Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagement im Personalwesen umfasst die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeiterdokumenten, um die ordnungsgemäße Aufbewahrung der erforderlichen Unterlagen, den kontrollierten Zugriff auf Dokumente und Informationen sowie die rechtzeitige Entsorgung veralteter Akten zu gewährleisten. Durch die Einführung eines effektiven Dokumentenmanagementsystems können Unternehmen ihre Produktivität steigern, das Risiko des Verlusts wichtiger Dokumente verringern und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften gewährleisten. 
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Vom Papierordner zum digitalen Dokumentenmanagement

Etwa 80 Prozent aller personalwirtschaftlichen Aufgaben münden in erstellten Dokumenten. Dennoch erledigen viele Unternehmen diese Tätigkeiten noch manuell: Das Personal und deren Daten werden in Excel-Listen verwaltet, Verträge und sämtliche andere Dokumente händisch in Microsoft Word erzeugt und personalaktenrelevante Dokumente in Papierordnern abgelegt. Diese Art von Workflow frisst Zeit und bindet wichtige Arbeitsressourcen.

Sie haben bereits ein System für Ihre digitale Personalakte eingeführt. Aber Sie merken: Manchmal laufen Prozesse nicht so glatt, wie ursprünglich geplant. Häufig werden die Digitalisierungsmöglichkeiten der vorhandenen HR-Systeme, etwa für einen digitalisierten Lohnnachweis oder das einfache Erstellen von Dokumenten, nicht ausreichend genutzt. Insbesondere elektronische Personalaktensysteme für die Archivierung wichtiger Informationen zu Mitarbeitern werden zum Teil suboptimal eingeführt.

Potentiale nutzen statt resignieren: Die Digitalisierung sollte das Handling von Dokumenten wie Verträgen oder Bewerbungen sowie die Dokumentation von Mitarbeitergesprächen eigentlich erleichtern. Damit dies gelingt, sind die Prozesse im Unternehmen für ein papierloses Büro auf Automatisierung auszurichten – und nicht auf die Individualität der Dokumente. So entsteht wichtiger Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten. Um die Vorteile der Software wie die intelligenten Suchen- und Finden-Mechanismen später auch nutzbar zu machen, ist es essenziell, die Einführung einer elektronischen Personalakte entsprechend fundiert zu planen.

Wichtige Fragen zu Dokumentenmanagement Software

Was ist Dokumentenmanagement?
Unter Dokumentenmanagement versteht man das Speichern, Organisieren und Verwalten von Dokumenten in einer Weise, die sie leicht zugänglich und sicher macht. Dokumentenmanagementsysteme können physisch (z. B. Aktenschränke) oder elektronisch (z. B. Computersysteme) sein und für die Verwaltung einer Vielzahl von Dokumenten verwendet werden, z. B. für Verträge, Personaldokumente und vieles mehr. 
Was ist das Ziel eines Dokumentenmanagements?
Ziel des Dokumentenmanagements ist es, ein effizientes System für die Speicherung und Organisation von Dokumenten zu schaffen, damit sie bei Bedarf leicht zugänglich sind und verwendet werden können. Dies kann die Erstellung eines Konzept zur Benennung von Dokumenten und Dateien (Namenskonvention), die Einrichtung eines Systems zur Kategorisierung von Dokumenten und die Erstellung von Protokollen für das Hinzufügen, Aktualisieren und Löschen von Dokumenten beinhalten. Die Verwaltung von Dokumenten kann auch die Festlegung von Aufbewahrungsfristen und die Einführung von Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Informationen beinhalten. 
Was sind die Vorteile eines HR-Dokumentenmanagementsystems?
Durch die Implementierung eines HR-Dokumentenmanagementsystems können Unternehmen ihre Effizienz, Organisation, Sicherheit und Compliance verbessern und das Risiko des Verlusts wichtiger Dokumente verringern. Die Einrichtung eines HR-Dokumentenmanagementsystems bietet mehrere Vorteile:

  • Verbesserte Effizienz: Mit einem HR-Dokumentenmanagementsystem können Sie die benötigten Dokumente leicht finden und darauf zugreifen, was Zeit spart und die Produktivität erhöht.
  • Bessere Organisation: Ein HR-Dokumentenverwaltungssystem hilft Ihnen, Ihre Dokumente sinnvoll zu organisieren, so dass Sie leichter finden, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen.
  • Erhöhte Sicherheit: Ein HR-Dokumentenmanagementsystem kann Sicherheitsmaßnahmen wie z. B. einen Passwortschutz enthalten, der sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff schützt.
  • Verbesserte Compliance: Mit einem HR-Dokumentenmanagementsystem können Sie sicherstellen, dass Sie die einschlägigen Gesetze und Vorschriften einhalten, indem Sie die Dokumente so speichern, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
  • Geringeres Risiko, Dokumente zu verlieren: Ein gut organisiertes HR-Dokumentenmanagementsystem kann das Risiko des Verlusts wichtiger Dokumente verringern, was auf lange Sicht Zeit und Geld sparen kann.
Was ist der Unterschied im Personalwesen zwischen HR-Dokumentenmanagement und digitaler Personalakte?
Die digitale Personalakte ist ein elektronisches System, in dem sämtliche Dokumente und Informationen rund um Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gespeichert werden. Die digitale Personalakte kann beispielsweise Unterlagen zu Anstellung, Ausbildung, Leistung, Karriereverlauf und Vergütung enthalten. Die digitale Personalakte dient dazu, wichtige Informationen zu Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zentral zu speichern und jederzeit abrufbar zu machen. 

Das Dokumentenmanagement hingegen bezieht sich auf das Management von Dokumenten im Allgemeinen, also auch von Dokumenten, die nichts mit einer Person zu tun haben. Dokumentenmanagement umfasst das Erfassen, Speichern, Verwalten und Archivieren von Dokumenten. Dokumentenmanagement-Systeme können sowohl physisch (z.B. in Aktenschränken) als auch elektronisch (z.B. in Computer-Systemen) durchgeführt werden. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die digitale Personalakte ein Teilbereich des Dokumentenmanagements ist, der sich speziell mit der Verwaltung von Dokumenten und Informationen zu einer Person beschäftigt.