DMS zudem an bestimmte Reihenfolgen und Schritte in der Dokumentation. Weil sämtliche Informationen digital, flexibel und vor allem schnell bereitgestellt werden, und somit aufwändiges Suchen und Abgleichen von Versionen entfällt, erhöht sich insgesamt automatisch das Tempo für die Bearbeitung einzelner Vorgänge.
2. Sicherer Schutz, geregelter Zugriff: Personenbezogene Daten sind hochsensibel – ein DMS-System hilft dabei, diese vor unbefugtem Zugriff zu schützen, indem etwa Dokumente mit einem Passwortschutz versehen werden. Außerdem können hier für jeden Nutzenden spezifische Zugriffsrechte vergeben werden, um Unterlagen und Informationen hinsichtlich des Datenschutzes DSGVO-konform zu administrieren.
3. Compliance leicht gemacht: Einschlägige Gesetze und Vorschriften einzuhalten, ist manchmal ein Kraftakt. Um bei der Administration von Personaldokumenten alles richtigzumachen, unterstützt das DMS unter anderem mit automatisierten Speicherprozessen. Hilfreich für rechtssicheres Arbeiten ist zudem das elektronische Vorlagenmanagement: Neue Unterlagen können auf Basis von vordefinierten Vorlagen auch ohne Vorkenntnisse in Sekundenschnelle rechtssicher erstellt werden. Zudem lässt sich die jeweilige Vorlage flexibel anpassen, sollten sich Vorschriften ändern.
4. Zeitgleiches und ortsunabhängiges Arbeiten: Nutzer können parallel auf Dokumente zugreifen – dabei ist es egal, ob sie dies in der Hamburger oder Münchner Niederlassung oder im Homeoffice tun. Änderungen lassen sich für alle relevanten Dokumente aktualisieren. So sind alle Nutzer auch bei engmaschiger Zusammenarbeit auf der sicheren Seite, mit den richtigen Dokumenten zu arbeiten.
5. Platz sparen: Elektronisches Dokumentenmanagement ermöglicht ein papierloses Büro. Der klare Vorteil: Müssen Akten nicht mehr physisch gelagert werden, schafft das Platz in Büro und Archiv, wodurch sich möglicherweise Mietkosten einsparen lassen.

Kurz erklärt: Unterschied Dokumentenmanagement vs. Digitale Personalakte

Häufig taucht die Frage auf: Sind Dokumentenmanagement und digitale Personalakte synonyme Begriffe für die gleiche Sache. Die Antwort lautet: Nein. Einen engen Zusammenhang zwischen beiden gibt es dennoch:

• Digitale Personalakte: Elektronisches System, in welchem sämtliche Dokumente und Informationen rund um Mitarbeitende zentral gespeichert werden und zu jeder Zeit abrufbar sind. Dazu zählen etwa Unterlagen zu Anstellung, Ausbildung, Leistung, Karriereverlauf oder Vergütung.
• Dokumentenmanagement: System zum Management – Erfassen, Speichern, Verwalten und Archivieren – von Dokumenten im Allgemeinen, auch ohne Personenbezug. DMS-Systeme können sowohl physisch als auch elektronisch durchgeführt werden.

Insgesamt stellt die digitale Personalakte daher einen bestimmten Teilbereich des Dokumentenmanagements dar, welcher sich speziell mit der Verwaltung von personenbezogenen Dokumenten und Informationen befasst.

Digital durchstarten – so gelingt die Auswahl des passenden DMS

Weg mit dem Aktenschrank, her mit den digitalen Möglichkeiten. Doch bevor Sie sich daran machen, ihre HR-Dokumentenverwaltung mit Anbietern wie d.velop, Docuware oder SAP zu digitalisieren, sollten einige hilfreiche Vorüberlegungen auf der Tagesordnung stehen, um eine Lösung zu finden, die perfekt auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. An erster Stelle sollten Sie hierfür definieren, was das DMS-System in ihrer Personalabteilung überhaupt leisten soll: Liegt der Fokus darauf, Suchzeiten zu verringern, Rechtssicherheit im Dokumentenmanagement zu erlangen oder sicherzustellen, dass Fristen besser eingehalten werden? Hernach steht der Blick nach innen an: Welche Art von Dokumenten und Akten gilt es in Ihrer HR überhaupt zu speichern und zu verwalten, und in welcher Anzahl fallen diese jeweils an? Hilfreich ist es zudem die Definition eines Personenkreises an potenziellen Nutzern der Services – und für diese verschiedene Zugriffsrechte gedanklich durchzuspielen. Welche vorhandenen Tools und System Ihrer Fachabteilung sollten über eine Schnittstelle integriert werden, welche weiteren Besonderheiten sollten als wichtiges Auswahlkriterium auftauchen? Groß zu denken ist dabei ausdrücklich erlaubt: Finden Sie für sich heraus, inwiefern es sinnvoll ist, neben der HR noch weitere Abteilungen oder gar das ganze Unternehmen in das DMS-System einzubeziehen. Sind noch Fragen offen, die Sie eigenständig nicht beantworten und können benötigen Sie daher möglicherweise Support durch erfahrene Partner? Gründlich vorbereitet steht einer erfolgreichen Integration Ihres Dokumentenmanagementsystems nun nichts mehr im Wege.