Talentmanagement Software

Die Frage „Was ist Talentmanagement?“ lässt sich in aller Kürze beantworten: Die klügsten Köpfe ins Team zu holen, sie bestmöglich zu unterstützen, um ihr volles Potenzial gewinnbringend zu entfalten, sie an der optimalen Stelle einzusetzen – und, sie nachhaltig ans Unternehmen zu binden. Diese vier Kernbereiche 

1. Attraction: Employer Brand attraktiv präsentieren, Talente rekrutieren 
2. Development: volles Potenzial der identifizierten Talente durch gezielte Förderung entfalten 
3. Retention: Binden und Halten der geförderten Talente
   und  
4. Placement: entwickelte Talente bestmöglich positionieren 

bündelt Talentmanagement – absolutes Pflichtprogramm für alle, die langfristig an der Spitze performen wollen. Denn das gelingt nur, wenn herausragende Leistungsträger die Produktivität und Innovationskraft des Unternehmens beständig auf hohem Niveau halten. Prägnant formulierte Bill Gates diesen Zusammenhang:  

„Wenn uns die 20 besten Mitarbeiter fehlen würden, dann wären wir nur ein durchschnittliches Computerunternehmen wie viele andere auch.“1  

Klar ist: Bleiben erfolgskritische Positionen längere Zeit unbesetzt, wirkt sich dieser Umstand definitiv toxisch auf den Unternehmenserfolg aus. Zudem zeigt gerade der Blick auf die Zahlen des Personalmarktes in Deutschland, warum in puncto strategisches  Talentmanagement gut aufgestellt zu sein, einen klaren Wettbewerbsvorteil darstellt. Im Juli 2022 litten Angaben des ifo Instituts zu Folge 49,7 Prozent von 9.000 befragten deutschen Unternehmen unter Engpässen an qualifizierten Arbeitskräften, eine problematische geringe Anzahl an Bewerbern beklagten in einer weiteren Studie des Instituts im vierten Quartal 2023 sogar knapp über die Hälfte der Befragten (54 Prozent). Der demografische Wandel in Kombination mit dem mittlerweile fast chronisch anmutenden branchenübergreifenden Mangel an qualifizierten Fach- und Führungskräften führt zu immer aufwändigeren und mühseligeren Prozessen, um qualifiziertes Personal für vakante Schlüsselstellen zu finden. Ähnlich komplex gestalten sich die Bestrebungen, eine möglichst diverse Fach- und Führungsriege zu fördern. Schnell stoßen manuelle, althergebrachte Methoden hier an ihre Grenzen. 

Herausforderung angenommen: Wertvollen Support für die HR-Abteilung bietet der Einsatz einer Talentmanagement-Software. Egal, ob als Modul einer Komplettlösung in der Suite oder als für sich stehende Einzellösung schafft sie ein digitales Framework, um effizient und erfolgreich einen vielfältigen Pool an High Potentials im eigenen Team aufzubauen sowie frische Talente zu gewinnen und diese nahtlos voranzubringen und nachhaltig zu binden. Dabei ist sowohl eine Cloud-Lösung als auch das Hosting der Plattform auf dem unternehmenseigenen Server möglich.  

Zu den relevantesten Vorteilen von Talentmanagement-Systemen zählen:  

• Effizienz in der Verwaltung. Eine Talentmanagement-Software spart nicht einfach nur Papier, sondern überzeugt durch schnellere administrative Prozesse. Dafür sorgen praktische Features wie etwa Erinnerungsfunktionen oder die Möglichkeit, Verantwortlichkeiten intern unmissverständlich zu definieren, indem Rollen und Rechte zugewiesen werden.  
• Zeit- und Kostenersparnis: Endlich – die Software automatisiert wiederkehrende Aufgaben im Talentmanagement, was wertvolle HR-Ressourcen freisetzt. Beispielsweise lassen sich eingehende Bewerbungen aus unterschiedlichen Kanälen bündeln, und daraus relevante Daten mittels Methoden wie CV Parsing automatisiert übersichtlich aufbereiten. Auf diese Weise können herausragende Bewerber schneller vorselektiert werden. Weiterhin können benötigte Onboarding-Dokumente wie Arbeitsverträge softwarebasiert im Handumdrehen auf Basis von Vorlagen erstellt, oder Standard-E-Mails im Bewerbermanagement ohne großen manuellen Aufwand versendet werden. 
• Reibungslose Kommunikation: Tauchen interessante Talente im Bewerberpool auf, ermöglichen es digitale Abstimmungstools sowohl dem Management als auch der Personalabteilung, sich schnell und komfortabel auszutauschen, um beispielsweise Angebote festzuzurren – Tempo im Prozess, welches im Zweifel zählt, wenn die Konkurrenz um Personal groß ist. Zudem kann mit der Software sichergestellt werden, dass alle wichtigen Ansprechpartner in die Kommunikation eingebunden sind.  
• Echtzeit-Übersicht: Die zentrale Verwaltung und Speicherung von personalbezogenen Informationen im Talent Pool macht’s möglich: Die Personalabteilung hat jederzeit transparent im Blick, welches Talent für die Weiterentwicklung auf welche Schlüsselposition in Frage kommt – und kann die notwendigen Qualifizierungsmaßnahmen direkt komfortabel planen. Außerdem unterstützt die Software dabei, rechtzeitig zu erkennen, an welchen Punkten für die Nachbesetzung dieser hochbrisanten Stellen gesorgt werden muss.  
• Gängig für nahezu jedes Arbeitsmodell: Wo, wann und wie sie wollen: Die Option zum orts-, zeit- und geräteunabhängiges Talentmanagement durch mobil nutzbare Apps und cloudbasierte Webanwendungen befreit HR-Teams von den Zwängen althergebrachter Arbeitsmodelle und ebnet den Weg für Remote-Work. 
• Motivationsschub für Mitarbeitende: High Performer schätzen es, wenn sie beflügelt werden – wer seine Talente beispielsweise durch maßgeschneiderte Karrierepfade oder konstruktiven 360-Grad-Feedback-Runden fördert, profitiert von motivierteren, produktiveren und loyaleren Mitarbeitenden. Talentmanagement-Systeme unterstützen hierbei etwa durch strukturierte Gesprächsvorlagen, Erinnerung an Feedbackrunden oder Tools, um maßgeschneiderte Karrierepfade zu entwickeln. 

