Papierloses Büro, arbeiten aus dem Homeoffice, Remote-Teams: Die Digitalisierung unserer Arbeitswelt schreitet mit Lichtgeschwindigkeit voran. Als elementarer Bestandteil gilt auch im Personalwesen „alles digital“ als Credo. Für Personalverantwortliche bedeutet das im Umkehrschluss: Know-how in Sachen HR-Software gehört von nun an zur Basisqualifikation. Denn ohne entsprechendes Hintergrundwissen verlieren sie sonst schnell den Überblick über die Vielzahl an Anbietern mit Lösungen im Spektrum von Best-of-Breed bis Best-of-Suite.
Entscheidend ist jedoch letztlich nicht nur die Kompetenz, das bestmögliche Produkt vom richtigen Anbieter auszuwählen. Vielmehr gilt: Nur wer in der Lage ist, eine HR-Software auch nachhaltig zu implementieren, erzielt damit auch die gewünschte Effizienz-Steigerung. Dazu ist gesamtheitliches Denken notwendig – was es darüber hinaus für eine gelungene Implementierung von Human Resources Software braucht, erfahren Sie in diesem Artikel.
Definitionssache: Was ist eine HR-Software?
Es ist der stille Helfer im Hintergrund, der der Personalabteilung das verschafft, was sie am dringendsten braucht: Zeit. Eine HR-Software automatisiert wiederkehrende Arbeitsschritte, sorgt für reibungslosen Informationsfluss und liefert standardisierte Berichte. Diese digitalen Lösungen, die Personaldaten verwalten und HR-Prozesse optimieren, existieren in unterschiedlichster Couleur – die Breite des Angebots reicht von den sämtlichen Vorgängen umfassenden All-in-One- bis zur modularen Best-of-Breed-Lösung, die ein bestimmtes Aufgabengebiet bedient. HR-Software wird entweder cloudbasiert oder On-Premise, d. h. auf eigenen Servern gehostete Software, angeboten. Letzteres kommt besonders im Bereich Finance oder Health zur Anwendung. Zwei Säulen tragen ein erfolgreiches Arbeiten mit einer neuen HR-Software: Einerseits gilt es, das passende Angebot zu wählen, andererseits zählt die Implementierungsmethodik mindestens ebenso stark auf die Bilanz der gewählten digitalen Lösung.
Klar im Vorteil: So profitieren Sie bei der Implementierung einer HR-Software
Ihre HR-Prozesse zu digitalisieren, ist ein Garant für effizienteres und schnelleres Arbeiten. Der administrative Anteil am Aufgabenprofil des HR-Teams sinkt erkennbar. Auf diese Weise entsteht Freiraum: Ihre Personaler können sich nun endlich wieder vermehrt auf die strategischen Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren. Das hält Ihre HR innovativ und zukunftsfähig. Ebenso sparen Sie sich durch die digitale Transformation Kosten für Papierakten – diese müssen schließlich gelagert und befüllt werden –, und die Administration Ihrer Mitarbeiterdaten gestaltet sich insgesamt deutlich benutzerfreundlicher. Tools sorgen unter anderem zudem dafür, dass gesetzliche Vorschriften genauer eingehalten werden können und verwandeln aufwendige Prozesse wie das Onboarding neuer Talente in schlanke Tasks.
Erfolgsrezept: 3 überraschend einfache Zutaten für die richtige Wahl Ihrer HR Software
Was es braucht, um die passende HR-Software für Ihr Unternehmen auszuwählen? Hier sollten HR-Manager weder würfeln noch monatelang grübeln – bereiten Sie Ihre Entscheidung effizient vor, indem Sie folgende drei Punkte in den Fokus nehmen:
- Warum klären: Bevor Sie sich für eine HR-Software entscheiden, ist es entscheidend, klar zu definieren, welche Ziele Sie mit der Einführung verfolgen. Überlegen Sie, wie das Tool die Effizienz Ihrer Personalabteilung optimieren kann und welche langfristigen HR-Ambitionen es unterstützen soll. Diese Klarheit dient als robustes Fundament für den Auswahl- und Implementierungsprozess. Zudem erleichtert sie die Kommunikation der Vorteile gegenüber dem Management und fördert die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft.
