Faktencheck eAU-Pflicht: Die wichtigsten Punkte auf einen Blick

Tschüss „gelber Schein“, Hallo eAU: Seit dem 1. Januar 2023 ersetzt das neue digitale Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) den bisherigen papiergestützten Prozess, wenn Arbeitnehmende erkranken. Was diese Gesetzesänderung des SGB IV § 109 in Verbindung mit § 295 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SGB V im Klartext bedeutet und welche Pflichten derzeit auf Arbeitnehmende, Arbeitgeber und Ärztinnen wie Ärzte zukommen und welche Vorteile das Verfahren mit sich bringt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Definition: Was ist die eAU-Pflicht?

Früher lief es so: Erkrankte Arbeitnehmer, mussten ihre Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt oder eine Ärztin bestätigen lassen und diesen Nachweis – den berühmten „Gelben Schein“ – sowohl der Krankenkasse als auch dem Arbeitgeber vorlegen. Diese bisherige Praxis wurde durch eine Gesetzesänderung jedoch größtenteils digitalisiert. Nun ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) Pflicht. Dieser neue elektronische Prozess reduziert den Einsatz von auf Papier gedruckten Bescheinigungen erheblich und sieht im Detail (Stand 05/23) folgendermaßen aus:

Wenn Arbeitnehmende erkranken: Praxis ab dem 1.1.23

Ein Arbeitnehmer Er fühlt sich nicht in der Lage, seine Tätigkeit auszuüben und sucht eine Ärztin auf.
Die Ärztin stellt die Arbeitsunfähigkeit fest und schreibt den Arbeitnehmer für einen bestimmten Zeitraum krank.
- Dem Arbeitnehmer händigt sie eine ausgedruckte Bescheinigung aus.
- Außerdem übermittelt sie bis spätestens 24:00 Uhr die Daten der Krankschreibung digital an dessen Krankenkasse. Im Krankenhaus übermitteln Ärzte Aufnahme- und Entlassungsdaten.
Der Arbeitnehmer teilt seinem Arbeitgeber unverzüglich nach der Krankschreibung, per Telefon oder E-Mail, die Tatsache und Dauer seiner Arbeitsunfähigkeit mit.
Nun stellt der Arbeitgeber oder die für diesen Zweck beauftragte Dienstleisterin eine digitale Anfrage an den Kommunikationsserver der Krankenkasse, um die eAU-Bescheinigung zu erhalten.
Erhält die Krankenkasse eine solche Anfrage, muss sie die Daten für Arbeitgeber in Form einer eAU auf dem Kommunikationsserver bereitstellen.
Der Arbeitgeber oder seine Beauftragte wird benachrichtigt, sobald die eAU bereitgestellt wurde. Abrufbar ist sie ab dem Folgetag der ärztlichen Feststellung.

Das steckt drin: Folgende Daten sind in der eAU enthalten

Die Angaben der eAU entsprechend weitgehend der alten papiergestützten Bescheinigung. Enthalten sind:

Name des Beschäftigten
Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
Kennzeichnung, ob es sich um eine Erst- oder Folgemeldung handelt
Weitere Angaben, etwa ob Anhaltspunkte für einen Arbeitsunfall, Unfall oder dessen Folgen vorliegen

Da diese Daten von nun an rein elektronisch übermittelt werden können, kommt der Prozess mit Ausnahme des gedruckten Nachweises für die eigene Dokumentation des Patienten nahezu ohne Papier aus. Doch auch die digitale Variante greift wieder auf ausgedruckte AUs in Form eines Stylesheets mit Barcode und den Versand per Postweg zurück, sollte es zu einem Störfall kommen. Beispielsweise dann, wenn in der Arztpraxis die Internetverbindung ausfällt – doch im Gegensatz zu früher übermittelt nun die Arztpraxis die Bescheinigung in Papierform an die Krankenkasse, welche die Daten dann über ihren Kommunikationsserver auf elektronischem Weg weiter an den Arbeitgeber gibt.

