In den letzten Jahren hat die Digitalisierung viele Bereiche des täglichen Lebens und der Geschäftswelt verändert. Ein Unternehmensbereich, der stark von diesen Veränderungen betroffen ist, ist die Personalabteilung. Die Digitalisierung kann hier beispielsweise bei der Verwaltung von Personalakten, der Organisation von Bewerbungsprozessen, oder der systemgestützten Erstellung sämtlicher Dokumente von großem Nutzen sein. Eine der wichtigsten Veränderungen, die die Digitalisierung im Personalwesen mit sich bringt, ist die Automatisierung vieler Prozesse. Dies ermöglicht es den HR Bereichen von Unternehmen, Zeit und Ressourcen zu sparen, indem sie administrative Tätigkeiten digitalisieren.
Anwendungsbeispiele
Ein Beispiel für die HR Digitalisierung ist die Möglichkeit, Daten und Informationen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zentral zu speichern und zu verwalten. Dies ermöglicht es Personalabteilungen, schneller und ortsunabhängig auf Anfragen und Anforderungen zu reagieren und schneller Entscheidungen zu treffen. Beispielsweise können Unternehmen bzw. deren HR Bereich durch die Verwendung von Cloud-basierten Lösungen ihre Personalakten jederzeit und ortsunabhängig aufrufen. Die Zusammenarbeit und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens wird beschleunigt und effizient.
Ein weiteres Beispiel ist die Digitalisierung von Bewerbungsprozessen. Durch die Verwendung von Online-Formularen und elektronischen Lebensläufen können Unternehmen Bewerbungen schneller und einfacher verarbeiten. Auf der einen Seite profitieren die Unternehmen und Personalabteilungen, weil sie schneller werden, die Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern einfacher und die Koordination innerhalb des Unternehmens effizienter. Dadurch bekommen auf der anderen Seite die Bewerberinnen und Bewerber direkt einen positiven Eindruck vom Unternehmen als modernen Arbeitgeber.
Wie funktioniert HR Digitalisierung?
Aus unserer langjährigen Erfahrung als Unternehmensberatung für die Optimierung und Digitalisierung von Personalprozessen empfehlen wir folgende Schritte:
- Zieldefinition
- Prozessanalyse
- Ableitung von Anforderungen
- Marktübersicht
- Softwareauswahl
- Referenzprüfung
- Machbarkeitsworkshop
- Entscheidung
Nachgefragt: HR Digitalisierung
Hier können Sie in einem kurzen Video von unserem Gründer und Geschäftsführer Dr. Christian Ellrich mehr Details zu den Punkten erfahren.
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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung des Personalwesens die Effizienz steigern, die Datenverwaltung verbessern, die Kommunikation verbessern, die Erfahrungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verbessern und die Einhaltung von Vorschriften z. B. Datenschutz gewährleisten kann. Die Einführung eines digitalen HR-Systems trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen reibungsloser und effektiver arbeitet. Es ist klar, warum viele Unternehmen die HR-Digitalisierung nutzen, um einen besseren Arbeitsplatz zu schaffen – wenn Sie diesen Ansatz für Ihr Personalwesen in Betracht ziehen, gab es nie einen besseren Zeitpunkt!
HR Digitalisierung bezieht sich auf die Verwendung von Technologien in den Bereichen Personalwesen und deren Arbeitsplätze. Dazu gehören die Verwaltung von Personalakten, die Organisation von Bewerbungsprozessen, das Stellen, Bearbeiten und Genehmigen von Anträgen, die systemgestützte Erstellung von Dokumenten und die Verwaltung von Schulungen und Weiterbildungen. Durch die Digitalisierung werden diese Prozesse automatisiert und beschleunigt, was Zeit und Ressourcen spart und die Effizienz erhöht.
- Personalbeschaffung bzw. Bewerbermanagement
- Zeitwirtschaft (Zeiterfassung und –bewertung)
- Dienstplanung und Personaleinsatzplanung
- Digitale Personalakte
- Dokumentenerstellung und Dokumentenmanagement
- Entgeltabrechnung
- Personalcontrolling
- Personalentwicklung und Seminarmanagement
- Talentmanagement
- Reisekostenabrechung
- Workflows (Self Services: Employer Self Service (ESS), Manager Self Service (MSS))
Durch die Digitalisierung von HR-Prozessen trägt die Personalabteilung zum Erfolg des Unternehmens bei, da dem HR Bereich so ermöglicht wird, Abläufe zu digitalisieren und gleichzeitig ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern hochwertige Dienstleistungen zu bieten. Durch die Digitalisierung alltäglicher und administrativer Aufgaben können sich die HR-Teams auf strategische Initiativen zu z. B. Recruiting, Talentmanagement und Personal- und Führungskräfteentwicklung konzentrieren.
Personalabteilungen können von der Digitalisierung eine Vielzahl von Vorteilen erwarten, einige davon sind:
- Zeitersparnis durch die Digitalisierung von manuellen, administrativen Aufgaben
- Freiräume für strategische Personalarbeit
- Effizienzsteigerung durch schnellere Reaktion auf Anfragen und Anforderungen und schnellere Entscheidungen
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern inkl. der Mitarbeiter der Personalabteilung
- Verbesserte Kommunikation z. B. durch Kommunikationstools innerhalb der Software
- Bessere Einhaltung der Vorschriften und Richtlinien z.B. bei der Zeiterfassung oder der Reisekostenabrechnung.
Die Digitalisierung im Personalbereich kann mit einigen Herausforderungen verbunden sein. Einige der größten Hürden, die Unternehmen in der Regel bei der Digitalisierung im Personalbereich begegnen, sind:
- Mitarbeiterakzeptanz und tatsächliche Nutzung der Software
- Datensicherheit
- Integrationsfähigkeit
- Schulung