- Bedarf definieren: Die Wahl der HR-Software ist eine hochgradig individuelle Entscheidung – denn ihre digitale Lösung sollte möglichst genau zu Ihrem Unternehmen passen. Darum ist es entscheidend, dass Sie zuerst Ihre aktuellen HR-Prozesse genau analysieren. Durchleuchten Sie jeden Schritt, um herauszufinden, wo Potenzial für Optimierungen besteht. Anschließend sollten Sie sich überlegen, welche künftigen Prozesse oder Veränderungen in Ihrem HR-Bereich anstehen könnten und wie die ideale HR-Software diese unterstützen sollte. Auf Basis dieser Analyse können Sie die Kernanforderungen definieren, die Ihre zukünftige Softwarelösung erfüllen muss. Um diesen Prozess zu erleichtern, bieten wir Ihnen hier passgenaue Vorlagen für Ihren Anforderungskatalog an, abgestimmt auf den jeweiligen Funktionsumfang der gewünschten HR-Software. Vergessen Sie nicht, dabei Prioritäten zu setzen. Denn das Lastenheft für verschiedene HR-Teilprozesse wie beispielsweise die Digitale Personalakte, Entgeltabrechnung oder die Digitale Zeiterfassung unterscheidet sich durchaus deutlich, ganz abzusehen von dem einer Suite-Lösung.
- Anbieter checken: Jetzt kommt der Moment, in dem Sie Ihre Wünsche dem tatsächlichen Angebot gegenüberstellen. Prüfen Sie sorgfältig, welche Funktionen das jeweilige Angebot bietet. Statt sich auf Demo-Versionen zu verlassen, die oft nicht das volle Bild vermitteln, empfehlen wir, Live-Präsentationen mit spezifischen Use-Cases zu fordern. Ein Machbarkeitsworkshop kann auch klären, ob die Software Ihren spezifischen Anforderungen entspricht. Ein weiterer entscheidender Schritt ist das Einholen aktueller Referenzen, am besten von Projekten der letzten 12 Monate. Nehmen Sie sich die Zeit, diese Referenzen anzurufen und die Erfahrungen der anderen Unternehmen zu prüfen. Zusätzlich sollten Sie klären, in welchem Umfang der Anbieter auf Innovation und Entwicklung des Produktes setzt, um sein Angebot zukunftsfähig zu halten. Auch wie es um den Support-Service steht und welcher Wartungsaufwand auf Sie zukommt, ist enorm relevant. Weitere vertragliche Details wie etwa das Thema Datenschutz sollten Sie zudem beachten. Und weil eben nicht nur das Produkt an sich zählt, sondern auch der Implementierungsprozess von enormer Wichtigkeit für die erfolgreiche Einführung Ihrer HR-Software ist, wählen Sie Ihren Implementierungspartner – entweder vom Anbieter direkt oder extern – mit Bedacht. Expertise und Erfahrung sind entscheidend, in der Cloud kommt es vor allem auf Schnelligkeit und Verfügbarkeit an. Geheimtipp Cultural Fit: Auch, ob es zwischenmenschlich mit dem Implementierungspartner harmonisiert, wirkt sich direkt auf den Erfolg des Vorgangs aus.
9 bewährte Tricks für die geglückte Implementierung Ihrer HR-Software
Richtig, die Implementierung einer HR-Software ist ein komplexer Prozess. Doch mit der passenden Vorbereitung und dem entsprechenden Know-how ist es sehr gut möglich, ihn erfolgreich zu meistern. Diese 9 erprobten Tricks helfen dabei, die Einführung Ihrer neuen HR-Software zum Erfolg zu machen:
- Kennen Sie Ihren Status Quo: Bevor Sie in die Implementierungsphase starten, sollten Sie den tatsächlichen IST-Zustand unter die Lupe nehmen. Im Fokus dieser Analyse stehen Prozesse, Tools und Workflows. Prüfen sollten Sie, wo es läuft, wo es harkt und an welchen Stellen Verbesserungspotenzial sichtbar wird.
- Nutzen Sie interne Expertise – abteilungsübergreifend. Ja, es handelt sich um ein HR-Projekt. Allerdings ergeben sich während der Implementierungsphase sowie hernach diverse Touchpoints mit anderen Fachbereichen. Nutzen Sie Ihr Netzwerk – und holen Sie gleich zu Beginn Ansprechpartner aus der IT, Rechtsabteilung sowie dem Vorstand in Ihr Implementierungs-Team.
- Messen Sie dem Thema Datenschutz genügend Bedeutung bei. HR-Daten sind stets personenbezogene Daten. Heißt: Hier greift die DSGVO. Deshalb sollten Sie genaustens prüfen, inwiefern für ausreichend Datenschutz durch Ihre digitale Lösung gesorgt ist. Neben der Abwägung, ob branchenbedingt eine Cloud- oder Offline-Lösung vorzuziehen ist, sollten Sie sich zudem über folgende Punkte Gedanken machen:
- Standort des Servers: Data-Hosting ideal auf europäischem Boden entsprechend der europäischen Datenschutzrichtlinie.
