Hybrides Arbeiten – so leicht gelingt es mit der richtigen HR Software

Wer hätte das gedacht: Was mit Buzz Words wie New Work oder Remote vor einigen Jahren begann, nahm – sicherlich beschleunigt durch die situativen Notwendigkeiten während der Corona-Pandemie – gewaltig an Fahrt auf und stellte unsere Arbeitswelt gehörig auf den Kopf. Gerüttelt wurde in diesem Zuge nicht nur an den lange Zeit etablierten Vorstellungen, wann Angestellte ihrer Tätigkeit nachgehen, sondern auch an der gängigen Denkweise, an welchem Ort die Arbeit verrichtet wird. Fernab des Büros oder gar in unterschiedlichen Zeitzonen zu arbeiten – vor einigen Jahren noch ein Fall für wagemutige Start-ups, heute immer mehr auf dem Weg zum New Normal der Arbeitsmodelle. Einer Studie von Okta und Statista aus dem Jahr 2023 zufolge erlauben aktuell neun von zehn deutschen Unternehmen – 91 Prozent – ihren Mitarbeitenden zumindest teilweise im Homeoffice zu arbeiten. Während der Paradigmenwechsel hin zum Hybrid Work für viele nun bereits vollzogen ist, stecken andere noch mittendrin, die eigene Balance als Arbeitgeber oder Arbeitnehmer im Zusammenhang mit hybridem Arbeiten zu finden.

Was genau unter diesem Begriff zu verstehen ist, was hybrides Arbeiten bedeutet, wie es mit der richtigen Software funktionieren kann und welche Vor- und Nachteile sich ergeben, lesen Sie hier.

Was ist hybrides Arbeiten?

Heute im Homeoffice, morgen ins Büro: Wer die Wortbedeutung von „Hybrid“ nachschlägt, erfährt, dass es sich dabei um eine Mischung aus zwei oder mehreren Komponenten handelt. Im Falle von hybridem Arbeiten sind mit eben jenen Bestandteilen Zeit- und Ortsachse gemeint – ein Mischmodell aus Büro- und Arbeit zu Hause, welches in Punkto Arbeitszeit zwischen fixen Zeiten und frei wählbarer Work Time variieren kann.

Was bedeutet hybrid Arbeiten?
Die eine allgemeingültige Regel, wie hybrides Arbeiten genau auszusehen hat, gibt es nicht. Vielmehr existiert eine Vielzahl unterschiedlicher Ausprägungen nebeneinander. In Hinblick auf den Ort, an dem Menschen ihrer Arbeit nachgehen, wären das etwa

• Office First: Gearbeitet wird standardmäßig im Büro. Im Homeoffice oder von Unterwegs aus beruflich tätig zu sein, bleibt der Ausnahmefall.
• Teilflexibel: An einigen Arbeitstagen im Monat haben Mitarbeitende die Wahl, ob sie bevorzugt im Büro oder remote arbeiten wollen.
• Vollflexibel: Wo gearbeitet wird, steht Mitarbeitenden komplett frei.
• Remote First: Der Heimarbeitsplatz ist erste Wahl, physisches Präsenz im Büro ist nur für wenige Ausnahmen auf der Tagesordnung.

Und in Bezug auf die Dimension Arbeitszeit erweitert sich das Spektrum hybrider Arbeit auf

• Fix: Festgesetzte Arbeitszeiten geben genau vor, wann und wie viel Mitarbeitende am Tag zu leisten haben. Das ist etwa im Schichtbetrieb oder in Berufen, die mit Öffnungszeiten verbunden sind, der Fall.
• Teilflexibel: Besser bekannt als Gleitzeitmodell. Hier räumen Arbeitgeber ihren Angestellten die Möglichkeit ein, zeitlich in einem bestimmten Rahmen flexibel zu arbeiten. So starten sie etwa in einem Slot zwischen 7 und 10 Uhr, und beenden den Arbeitstag zwischen 15 und 19 Uhr.
• Vollflexibel: Wann du willst – Arbeitnehmende entscheiden komplett eigenständig, zu welcher Tages- oder Nachtzeit sie arbeiten und mitunter auch, wie lange sie dabei am Ball bleiben.

So einfach funktioniert hybrides Arbeiten

Welches Hybrid-Modell für das eigene Unternehmen das richtige ist, lässt sich kaum aus dem Stegreif entscheiden. Eine gründliche Analyse des Ist-Zustandes sowie eine durchdachte Zielsetzung sollten hier im Vorfeld erledigt werden. Unbedingt sollte zudem die Work Culture des jeweiligen Unternehmens in die Überlegungen mit einfließen.

