Personalentwicklung Software
Was es ist, dass Mitarbeiter an ein Unternehmen bindet? Aus der Perspektive der Personalentwicklung sind dies insbesondere jene Personalprozesse, mit welchen Unternehmen ihre Mitarbeitenden gezielt fördern. Das Spektrum hierbei ist groß: Als – zugegeben etwas angestaubter – Klassiker ist beispielsweise das jährliche Mitarbeiter-Gespräch zu nennen –, doch genauso zählen innovative Ansätze wie 360-Grad-Feedback-Sitzungen, Mentoring-Programme und natürlich Weiterbildungsmaßnahmen wie Schulungen, Seminare oder Workshops dazu. Sie unterstützen das Personal dabei, sich fachlich zu qualifizieren, auf persönlicher Ebene weiterzuentwickeln sowie benötigte Kompetenzen auszubauen. So lassen sich Zielvereinbarungen genial einfach erreichen und die Loyalität zum Arbeitgeber kontinuierlich festigen.
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Darum geht’s: Die wichtigsten Ziele von Personalentwicklung
Es ist der Traum hinter jeder strategischen Personalentwicklung:
Ein motiviertes, durchweg loyales Team, welches exakt das Qualifikationsniveau aufwartet, um spielend für unternehmerische Erfolge zu sorgen – selbstverständlich gewillt, sich beständig ausgerichtet an den Unternehmenszielen weiterzuentwickeln. Fast wie von selbst lässt sich auf diese Weise für ausreichend hoch qualifizierten Nachwuchs aus den eigenen Reihen sorgen.
Soweit zum Idealbild, aus welchem sich unter anderen die drei folgenden grundlegenden Ziele der Personalentwicklung ableiten lassen:
- zufriedene, loyale und leistungsaffine Mitarbeitende
- beständig steigendes Qualifikationsniveau des Personals in fachlicher, methodischer wie persönlicher Hinsicht
- erfolgreiche interne Entwicklung von künftigen Führungskräften
Um sich diesen und weiteren Zielen der Personalentwicklung anzunähern, setzen HR-Verantwortliche mit verschiedensten Maßnahmen entlang des gesamten Employee Lifecycles – vom Onboarding bis hin zum Ausscheiden aus dem Unternehmen – der Mitarbeitenden an.
Good to know: Talentmanagement, Personalmanagement, Personalentwicklung – die zentralen Unterschiede
Sicher, ähnlich klingen sie schon, dennoch sind die drei Begriffe Personalentwicklung, Talentmanagement und Personalmanagement keineswegs synonym zu verwenden. Kurz zusammengefasst, ist jeweils folgendes darunter zu verstehen:
- Personalmanagement: Der Begriff funktioniert als Deckmantel für verschiedene Prozesse, die dafür sorgen, möglichst alle Positionen im Unternehmen qualifiziert zu besetzen. Zu den essenziellen Teilbereichen gehören etwa die Personalplanung, das Bewerbermanagement und Recruiting sowie die Administration von Daten und Dokumenten der Belegschaft. Weiterhin zählen das Personalcontrolling, die Mitarbeiterbewertung und eben die Personalentwicklung zu den Aufgabenfeldern von Personalmanagement.
- Personalentwicklung: Zentrales Anliegen dieses Teilbereichs von Personalmanagement ist es, Mitarbeitende zu fördern, qualifizieren und deren Weiterbildung voranzutreiben. Einerseits, um sie zu motivieren und an den Arbeitgeber zu binden, andererseits, um ihren bestmöglichen Beitrag zur Erfüllung der Unternehmensziele zu garantieren.
- Talentmanagement: Während Personalentwicklung das gesamte Personal im Blick hat, geht es im Talentmanagement vor allem darum, eine kleine Gruppe von Mitarbeitenden mit herausragenden Fähigkeiten 1. an Bord zu holen, 2. bei der Stange zu halten und 3. auf entsprechende Positionen im Unternehmen hinzuentwickeln.