- Verschlüsselung: SSL-Zertifikat mit aktuellem Standard.
- Zertifizierung: Produkt-Zertifikat durch einen verlässlichen Zertifizierungsdienstleister.
- Berechtigungen und Zugriffsmanagement: Wer kann in der jeweiligen Software auf Daten zugreifen, wie läuft die Vergabe von Berechtigungen?
- Investieren Sie ausreichend Zeit in Ihren Anforderungskatalog: Der Perfekt Fit ihrer HR-Softwarelösung ist kein Selbstläufer. Er hängt maßgeblich davon ab, wie genau Sie im Vorfeld definiert haben, welche Anforderungen durch ihr Tool bedient werden müssen.
- Seien Sie wachsam gegenüber Informationsquellen. Achten Sie bei Ihrer Informations-Recherche insbesondere darauf, unabhängige Quellen zu nutzen und setzen Sie zudem auf eigenständig den Produkttest – etwa per Testzugang oder Live-Demo. Unbedingt abklären: Welche Voraussetzung müssen für die Implementierung der HR-Software erfüllt werden und mittels welcher Schnittstellen können Sie sie ins vorhandene System integrieren – wirklich ALLE HR-Tools sollten am Ende vernetzt sein.
- Sichern Sie sich den bestmöglichen Support. Insbesondere bei Cloud-Lösung sollte der Support möglichst lückenlos erreichbar sein und eine schnelle Fehlerbehebung zum Standard gehören. Checken Sie zu diesem Zweck Kundenrezensionen und Onlinebewertungen. Übrigens: Supportleistungen sind meist keineswegs fix im Paket enthalten – es liegt an Ihnen, wie geschickt Sie Ihr Service-Level-Agreement aushandeln.
- Planen Sie die gesamte Implementierung genau durch. Ganzheitliches Handeln erfordert penibles Projektmanagement. Wichtige Punkte Ihres HR-Software-Implementierungsplans:
- Zeitplan: Wann soll welche Phase erreicht werden, wie greifen die einzelnen Schritte der Implementierung der HR-Software zeitlich ineinander?
- Rollenplan: Genau festzuzurren, wer mit welchen Ressourcen für welche Teilprozesse verantwortlich ist, macht für die Implementierung unbedingt Sinn. Denken Sie zudem an Stellvertreter, denn auch im Urlaub oder Krankheitsfall sollte die Implementierung nicht stocken. Rollen sollten übrigens auch nach dem Go-Live noch greifen: Legen Sie etwa eine verantwortliche Person fest, um Systeme zu evaluieren und Releases zu checken.
- Datenplan: Legen Sie fest, welcher Workflow der neuen HR-Software welche Daten benötigen wird – und wie diese aufbereitet sein müssen. Da diese Aufbereitung mitunter zeitaufwändig ist, ist es ratsam, sie bereits im Vorfeld in Form zu bringen.
- Kommunikationsplan: Stichwort Change Management: Nur eine persistente interne Kommunikation während des gesamten Implementierungsprozesses bereitet den Boden für einen geglückten Rollout und motivieren für eine hohe Employee Acceptance. Inhalte, die Sie dabei spielen können, wären etwa
- Gründe für Software-Wechsel darlegen
- Bedeutung der neuen HR-Software im großen Kontext aufzeigen
- Vorteile und Risiken erläutern
- Schulungsmöglichkeiten und Briefings. Tipp: Implementierungspartner einbeziehen, das entlastet das Projektteam.
- Budgetplan: Definieren Sie einmalige Posten für sämtliche Phasen der Implementierung sowie laufende Kosten etwa für das Hosting und das Zeitbudget für nötige personellen Ressourcen im Implementierungs-Team.
- Trotz aller Data, Facts & Figures: menschlich denken! Ja, Sie streben Zukunftsfähigkeit an. Doch die gelingt nur, wenn Ihr Team mitzieht. Deshalb gilt: Nicht alles sofort umschmeißen, sondern im Sinne der Employee Experience kleine Schritte in der Prozessoptimierungen gehen. Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein und achten auf eine intensive begleitende Kommunikation.
- Finden Sie Ihren individuellen Weg. Seinen Sie mutig und entscheiden Sie auf Grundlage dessen, was Ihr Unternehmen braucht, statt die Lösung der Mitbewerber 1:1 zu kopieren.
Benötigen Sie Unterstützung im Auswahl- oder Implementierungsprozess? Kontaktieren Sie noch heute unsere Expertinnen und Experten und holen Sie sich so das Wissen ins Team, das die Einführung Ihrer neuen HR-Software zum reibungslosen Erlebnis macht.