Die 5 wichtigsten Punkte, die Unternehmer beim Wechsel zum hybriden Arbeiten vorab dringend klären sollten:

1. Zeit und Ort: Einer Studie des Messengerdienstes Slack und dem Meinungsforschungsinstitut Kantar zur Folge ist die Mischung aus drei Tagen im Büro und zwei Tagen im Homeoffice derzeit am beliebtesten – 73 Prozent der Befragten gaben an, besonders gerne Dienstag und Mittwoch im Unternehmen vor Ort zu sein. Doch das gewählte Modell muss auch zu den internen Prozessen passen: Ein individuelles Verhältnis zwischen Präsenztagen und Remote Work muss gefunden werden.

2. Abhängigkeiten: Es gilt, auszutarieren, inwiefern ein allgemeines Hybrid-Modell gewählt werden kann oder ob es abteilungsspezifische Lösungen braucht. Hierfür ist zu prüfen, welche prozessbedingten Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Teams und Abteilungen existieren und wie diese in die Lösung integriert werden können.

3. Workflow: Die Chefin im Office, der Kollege auf Bali, die Expertin aus dem Homeoffice: Auf welchem Wege kommunizieren Mitarbeitende im hybriden Modell, gibt es Leitlinien für den Kommunikationsfluss? Eine entscheidende Frage ist dabei auch die Wahl der Software – Tools und digitale Infrastruktur sollte die gewählten Prozesse perfekt abdecken. Darüber hinaus müssen nicht nur Prozesse gestaltet werden, damit gemischte Teams reibungslos zusammenarbeiten können, sondern es sollte auch generell darüber nachgedacht werden, wie Teams zusammengesetzt sein müssen, um hybrid zu funktionieren.

4. Rechtliches: Für Remote-Arbeit gibt es je nach Branche unterschiedliche konkrete rechtliche Vorgaben. Daher muss geklärt werden, wie diese bei der Remote-Arbeit umgesetzt werden können – und welche Ressourcen für diese Aufgabe benötigt werden. Weitere Arbeitsrechtthemen wie etwa Datenschutz, Arbeitszeiterfassung und Ausstattung müssen für das hybride Modell genau durchdacht werden.

5. Finanzen: Um sich mit der Umstellung auf hybrides Arbeiten nicht zu verheben, ist im Vorfeld einerseits zu definieren, welche Kosten durch die Umstrukturierung einmalig anfallen und andererseits, welche Posten sich durch Hybrid Work dauerhaft finanziell niederschlagen.

Welche Vorteile bringt hybrides Arbeiten?

Der Wechsel zum Hybrid-Modell erfordert Ressourcen: organisatorische Denkarbeit im Vorfeld, Investitionen in die Heimarbeit-Infrastruktur und die ernstzunehmende Aufgabe für die Führungsebene, ihren Führungsstil an die neue Arbeitsweise anzupassen. Warum es sich trotz allem lohnen kann, hybrid zum New Normal zu machen:

• Mehr Zeit, bessere Balance: Wer sich in Hybrid-Modell an bestimmten Arbeitstagen das Pendeln spart, gewinnt Zeit. Das macht das Arbeiten familienfreundlicher und ermöglicht eine ausgewogenere Work-Life-Balance, was wiederum Mitarbeitende letztlich zu einer besseren Leistung motiviert. Dazu trägt auch das insgesamt achtsamere Arbeiten bei: Pausenzeiten werden im Homeoffice prinzipiell besser eingehalten. Zudem schätzen sich Mitarbeitende im Homeoffice produktiver. Grund für die wahrgenommene erhöhte Produktivität: im Remoteoffice lässt es sich konzentrierter als im Großraumbüro arbeiten und dies zu flexibleren Zeiten.
• Erleichtertes Recruiting: Weil hybrides Arbeiten zu einem gewissen Anteil Heimarbeit möglich macht, können Fachkräfte ortsunabhängig gewonnen werden – eine enorme Erleichterung im Recruiting gerade für Unternehmen, die an weniger prominenten Standorten vertreten sind. Zudem werden Hybrid-Modelle als erstrebenswerte Benefit wahrgenommen – 83 Prozent der Arbeitnehmer präferieren der Accenture Future of Work Studie zur Folge ein hybrides Arbeitsmodell – und zählen somit aufs Image als attraktiver Arbeitgeber.
• Mitarbeiterbindung: Das eigene Team bewertet die Möglichkeit zum hybriden Arbeiten ebenso positiv wie potenzielle Bewerber und Bewerberinnen – einer Studie von StepStone aus dem Jahr 2020 zufolge wünschen sich 86 Prozent der Befragten ein Hybridkonzept. Somit wächst ihre Verbundenheit zum Arbeitgeber.
• Kostenersparnis: Arbeiten nicht mehr alle Teammitglieder regelmäßig im Office, ist weniger Bürofläche nötig. Im besten Fall kann die vorhandene Fläche temporär untervermietet werden. Außerdem sinkt der Energiebedarf wenn weniger Büros geheizt und weniger Stromverbraucher im Büro betrieben werden.
• Sozialer als remote only: Die Präsenztage des hybriden Arbeitsmodell sorgen dafür, dass Teammitglieder sich trotzdem noch an der Kaffeemaschine austauschen können – das extrem wichtige soziale Miteinander der Kollegschaft bleibt, wenn auch in geringerer Ausprägung, erhalten.

