Eine Frage der Zeit: Besser Cloud- oder on-premise-Lösung für Ihre HR-Software?

Sie stellen Ihre aktuelle HR-Software-Strategie auf den Prüfstand oder stehen als HR-Führungskraft vor der Investition in eine dringend benötigte neue Anwendung? Unweigerlich gilt es nun, sich damit auseinander zu setzen, in welcher Weise Ihre Software implementiert werden soll: cloudbasiert oder on-premise sind dabei die Pole, zwischen denen sich Ihre individuelle Lösung bewegt. Noch – denn der Trend geht klar in Richtung Cloud-Computing. In welchen Fällen ein Lizenzmodell dennoch Sinn macht, welche Vor- und Nachteile Cloud-Lösungen mit sich bringen und worauf Sie bei der Wahl Ihrer HR-Software achten sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

HR-Software-Auswahl: Cloud – oder doch lieber on-premise?

Um eine fundierte Entscheidung bei der Wahl zwischen Cloud vs. on-premise treffen zu können, haben wir Ihnen nachfolgend die wichtigsten Facts zusammengefasst.

Quickcheck: Was ist eine Cloud-Lösung?

Die übergeordnete Definition von Cloud-Computing lautet: IT-Ressourcen, von Infrastruktur über Plattformen bis hin zu Software, werden über ein Netz bereitgestellt und via Schnittstelle genutzt. Bildlich gesprochen, funktioniert eine Cloud also wie ein gigantischer Computer, auf den Sie von Ihrem Standort aus zugreifen können – verwaltet und gespeichert werden Ihre Daten dabei zumeist in den anbietereigenen Rechenzentren. Keine Frage: Cloudlösungen sind in der Breite angekommen. 84 Prozent deutscher Unternehmen mit 20 und mehr Beschäftigten agieren einer 2022 durchgeführten Studie von KPMG zufolge in der Cloud. Doch Vorsicht angesichts dieser Zahlen: Cloud ist nicht gleich Cloud. Es existieren vielmehr verschiedene Bereitstellungsmodelle, darunter

• Private Cloud: In dieser Variante nutzen Sie als einzige Institution die Cloud. Sie organisieren diese dabei entweder selbst oder lassen dies per Dienstleister durchführen.
• Public Cloud: Ein Anbieter betreibt Cloud-Services und stellt diese großen Gruppen, etwa ganzen Branchen, über das Internet zur Verfügung. Will heißen: Neben Ihrem Unternehmen nutzen zahlreiche weitere Institutionen die Cloud. Gehosted werden die in diesem Rahmen angebotenen Services jeweils im Rechenzentrum des Anbieters. Große Namen in diesem Bereich sind derzeit etwa Amazon Web Services (AWS), Google Cloud Platform (GCP), IBM Cloud, Oracle Cloud, Alibaba Cloud oder Microsoft Azure. Im Personal-Bereich sind es beispielsweise P&I Loga HR, Personio oder die SAP S/4HANA Cloud.

und

• Hybrid Cloud: Mindestens zwei eigenständige Cloud-Infrastrukturen werden gemeinsam über standardisierte Schnittstellen genutzt. Hierbei können Sie Anwendungen und Speicherkapazität öffentlicher und privater Clouds kombinieren.

Cloud Services im Überblick

Je nachdem, für welchen Cloud-Anbieter, oder auch Cloud Service Provider (CSP), Sie sich entschieden haben, bietet Ihnen dieser eine oder mehrere Arten von Cloud Services – ohne dass Sie hierfür unternehmenseigene Infrastruktur benötigen. Die gängigsten Servicemodelle sind

• Infrastructure as a Service – IaaS: Interessant, wenn kaum eigene IT-Infrastruktur vorhanden ist – Sie können sich je nach Bedarf standardisierte Rechenleistung, Datenspeicher oder Netze beim CSP buchen. Welches Betriebssystem mit welchen Anwendungen Sie für Ihre HR darauf aufspielen, bleibt Ihnen frei überlassen.
• Platform as a Service – PaaS: Implementiert in die Infrastruktur des Providers, können Sie verschiedene Tools zur Anwendungsentwicklung sowie Entwicklungsumgebungen mittels Schnittstelle nutzen. Sinn macht diese Art von Service demnach vor allem für Unternehmen aus der Software-Entwicklung. Bekannte Provider für PaaS sind die Google App Engine (GAE), force.com oder Microsoft Azure.
• Software as a Service – SaaS: Talentakquise, Gehaltsabrechnung, Bewerbermanagement – egal, welche Art von Anwendung Sie nutzen möchten, bei SaaS ist es ein und dieselbe vom Provider via Schnittstelle zur Verfügung gestellte Software, auf die mehrere Nutzer zeitgleich zugreifen. Die Daten jedoch werden getrennt voneinander verwaltet.

