Stellen Sie sich vor, es gäbe einen Weg, um herauszufinden, welche Mitarbeitenden ihren Job am wahrscheinlichsten in den nächsten zwölf Monaten kündigen werden – und dies mit den richtigen Mitteln zu verhindern? Gibt es bereits: HR Analytics. Die auf Realdaten basierende Analyse von Unternehmensprozessen und Personalmaßnahmen unterstützt bei Entscheidungen des Personalmanagements. Wer hier das Potential von Big Data richtig ausschöpft, kann die Entscheidungsprozesse im Personalwesen erfolgreich optimieren.
Wie sich HR Analytics definieren lässt, welche Nutzen Unternehmen daraus ziehen können und welche Vorteile und Nachteile der Einsatz von HR Analytics mit sich bringt, erfahren Sie hier.
Was ist HR Analytics?
Unter HR Analytics oder auch People Analytics versteht sich die IT-gestützte Analyse von HR-Daten. Das Ziel: Prozesse und Maßnahmen der Personalabteilung auf der Grundlage von HR-Kennzahlen exakt zu analysieren, um diese zu verbessern und an aktuelle Anforderungen anzupassen. Um dies tun zu können, müssen in guter Regelmäßigkeit Daten durch die Personalabteilung erfasst, systematisiert und in Bezug zueinander gesetzt werden. Quellen für diese Daten sind etwa das Zeiterfassungssystem, Personalakten oder Lohnabrechnungen, aber auch qualitative Umfragen unter Mitarbeitenden, Kommunikationsplattformen wie das Intranet und Social Media oder aber HR-Data-Software.
Schnell kommt die Frage auf, wie sich HR Analytics von HR Controlling unterscheidet. Während es im Personalcontrolling vor allem darum geht, Daten zu dokumentieren und diese als Grundlage für Entscheidungen der Führungsebene bereitzustellen, ist HR Analytics in einem weitreichenderen Kontext zu verstehen. Im Fokus stehen hier erkennbare Muster sowie die Zusammenhänge zwischen den Datensätzen – auf deren Grundlage werden Vorhersagen getroffen und Strategien für die Erfüllung von Zielen aufgesetzt.
Die Basis eines HR-Analytics-Prozesses bilden die vier Bestandteile:
- Daten erfassen: Die Personalabteilung erhebt vorab definierte KPIs wie Beispielsweise die Fluktuationsrate, Krankheitsquote oder die Anzahl eingehender Bewerbungen.
- Daten überwachen und messen: Um die Qualität der erhobenen Leistungskennzahlen sicherzustellen, überwachen die Personaler diese über einen längeren Zeitraum.
- Daten analysieren: Aus den erfassten Daten ziehen HR-Expertinnen und -Experten nun mithilfe unterschiedlicher Analysemethoden Schlussfolgerungen. Häufig kommt hierbei eine HR-Analytics-Software zum Einsatz, die es möglich macht, große Datenmengen schnell auszuwerten. Auf diese Weise lassen sich Entwicklungen und Strömungen erkennen.
- Maßnahmen ableiten und umsetzen: Die Erkenntnisse aus der Analyse leitet das Personalmanagement nun in konkrete Stepps über, die es durchzuführen gilt.
Magie der Zahlen: Von diesem Nutzen profitieren Sie mit HR Analytics
Kaum ein Teilbereich der Personalarbeit birgt derzeit so viel zukunftsträchtiges Potenzial wie HR Analytics oder auch Workforce Analytics. Selbst erfahrene Personalverantwortliche sind begeistert, wenn sie durchschauen, wie umfangreich die Analyse von Daten aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen sie bei ihrer Personalarbeit unterstützen kann.