Diese Nachteile können bei hybriden Arbeitsmodellen entstehen

Selten ist es der Fall, das ein Arbeitsmodell ausschließlich Vorteile für sämtliche Beteiligten mit sich bringt. So ist es auch beim hybriden Arbeiten, welches mitunter auch Nachteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber entstehen lassen kann:

• Nicht Everybody‘s Darling: Es gibt Personen, die hybrides Arbeiten schlicht ablehnen, da es nicht zu ihrer Persönlichkeitsstruktur passt. Eine BAMS-Befragung aus dem Jahr 2020 zeigte beispielsweise auf, das Homeoffice-Arbeit einer bestimmten Gruppe von Befragten alltagspraktische und emotionale Probleme bereitet.
• Erhöhter Koordinationsaufwand Führungskräfte: Die gesamte Führungsebene muss ihren Führungsstil an den neuen Workflow der Mitarbeitenden anpassen. Dies gilt für die Abstimmung von Prozessen im Team, da Mitarbeitende nicht automatisch zur gleichen Zeit am gleichen Ort für Meetings einberufen werden können, genauso wie etwa für das Thema Leistungskontrolle. Vertrauen ist hier ein wichtiges Element, ohne welches hybrides Arbeiten nur bedingt funktioniert.
• Erhöhte Kosten: Auch wenn hybrides Arbeiten potenziell Kosten einsparen kann, muss für die Umstrukturierung anfangs erst mal investiert werden. Denn es braucht technische Ausstattung für die Heimarbeit und es gilt, die vorhandene Bürofläche für den schwankenden Bedarf zu optimieren – bis dies geschehen ist, fallen möglicherweise doppelte Kosten an.
• Fehlende soziale Schmiere: Auch wenn die Mitarbeitenden sich an Präsenzterminen nach wie vor sehen, kommt es doch sehr darauf an, wie das Hybrid-Modell gestrickt ist, um einen Mangel an essenziellem zwischenmenschlichen Austausch zwischen Kolleginnen und Kollegen zu vermeiden. Schlimmstenfalls laufen Mitarbeitende Gefahr, im Homeoffice langsam den Bezug zum Arbeitgeber zu verlieren oder psychische Probleme durch die Isolation zu erleiden.

Hybrides Arbeiten leicht gemacht: Tipps für die Wahl der richtigen Software

Bereit für die Zukunft: Bei der Implementierung von hybriden Arbeitsmodellen sollte vor allem der digitalen Infrastruktur genügend Aufmerksamkeit geschenkt werden. Besonders die verwendete Software ist Dreh- und Angelpunkt für Kommunikation, Unternehmenskultur und Projektmanagement. Tools für die Remote-Arbeit müssen Gehöriges leisten: Daten müssen sicher übertragen werden können, Aufgaben kommuniziert und priorisiert werden können, IT-Support für Mitarbeitende im Homeoffice möglich gemacht werden. Die Mitarbeitenden für die Homeoffice-Tätigkeit im Umgang mit der gewählten Plattform zu schulen, ist dabei ebenso wichtig. Auch die Usability ist bei der Software-Entscheidung ein elementares Kriterium, um für Mitarbeiter ein positives Klima in Bezug auf das Hybrid-Modell zu schaffen.

Einer fundierten Entscheidung geht allerdings stets eine umfassende Prozessanalyse voraus – und ohne vorab definierte Prozesse und Ziele lässt sich nur schwer die richtige Wahl treffen. Daher sind ausreichend Zeit und Wissen um Analysemethoden entscheidende Faktoren, um sämtliche Aspekte der Software-Entscheidung für das gewählte Hybrid-Modell berücksichtigen zu können.