Für wen die neue eAU-Regelung gilt – und für wen nicht

Sie spart Papier und optimiert den Prozess der Krankschreibung. Dennoch gilt es bei der neuen Regelung, genau auf die Details zu achten. Denn nicht in jedem Fall greift die Umstellung auf das elektronische Verfahren der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Die Ausnahmen von der eAU:

Privatversicherte Arbeitnehmende: Privat Krankenversicherte verfahren wie bisher, da die Verpflichtung zur eAU nur für gesetzlich versicherte Beschäftigte gilt.
AU-Bescheinigungen aus dem Ausland: Stellt eine ausländische Arztpraxis die AU aus, wird nach wie vor auf die papiergestützte Variante zurückgegriffen.
Bescheinigung der Krankheit eines Kindes: Handelt es sich um einen minderjährigen Beschäftigten, greift ebenfalls das bisherige Verfahren zur AU inklusive Vorlagepflicht beim Arbeitgeber.
Minijobber in Privathaushalten: Wer geringfügig beschäftigt für privat arbeitet, ist nicht von der Neuregelung betroffen.
Kein Vertragsarzt: Wird die AU durch einen Arzt festgestellt, der kein Vertragsarzt ist, ergo keine Zulassung zur ambulanten ärztlichen Versorgung gesetzlich Krankenversicherter hat, muss nach wie vor mit der Papierform gearbeitet werden. Das ist etwa bei Privatärzten oder Ärzten im Ausland der Fall.
Schwangerschaft und Mutterschaft: Für schwangere Arbeitnehmende, die aufgrund ihrer Schwangerschaft ihre Tätigkeit nicht mehr ausüben dürfen oder sich bereits im Mutterschutz befinden, gilt das eAU-Verfahren nicht. Der Grund: Eine Schwangerschaft wird definitorisch nicht als Krankheit betrachtet, vielmehr greift hier ein Verbot der weiteren Ausübung der Tätigkeit nach dem Mutterschutzgesetz. Allerdings: Erkrankt die Schwangere oder leidet unter Schwangerschaftsbeschwerden, greift die eAU.
Arbeitnehmer in Rehabilitation- und Vorsorgemaßnahmen: Diese gesonderten Fälle der Arbeitsunfähigkeit sind bisher vom neuen Verfahren ausgeschlossen.

Pflichtprogramm: Das müssen Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Ärzte im Zuge der eAU beachten

eAU-Pflichten für Arbeitnehmer

Wer als gesetzlich versicherter Arbeitnehmer erkrankt, muss zwar keine ärztliche Bescheinigung in Papierform beim Arbeitgeber vorlegen. Trotzdem ist er dazu verpflichtet, sich per E-Mail oder telefonisch unverzüglich krankzumelden und den Arbeitgeber über die voraussichtliche Dauer des krankheitsbedingten Ausfalls zu informieren. Grundlage hierfür ist die Mitteilungspflicht der Beschäftigten § 5 Abs. 1 Satz 1 EntgfG.

Außerdem müssen Arbeitnehmende im Rahmen der Feststellungspflicht nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) ihre Erkrankung durch einen Arzt oder eine Ärztin feststellen lassen. Der Zeitpunkt, zu dem eine ärztliche Feststellung erforderlich wird, hängt von den jeweiligen vertraglichen Regelungen mit dem Arbeitgeber ab. Üblicherweise wird ein ärztlicher Nachweis verlangt, wenn ein Arbeitnehmer länger als drei Kalendertage arbeitsunfähig ist. Allerdings können Betriebe, Behörden und Praxen auch einen früheren Nachweis verlangen.

In jedem Fall erhalten Arbeitnehmer beim Arztbesuch eine ausgedruckte Bescheinigung für die eigene Dokumentation. Auf Wunsch können sie sich zusätzlich noch einen unterschriebenen Ausdruck der Arbeitgeberversion aushändigen lassen – nicht mehr in Form eines gelben Scheins, aber als Papierausdruck. Dies ist ratsam, da die Papierbescheinigung aktuell noch als gesetzlich vorgesehenes Beweismittel etwa bei der fehlgeschlagenen elektronischen Übermittlung angedacht ist.

Vorteil der eAU für Arbeitnehmer

Arbeitnehmende werden entlastet, da die Nachweispflicht des 5 Abs. 1 EFZG für sie entfällt.

eAU-Pflichten für Arbeitgeber

Im Gegensatz zum vorherigen Verfahren müssen Arbeitgeber nun selbst die Initiative ergreifen: Sie müssen die Daten der Arbeitsunfähigkeit, auch bei Folgebescheinigungen, eigenständig elektronisch bei jeweiligen Krankenkassen anfordern.

Achtung, das bedeutet im Detail: Interne Prozesse sind umzustellen. Weil von nun an proaktiv basierend auf der mündlichen oder schriftlichen Krankmeldung der Mitarbeitenden die AU von der Krankenkasse angefordert werden muss, gilt es, einen reibungslosen Kommunikationsfluss sicherzustellen.