9 Bereiche, in denen die Methoden der HR Data Analytics in der Personalabteilung beispielsweise zum Einsatz kommen können, sind
- Recruiting: Die richtigen Kanäle zur Gewinnung neuer Mitarbeitender zu nutzen, ist für die Talent-Akquise essenziell. Wie erfolgreich der jeweilige Kanal ist, kann zuverlässig anhand von KPIs abgelesen werden. Dazu zählt etwa, wie häufig eine Stellenanzeige von Bewerbern aufgerufen wurde sowie ihre Conversionrate. Ebenso von Bedeutung ist aber auch, welche Kosten pro Bewerbung angefallen sind und wie viele Bewerbende insgesamt über einen bestimmten Kanal ins Unternehmen kommen – so lässt sich die Frage, Budget lieber zu LinkedIn oder zu StepStone, fundierter beantworten. Neben der Optimierung der Auswahl der jeweiligen Recruiting-Kanäle birgt HR Analytics zudem die Möglichkeit, die eigene Recruitingstrategie zu optimieren, indem konkrete Indikatoren für den Candidate Fit gegengerechnet werden. Passende Kandidaten können so gezielt ermittelt und zudem Prozessbestandteile wie die Anzahl der Auswahlrunden optimiert werden.
- Mitarbeiterbindung: Stichwort Fluktuation. Gründe für Kündigungen kommen auf den Prüfstand, um ihnen vorzubeugen. Außerdem lassen sich besonders zufriedene langjährige Mitarbeitende heranziehen: Ihre Daten zeigen möglicherweise Muster auf, wie sich Loyalität und Zugehörigkeitsgefühl auch bei anderen Kolleginnen und Kollegen erzeugen lässt.
- Zufriedenheit: Hier kommen klassische Werkzeuge wie qualitative Befragungen oder anonymisierte quantitative Fragebögen zum Tragen. Auf diese Weise können Meinungen zu Themen, Stimmungsbilder und Einstellungen im Zeitverlauf genau beobachtet werden und Einflussfaktoren auf die Mitarbeiterzufriedenheit identifiziert werden.
- Unternehmenskultur: Wie von selbst etablieren sich in nahezu jedem Unternehmen über die Zeit so etwas wie ungeschriebene Gesetze, wie die Dinge zu laufen haben. Gären diese Prozesse intransparent im Hintergrund, wirkt sich das möglicherweise extrem ungünstig auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus. HR Data Analytics kann helfen, jene Störfaktoren sichtbar zu machen und einzugreifen.
- Kollaboration: Um aufzuzeigen, wie Teammitglieder oder auch Teams untereinander besser zusammenarbeiten, hilft es, ein Blick auf die Daten zu werfen. Wie häufig tauschen sich Mitarbeitende im Intranet aus, wie steht es um den Datentransfer zwischen den Teams genutzten Kommunikationstool?
- Performance: Simple Fakten wie etwa welchen Umsatz ein einzelner Mitarbeitender erzeugt, wie viele Überstunden er leistet oder was er das Unternehmen explizit kostet, lassen in Kombination Rückschlüsse auf seine oder ihre Leistung zu.
- Kompetenzen: Fachkräftemangel lässt sich auch dadurch vermeiden, indem Personalstrategen das Kompetenzprofil der Belegschaft im Blick behalten. Wer genau weiß, wie es um die Auslastung an bestimmten Fähigkeiten steht, kann rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um den definierten Bedarf zu decken.
- Diversität: Wer arbeitet da eigentlich für das Unternehmen? Daten bilden das Profil der Belegschaft in puncto Eigenschaften und Hintergründen transparent ab und zeigen auf, wo angesetzt werden muss, um ein möglichst diverses Team zusammenzustellen – nicht nur ein wichtiger Bestandteil eines zeitgemäßen Employer Brandings, sondern auch ein echter Wettbewerbsvorteil, da Vielfalt die Innovationskraft fördert.
- Qualität der Führung: Es lohnt sich gewaltig, die eigene Führungsriege zu überprüfen. Denn die leitenden Köpfe sind nicht nur Posten mit Strahlkraft, die bei einer Fehlbesetzung auch ausgeprägten Schaden anrichten können. Vielmehr äußert sich ihre Güte auch sehr deutlich in Form von Kennzahlen, die mittels HR Analytics offenlegen können, wer als Führungskraft einen guten Job macht und wer nicht.
Erstaunlich effizient: Welche Vorteile bringt HR Analytics?
