Dienstplanung
Eine Dienst- und Personaleinsatzplanungssoftware unterstützt Unternehmen bei der Organisation und Verwaltung von Dienstplänen, Personaleinsatzplänen und Schichtplänen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Mit dieser Anwendung kann das Unternehmen Arbeitszeiten, Urlaub und Krankheit effizient planen und verwalten.
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Planen leicht gemacht: Optimieren Sie Ihre Prozesse in der Arbeitszeiterfassung
Zwar liegt die Erstellung des Schicht- oder Dienstplanes in der Hand anderer Fachbereiche: dennoch gibt es verschiedene Schnittstellen zur Personalabteilung. Die Verantwortlichen der HR benötigen beispielsweise Hinweise für den Umgang mit dem Arbeitszeiterfassungssystem und den geltenden Arbeitszeitregeln. Zusätzlich ist bei der Zeiterfassung auch die Qualität der erfassten Daten ein wichtiger Faktor für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Häufig kommen diese Daten am Ende des Monats falsch oder zu spät in der Personalabteilung an.
Für die Prüfung und Korrektur durch die Personalverantwortlichen bleibt meist jedoch wenig Zeit, da bereits die Arbeitszeiterfassung sehr lange dauert. Der Grund: manuelle Eingriffe in die Systeme für die Dienstplanung und Zeiterfassung sind viel zu häufig notwendig. Deshalb ist es wichtig, die vorhandenen Prozesse der Schicht- beziehungsweise Dienstplanung und der nachgelagerten Schnittstellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung zu analysieren und Optimierungsmöglichkeiten herauszuarbeiten.
Wichtige Fragen zu Software für Dienstplanung oder Personaleinsatzplanung
Eine Software für die Personaleinsatzplanung unterstützt Unternehmen und Personalabteilung dabei, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effizient und optimal einzusetzen. Dies kann beinhalten: die Planung von Schichten, die Verwaltung von Urlaubsanfragen und Abwesenheiten, etc. Das Ziel ist es, eine reibungslose und effiziente Personaleinsatzplanung zu ermöglichen.
Ein Dienstplan ist ein Werkzeug der Personaleinsatzplanung. Der Dienstplan stellt Schichten und Arbeitszeiten übersichtlich und gesammelt an einem Ort dar. In ihm wird eingetragen, welche Mitarbeitende zu welchen Zeiten im Unternehmen sind und mit welchen Aufgaben sie sich befassen. Dies kann entweder händisch geschehen oder mittels einem geeigneten PC-Programm beziehungsweise einer mobilen App. Die elektronische Variante bietet den Vorteil, von überall in Echtzeit Zugriff auf die Planung von Schichten, Urlaub und Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu haben.
Ein Dienstplan hilft Unternehmen dabei, den verfolgten Zweck zu erreichen, indem die Arbeitskräfte optimal und unter Erfüllung der Qualitätsanforderungen eingesetzt werden. Das Erstellen von Dienstplan und Schichtplan unterliegt in Deutschland bestimmten Vorgaben und Regelungen: Arbeitgeber müssen sich etwa bei der Dienst- und Schichtplanung an das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) halten. Der Betriebsrat oder betriebliche Arbeitnehmervertretungsgremien haben bei der Erstellung zudem ein Mitbestimmungsrecht.
Ein Dienstplan für die Personaleinsatzplanung kann aus folgenden Bestandteilen bestehen:
- Schichtplanung: Einteilung von Arbeitszeiten für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter, einschließlich Start- und Endzeiten, Pausen und ggf. Arbeitsaufgaben.
- Urlaubsanfragen und Abwesenheiten: Verwaltung von Urlaubsanfragen und anderen Arten von Abwesenheiten, einschließlich Krankheit, Fortbildung, etc.
- Überstundenüberblick: Überblick über Überstunden, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden.
- Personalaufstellung: Überblick über die Anzahl der Mitarbeiter, die für jede Schicht oder Dienst benötigt werden.
- Lohn- und Gehaltsdaten: Überwachung von Lohn- und Gehaltsdaten, einschließlich Überstunden und Abwesenheiten, um sicherzustellen, dass alle Angestellten entsprechend bezahlt werden.
- Benachrichtigungen und Erinnerungen: Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen an Mitarbeiter, Manager und Administratoren, um den reibungslosen Ablauf des Personaleinsatzes zu gewährleisten.
Ein Einsatz einer Personaleinsatzplanungssoftware kann ein Unternehmen mit folgenden Vorteilen versorgen:
- Digitalisierung und Optimierung der Personaleinsatzplanung führen zu einer höheren Effizienz und reduzieren Fehlerquellen.
- Reduzierung von Überstunden, bessere Auslastung der Mitarbeiter und optimierte Schichtplanung können zu Kosteneinsparungen führen.
- Überblick über Überstunden und Urlaubsanfragen
- Alle Beteiligten, einschließlich Mitarbeiter, Vorgesetzter und Administratoren, haben jederzeit Zugriff auf die aktuellen Daten und können problemlos kommunizieren.