An vielen Punkten einer fundierten Talentstrategie verhilft der Einsatz eines Talentmanagementsystems zu effizienteren Workflows. Konkrete Beispiele gefällig, wie Tools und Features einer Talentmanagement-Software die Arbeit von HR-Abteilungen besonders erleichtern? Et voilà:  

Personalfachkraft Danielo verantwortet die Nachbesetzung einer Führungsposition – darum kümmert er sich mit ausreichend Vorlaufzeit, da ihn das Talentmanagement-System erinnert hat, die bevorstehende Lücke aufgrund interner Umbesetzung rechtzeitig zu anzugehen.  

Danielo nutzt die Talentmanagement-Software nun einerseits dazu, um im vorhandenen internen Talent Pool nach passenden Kandidatinnen und Kandidaten zu suchen, in dem das Programm auf der Basis im letzten Talent Review hinterlegten Skills von Mitarbeitenden mit den Anforderungen der Stelle im Stellenprofil abgleicht. Wurde mit Carina von Danielo ein passendes Talent gefunden, analysiert ihr Potenzial und plant anschließend mithilfe des Schulungsmanagements der Software die Schritte, die es braucht, um sie für die angestrebte Position zu qualifizieren. Den Überblick über ihre Fortschritte zu behalten, fällt ihm dank der softwarebasierten Fortschrittskontrolle leicht. Auch für die 360-Grad-Feedback-Runden, die für Carinas Leistungsbeurteilung genutzt werden, kann er Dank Software auf einen einheitlichen Rahmen zurückgreifen, welcher einen fairen Vergleich mit anderen Talenten möglich macht.  

Findet sich im internen Talent Pool keine geeigneten Angestellten für die zu besetzende Führungsposition, setzt Danielo auf eine Mischung aus aktivem und passivem Recruiting. Hierfür nutzt er beispielsweise ein intelligentes Active-Sourcing-Tool, um gezielt externe Talenten anzusprechen. Die entsprechende Stellenanzeige hat er softwaregesteuert zeitgleich auf mehreren Portalen geschaltet. Ebenso nutzt er ein Targeting-Tool, um eine effiziente Social Ad aufzusetzen. Über das Analyse-Dashboard des Programms erkennt Danielo, welche die erfolgreichsten Kanäle darstellen, und kann zudem sämtliche Maßnahmen anhand von Kennzahlen wie Time-to-hire, Fluktuationsrate oder Rekrutierungskosten genau überwachen. Auf diese Weise rekrutiert er zum einen wesentlich effizienter, und kann zum anderen mit wenigen Klicks ein Reporting für seine Vorgesetzte erstellen. Eingehenden Bewerbungen speichert Danielo kanalunabhängig zentral im System. Die Talentmanagement-Software bereitet die relevanten Bewerber-Daten mittels CV Parsing übersichtlich für Danielos erste Vorselektion auf. Abgelehnten Bewerbenden schickt der Personaler mithilfe der Software automatisierte Absagen, Kandidatinnen und Kandidaten mit Potenzial erhalten ebenfalls softwaregenerierte E-Mail-Antworten mit der Einladung in die nächste Runde. Hier wird ein Chatbot der Talentmanagement-Software kleinere Intervieweinheiten übernehmen, und mit dieser Hilfe den Prozess zusätzlich beschleunigen.

Richtig: Beide Teilbereiche des Personalmanagements wollen Mitarbeitende fördern und langfristig binden. Dennoch liegt hierbei eine unterschiedliche Zielstellung zugrunde: Während die Maxime von Talentmanagement lautet, insbesondere herausragende Leistungsträger und Talente zu erkennen, ins Team zu holen, gezielt zu fördern und durch einen umfassenden Maßnahmenkatalog im Unternehmen zu halten, ist die Zielgruppe von Personalentwicklung weiter gefasst. Denn statt sich auf eine kleine Gruppe von besonders leistungsstarken Mitarbeitern zu fokussieren, werden hierbei sämtliche Angestellten auf allen Hierarchieebenen bedacht. Sie alle sollen, ausgerichtet an den Unternehmenszielen, durch passgenaue Weiterbildungsmaßnahmen fachlich qualifiziert sowie persönlich weiterentwickelt werden. Somit lassen sich ihre Fähigkeiten und Kompetenzen umfänglich für den Unternehmenserfolg nutzen und zudem Mitarbeiter motivieren und an den Arbeitgeber binden.