Blick in die Praxis: Tools und Methoden der Personalentwicklung
Nur durch eine nachhaltig angelegte Personalentwicklung ist es auf den extrem dynamischen Arbeitnehmermärkten sowie angesichts des Fachkräftemangels möglich, stabil, wenig schwankungsanfällig und erfolgreich zu wirtschaften. Längst greifen Unternehmen zu diesem Zweck auf digitale Hilfsmittel zurück: Personalentwicklungssoftware und spezifische digitale Tools zur Personalentwicklung unterstützen dabei, systematisch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu fördern und sie somit als wertvolles Human Kapital im Unternehmen zu halten.
Vom Einsatz entsprechender Software für Personalentwicklung oder digitaler Tools für die Personalentwicklung profitieren Unternehmen in vielerlei Hinsicht. Die folgenden drei Beispiele zeigen, wie softwaregestützte Personalentwicklung in der Praxis aussehen kann und warum es sich lohnt, in Produkte aus diesem Bereich zu investieren.
- Arne startet seine Karriere im Unternehmen: Mithilfe der Personalentwicklungs-Software erstellen Personaler sämtliche Unterlagen für das Onboarding weitgehend automatisiert auf der Basis entsprechender Vorlagen. Das entlastet die HR und sorgt zudem für reibungslose Abläufe aus Arnes Sicht.
- Anja hat Potenzial zur Führungskraft: Ihr Weg führt nach oben – Anjas Stärken spiegeln Kolleginnen und Kollegen genauso wie das Management im softwarebasierten 360-Grad-Feedbackgespräch. Den Wunsch, ihrer Karriere weiterzuentwickeln, wird mittels digitalem Tool zur Zielvereinbarung sogleich festgehalten. Komfortabel assistiert die Personalentwicklungssoftware Anja und der Personalabteilung nun, gemeinsam die passenden Maßnahmen auszuwählen, zu planen und umzusetzen. Benötigte Fortbildungen bucht Anja im Learning-Management-System einfach selbst, und freut sich darüber, bestimmte Kurse mithilfe der E-Learning-Software aus dem Home-Office absolvieren zu können. Das HR-Team behält im Hintergrund gut den Überblick über Anjas Entwicklungsfortschritt, in dem das digitale Skillmanagement jeden ihrer Steps direkt transparent dokumentiert – eine echte Erleichterung für das Personalcontrolling.
- Jochen geht in Rente: Genauso wie beim Onboarding fallen auch beim Austritt aus dem Unternehmen zahlreiche administrative Tasks an, die gestützt durch die Personalentwicklungssoftware rasch und strukturiert erledigt werden können. Außerdem greifen die Personaler bereits im Vorfeld auf digitale Tools zur Planung von Nachfolgen zurück, um Jochens Stelle mit qualifizierten Nachwuchstalenten rechtzeitig nachzubesetzen.
Wichtige Fragen zu Personalentwicklung Software
Lokal gehostet oder Cloudbasiert, als Einzellösung oder Komplettlösung im Rahmen einer Suite: Eine Personalentwicklungs-Software ist eine digitale Lösung, die HR-Teams dabei unterstützt, Fähigkeiten und Kompetenzen von Mitarbeitenden gezielt auszubauen. Sie ermöglicht Unternehmen mittels spezifischer Analysetools, jederzeit im Handumdrehen einen Überblick über die eigene Personallandschaft zu erlangen – grundlegende Voraussetzung, um interne Talente ausmachen, fördern und im Team halten zu können sowie systematisch eigenen Führungsnachwuchs hervorzubringen. Die Software entlastet zudem das HR-Team durch smarte Erinnerungsfunktionen, die beispielsweise bei der Mitarbeiterbeurteilung, aber genauso auch für die Nachfolgeplanung zum Einsatz kommen. Darüber hinaus sorgt eine Personalentwicklungs-Software für effizientere Prozesse, indem sie etwa Onboarding-Unterlagen automatisiert auf Basis von Vorlagen generiert oder digitale Lösungen für das Verfolgen von Fortschritten der Mitarbeiterentwicklung zur Verfügung stellt.