Beispiel: Ist etwa die Entgeltabrechnung für diesen Vorgang zuständig und der Mitarbeitende meldet sich in seiner Abteilung krank, sollten die beiden Stellen die Information über die Krankmeldung zeitnah austauschen, damit die eAU angefordert werden kann. Einen Sonderfall stellt zudem die Vergabe der Entgeltabrechnung an extern Beauftragte wie Steuerberater und dienstleistende Rechenzentren dar: Auch diese muss die Info über länger als drei Tage krankgemeldete Arbeitnehmende zuverlässig erreichen. Besteht im Unternehmen ab dem ersten Tag der Erkrankung die Feststellpflicht, muss dies bereits früher geschehen, damit die AU-Daten vom Kommunikationsserver der Krankenkasse abgerufen werden können.

Auf einen Blick: Die relevantesten Infos für Arbeitnehmer zur eAU

Wer ist berechtigt: Arbeitgeber dürfen die eAU bei der Krankenkasse anfordern, wenn ihr Arbeitnehmender
- zum Zeitpunkt der Datenlage beschäftigt ist
- er oder sie dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit bereits mitgeteilt haben
- der Arbeitnehmende zum Zeitpunkt des Abrufs gesetzlich krankenversichert ist

Sollte eine der drei Bedingungen nicht erfüllt sein, dürfen Arbeitgeber rechtlich gesehen die eAU nicht anfordern.

Wann erfolgt der Abruf: Es wird empfohlen, die Daten frühestens ab dem fünften Kalendertag abzurufen, sofern das Unternehmen drei Krankheitstage ohne ärztlichen Nachweis erlaubt. Eine Folgebescheinigung sollte frühestens einen Kalendertag nach dem Ende der bisherigen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung angefordert werden. Sollte eine Anfrage zu früh gestellt werden, erhält der Arbeitgeber eine Fehlermeldung mit dem Kennzeichen 4, dass die eAU noch nicht eingetroffen ist. Liegt der Krankenkasse zum Zeitpunkt der Abfrage noch keine Bescheinigung von Arztseite vor, prüfen die Kassen 14 Tage lang, ob AU-Daten eingehen und senden sie dem Arbeitgeber proaktiv zu. Allerdings kann eine zu früh gestellte Anfrage eventuell storniert werden, wenn die Rückmeldung der Krankenkasse aussteht. Vom Kommunikationsserver der Krankenkassen ist derzeit eine wöchentliche Abholung Trotzdem sind rückwirkende Abfragen bis zum 01.10.2021 möglich. Insgesamt sollten Daten innerhalb der Verjährungsfristen abgerufen werden.
Wer kann wie oft anfordern: Die eAU kann auch mehrfach und von verschiedenen Stellen abgerufen werden, wie etwa vom betrieblichen Steuerberater. Zu beachten ist: Derselbe AU-Zeitraum kann innerhalb von 14 Tagen nur einmal von einer Absenderadresse abgefragt werden. Sammelabfragen an den GKV-Kommunikationsserver für verschiedene krankgemeldete Arbeitnehmer sind prinzipiell möglich.
Voraussetzungen für den Abruf: Für den Abruf der Arbeitsunfähigkeitsdaten vom Kommunikationsserver der Krankenkassen müssen Arbeitgeber eine zugelassene und datenschutzkonforme Software einsetzen, welche die Daten gesichert und verschlüsselt überträgt. Verschiedene zertifizierte Abrechnungsprogramme für das Arbeitgeberverfahren finden Sie hier aufgelistet. Für eine umfassende Beratung nehmen Sie gerne jederzeit Kontakt zu uns auf.

Vorteile der eAU für Arbeitgeber

Die eAU wir sicher und schnell an die Krankenkasse und somit an den Betrieb übermittelt. Auf diese Weise können Unternehmen den Krankenstand der Mitarbeitenden schneller in ihrer Arbeitsplanung berücksichtigen.
Die eAU vereinfacht das lückenlose Dokumentieren von Krankheitszeiten.
Die Krankenkasse prüft Angaben der AOK zufolge, ob die Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall aufgrund von Vorerkrankungen ausläuft und meldet dies dem Arbeitnehmer. So besteht Klarheit über „nicht anrechenbare“ und „anrechenbare“ Zeiten.

eAU-Pflichten für Ärztinnen und Ärzte

Vertragsärzte müssen seit dem 1.1.23 die Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit elektronisch an die Krankenkasse ihrer Patientinnen und Patienten übermitteln.