HR Analytics wandelt Rohdaten, wie sie tendenziell jeder HR-Abteilung in der ein oder anderen Form vorliegen, in fundierte Entscheidungsgrundlagen. Durch die Kontextualisierung und die Bezugnahme zu Hypothesen haucht die Analyse Zahlen und Fakten die Kraft ein, Trends aufzuzeigen, toxische Auswirkungen zu erkennen und den Outcome von Investitionen überprüfen zu können.
HR Analytics Beispiele: So können wertvolle Erkenntnisse für die Personalabteilung durch HR Analytics aussehen
- verlässliche Kriterien für die richtige Auswahl der Bewerber
- valide Zukunftsszenarien der Personalstruktur, auf deren Grundlage sich Fachkräftemangel vorbeugen lässt,
- evidenzbasierte Entscheidungshilfen bei der Personalauswahl, die zu einer höheren Rate an leistungsbereiten und zufriedenen Mitarbeitern führt oder
- konkrete Hinweise auf Handlungsbedarf in der Personalentwicklung, um die Fluktuationsrate gering zu halten.
Kein Allheilmittel: Welche Nachteile gehen mit HR Analytics einher?
Der Einsatz von HR Analytics sollte keineswegs dazu führen, Entscheidungen allein auf Grundlage von Daten zu treffen. Der menschliche Faktor ist im Personalwesen seitjeher berechtigter Weise von großer Bedeutung – schließlich geht es hierbei ja auch um Menschen. Nicht jedes Detail lässt sich in Zahlen und Fakten umwandeln und überprüfen – daher ist es ratsam, bei aller Liebe zu Big Data-Szenarien, im HR weiterhin auch auf das eigene Gespür zu setzen und die datengestützte Analyse als konstruktiven Support denn als komplettes Substitut zu verstehen.
Außerdem gilt es, das Thema Datenschutz mehr als ernst zu nehmen. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sollten über den Zeitraum und den Zweck von Datenfassungen informiert und um ihre Einwilligung gebeten werden – und zwar bevor ihre personenbezogenen Daten erfasst werden. Diese sollten selbstverständlich ausschließlich anonymisiert verwendet werden. Weil etwa das Bundesdatenschutzgesetzt und die Datenschutz-Grundverordnung greifen, macht es zudem Sinn, Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte in den Prozess zu involvieren, um sich rechtlich abzusichern.
Um zu vermeiden, dass aus der Datenanalyse ein Kraftakt wird, sollte zudem angestrebt werden, die Datenerhebung möglichst zielgerichtet und schlank zu halten. Sonst läuft die Personalabteilung Gefahr, unnötig Ressourcen in das Sammeln von Daten zu stecken, die sich im Nachgang als wenig aussagekräftig erweisen. Sammeln als Selbstzweck à la „es wird schon etwas dabei herauskommen“ zu betrachten, wäre hingegen höchst ineffizient.
Wie HR Analytics funktionieren kann – so einfach bringt Sie Datenanalyse auf Erfolgskurs
Schnell auf ein paar Knöpfe drücken und so automatisch die passenden Informationen für das eigene Business geliefert bekommen – so läuft es nicht via HR Analytics. Doch wer die Zeit und Ressourcen investiert – eine solide Software aus den Reihen der zahlreichen HR Analytics Tools erleichtert den Prozess deutlich – kann großartiges Potential aus den eigenen Daten freisetzen. Weil dies jedoch Expertise erfordert, sollte sich im Vorfeld eingehend mit der Thematik befasst werden, gegebenenfalls in HR Analytics-Specialists investiert und – der wahrscheinlich wichtigste Punkt – die Zielstellung der Vorgehensweise vorab festgezurrt werden. Denn wer einfach nur so Daten erhebt, ohne zu wissen, wohin das ganze führen soll, dem nützt auch das mächtigste Analyseinstrument wenig. HR Analytics braucht Struktur, Know-how und einen sensiblen Umgang mit Daten – dann wird dieser zukunftsträchtige Bereich zur echten, glanzvollen Hilfe für die Optimierung der Prozesse der Personalarbeit.