Wer eine Software für Personalentwicklung in seine HR-Prozesse implementiert, profitiert von diesem digitalen Partner an vielen Stellschrauben. Beispielsweise ersetzen smarte digitale Workflows ineffiziente Abläufe: Manuelle wiederkehrende Prozesse erfahren einen beeindruckenden Effizienzschub, indem sie hochautomatisiert abgebildet werden. Neben dieser Zeitersparnis sorgt die Personalentwicklungssoftware als zentrale Sammelstelle für wichtige Daten wie beispielsweise zu Skills, Qualifikationsniveau und Projekterfahrung der Mitarbeiter für eine strukturierte Verwaltung und Dokumentation sowie zudem für mehr Transparenz in Hinblick auf Entwicklungspotenziale – gleichermaßen für Personaler wie für Mitarbeitende selbst. Ziele, Kompetenzen und Entwicklungsfortschritte lassen sich im Handumdrehen abrufen – auf diese Weise können Strategie und Operative besser in Einklang gebracht werden. Darüber hinaus hilft die Software, Mitarbeiter individuell und zielgenau zu fördern: Im Abgleich mit dem Anforderungsprofil einer angestrebten Position lässt sich punktgenau definieren, welche Kompetenzen hierfür aufgebaut werden müssen. Zufriedenere Mitarbeiter, die sich aufgrund des persönlich zugeschnittenen Entwicklungssupports stärker mit ihrem Arbeitgeber identifizieren, resultieren. Zusätzlich unterstützten digitale Tools ein orts-, zeit- und geräteunabhängiges Arbeiten der Personalabteilung – Personalentwicklung aus dem Home-Office leicht gemacht.
Die Bandbreite an unterschiedlichen Funktionen einer Personalentwicklungssoftware ist groß. Zu den gängigen Features und Tools der digitalen Personalentwicklung zählen unter anderen üblicherweise folgende Optionen:
- Mit der Software lassen sich Unterlagen beispielsweise fürs Onboarding automatisiert generieren. Win-Win: Die dank Software effizienteren Prozesse beim Unternehmenseintritt stimmen neue Teammitglieder positiv auf den Arbeitgeber ein. Außerdem entlastet es die Personalabteilung, wenn ihnen wiederkehrende Aufgaben abgenommen werden.
- Entwicklungspläne können individuell je nach Qualifikationsniveau und Potenzial der Mitarbeitenden erstellt sowie deren Meilensteine und Fortschritte automatisiert getrackt werden.
- Schulungsmaßnahmen im Rahmen der Personalentwicklung lassen sich mit Personalentwicklungssoftware passgenau durchtakten, da mit deren Hilfe persönliche Stärken und Entwicklungsbereiche komfortabel herausgearbeitet und transparent abgebildet werden können.
- Digital gestütztes Talentmanagement ermöglicht einerseits, durch Analysetools Leistungsträger sowie Angestellte mit herausragenden Fähigkeiten innerhalb der Belegschaft zu finden. Andererseits können Maßnahmen geplant und systematisch auf den Weg gebracht werden, um diese Talente auch ans Unternehmen zu binden. Zudem lassen sich mithilfe von Tools potenzielle Führungskräfte intern mühelos zum durch zugeschnittenen Maßnahmenpaketen aufbauen.
- Um mit Mitarbeitern ins Gespräch zu kommen, ihre Bedürfnisse, Ziele und Potenziale zu kennen, eignen sich digitale Feedback-Tools ausgezeichnet. Sie erinnern an bevorstehende Zielgespräche, bieten einen Leitfaden für die Leistungsbeurteilung und ermöglichen es, den Outcome sauber zu dokumentieren. Das macht es möglich, Performance nicht nur zwischen Mitarbeitenden, sondern auch skalierbar auf ganze Abteilungen zu vergleichen.
- Statt vage zu wissen, welche Anforderungen eine Stelle ausmachen, können mit Software und Tools klar definierte Stellenprofile erstellt werden. Auf diese Weise können Mitarbeiter gezielt auf Positionen hin entwickelt werden, da hinreichend klar ist, welche Zertifikate und Fachqualifikationen hierfür notwendig sind.
- Der Einsatz einer Personalentwicklungssoftware zur Nachfolgeplanung unterstützt Personaler, rechtzeitig und systematisch die Nachbesetzung von Stellen anzugehen, sollten Mitarbeitende beispielsweise in Rente gehen oder planen, intern eine andere Position wahrzunehmen.