Quick-Check: Diese Telematikinfrastruktur und technisches Equipment benötigen Ärztinnen und Ärzte für die eAU

KIM-Dienst (Kommunikation im Medizinwesen) zur sicheren Übertragung der eAU via KIM
E-Health-Kartenterminal zum Stecken des eHBA
Heilberufsausweis eHBA 2. Generation zur rechtssicheren eSignatur, erhältlich bei Landesärztekammer
Praxissoftware-Update eAU
Update des Konnektors: PTV3 für die Stapel- und PTV4+ für die Komfortsignatur
Drucker zum Papierausdruck des Stylesheets

Workflow für Ärztinnen und Ärzte

Arztpraxen stellen die AU-Bescheinigung mit der eigenen Praxissoftware aus und bereiten sie für den Versand vor. Die Signatur der Ärztin oder des Arztes erfolgt ebenfalls elektronisch, bevor die eAU via KIM-Dienst (Kommunikation im Medizinwesen) an die Krankenkasse übermittelt wird. Anschließend muss das ausgedruckte Exemplar des Arbeitnehmers ausgehändigt werden. Auf Wunsch kann zusätzlich ein signiertes Arbeitgeberexemplar ausgedruckt werden. Arbeitslose erhalten ebenfalls die gedruckte Arbeitgeberversion.

Die elektronische Signatur der eAU ist für Ärztinnen und Ärzte in zwei verschiedenen Varianten möglich:

Komfort: Mit dem Heilberufsausweis (eHBA) und der Signatur-PIN können im laufenden Betrieb pro Tag jeweils bis zu 250 Signaturen freigegeben werden. Einzig muss hierfür der eHBA durchgängig im Kartenterminal stecken, ansonsten muss die PIN erneut eingegeben werden.
Stapelsignatur: Sie erlaubt, mehrere Dokumente gleichzeitig elektronisch zu unterschreiben. Dies kann etwa am Ende des Praxistages nach einmaliger Eingabe der Signatur-PIN geschehen.

Insgesamt empfiehlt sich die Variante der Komfortsignatur: So lassen sich eventuelle Störfalle sofort erkennen und entsprechende Maßnahmen wie der Postversand der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Krankenkasse können zeitnah eingeleitet werden.

Mindestens einmal täglich sollten Arztpraxen die eAU-Daten an die Krankenkassen übertragen. Ist der Versand aufgrund einer Störung nicht möglich, weil etwa die Internetverbindung ausfällt, ist den Versicherten eine Papierbescheinigung mit Barcode auszuhändigen. Wird der Störfall erst dann bekannt, wenn der Patient die Praxis bereits verlassen hat, muss die Bescheinigung auf dem Postweg versendet werden, sollte der eVersand bis zum Folgetag nicht möglich sein.

Ärztinnen und Ärzte können von der Krankenkasse eine Zustellbestätigung anfordern. Allerdings sind diese nicht dazu verpflichtet, den Empfang zu bestätigen. Erfolgt 24 Stunden lang keine Fehlermeldung, gilt die eAU als zugestellt. Storniert werden kann die eAU innerhalb von 5 Tagen via signierter KIM-Nachricht.

Für die Behandlung in Form eines Hausbesuchs bieten sich zwei Optionen an:

Entweder bereiten die behandelnde Ärztin oder der behandelnde Arzt im Vorfeld ein ungefülltes Formular vor, welches sie vor Ort ausfüllen und per Hand signieren. Dann kann dem Arbeitnehmer die Patientenausfertigung direkt ausgehändigt werden, die elektronische Datenübertragung erfolgt im Nachgang mittels Software in der Praxis.
Oder sie erstellen die eAU erst nach dem Hausbesuch in der Praxis und versenden die Papierausfertigung für den Patienten per Post.

Wichtig: Ärztinnen und Ärzte haben bis zum Ende des nachfolgenden Werktages Zeit, um eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch zu übermitteln. Findet beispielsweise der Hausbesuch an einem Dienstag statt, muss die eAU spätestens bis Mittwochabend an die Krankenkasse übermittelt werden.

Vorteile der eAU für Ärztinnen und Ärzte:

Sichere und schnelle Übermittelung der eAU an die Krankenkassen der Patientinnen und Patienten.
Durch die eAU besteht ein geringeres Verlustrisiko der Bescheinigung. Dies führt zu Zeitersparnis, da es deutlich seltener zu Zweitkontakten mit Patientinnen und Patienten aufgrund verlorener AU-Bescheinigungen kommt.
Der interne Workflow wird optimiert, da die direkte Signatur der eAU mittels eHBA schnellere Wege ermöglicht.

Für eine ausführliche Beratung zur idealen Software rund um die Übermittlung der eAU nehmen Sie jetzt Kontakt zu unseren Beraterinnen und Beratern auf.