Quickcheck: Was heißt Software on-premise?

Im Grunde genommen handelt es sich bei einer on-premise-Lösung für HR- oder andere Software um ein Lizenz- oder Nutzungsmodell. Sie kaufen Version X einer Software, welche zumeist in Ihrem lokalen Rechenzentrum installiert wird. Ursprünglich waren es nun Kabel, über welche die einzelnen Arbeits-PCs mit dem Rechnerraum verbunden waren, um auf die Software zuzugreifen. Im Zuge der Digitalisierung ist on-premise Software mittlerweile auch kabellos als Private Cloud-Variante, betrieben in der firmeneigenen Infrastruktur, umsetzbar. Hierbei sind Sie als Unternehmen in Eigenregie für Infrastruktur, Sicherheitsthemen und die Weiterentwicklung der Cloud-Umgebung zuständig.

Gegen den Strom: Wann on-premise Lösungen trotz allem sinnvoll sind

Der Trend hin zur Cloud ist unaufhaltsam: Während vor gut zehn Jahren sämtliche etablierte Software-Anbieter noch auf on-premise-Lösungen setzten, haben viele mittlerweile ihre Investitionen in diesem Bereich weitgehend eingefroren. Die Entwicklung vorhandener on-premise-Versionen ist gedrosselt, Erhalt das Minimalziel – mit Enddatum. Beispielsweise läuft die beliebte ERP Human Capital Management Lösung von SAP bereits 2027 aus, der Extended Maintenance Service endet 2030. Ebenso setzt Branchengigant DATEV bei Neuentwicklungen künftig ausschließlich auf Cloud-Architektur. Zusätzlichen Schub verlieh der Cloud-Technologie zudem die Pandemie. Denn im Gegensatz zur starren on-premise-Infrastruktur konnten Unternehmen mit Cloud-Technology wesentlich flexibler auf die Anforderungen der Krise – etwa in puncto remote-Work – eingehen. Eine Performance, die sich auszahlte.

Vergehen zehn weitere Jahre, wird es auf dem Anbietermarkt vermutlich kaum noch on-premise Angebote für HR-Software geben. Aus Perspektive der Provider ist der cloud-only-Ansatz eine nachvollziehbare Gangart, lassen sich doch neue Funktionen in der flexibleren, modularen Cloud viel einfacher integrieren, Updates und Fehlerkorrekturen können sämtlichen Kunden schnell und mühelos in einem einzigen Vorgang aufgespielt werden.

Und trotzdem: So lange die Transformation im Gange ist und noch on-premise-Lösungen für das Daily Business in der HR existieren – vielleicht nutzt Ihr Unternehmen bereits seit vielen Jahren diese Variante der Software-Implementierung – ist es durchaus sinnvoll, sie in Erwägung zu ziehen. Denn in speziellen Fällen überwiegen deren Vorteile, auch wenn diese Lösung zeitlich begrenzt sein wird.

Mögliche Vorteile von Software on-premise:

• Kosten sparen: Vor allem für große Unternehmen kommt die on-premise-Lösung insgesamt günstiger daher, auch wenn inhouse oder externe Personalkosten für Schulung und Wartung in die Total Cost of Ownership einkalkuliert werden müssen.
• unbegrenzt nutzen: Ist die Software-Lizenz einmal eingekauft, kann die Anwendung unabhängig vom externen Anbieter unbegrenzt genutzt werden. Sie ist jederzeit zuverlässig verfügbar, als kabelbasiertes System sogar ohne Internetverbindung, in der Private Cloud auch aus dem Homeoffice mit entsprechend gesicherten Verbindungen – zumindest theoretisch. Denn wie kompatibel eine Version auf Dauer mit der allgemeinen Weiterentwicklung von Umgebungen und Schnittstellen ist, hängt maßgeblich damit zusammen, ob sie noch auf dem neuesten Stand gehalten wird. Andererseits besteht auch kein Zwang, die Version zu erneuern, was jedoch nicht für die regelmäßig notwendige Investition in Hardware und Wartungspersonal gilt.
• uneingeschränkt kontrollieren: Weil Sie Ihre Daten im Rahmen der on-premise Softwarenutzung auf eignen Servern speichern und diese ergo im Haus bleiben, liegen sämtliche Prozesse zur Kontrolle der Sicherheit Ihrer Daten zu hundert Prozent auf Seiten Ihres Unternehmens.
• hochgradig individualisieren: on-premise-Lösungen können im Vergleich zur Cloud sehr viel spezifischer an die unternehmenseigenen Anforderungen angepasst werden – insofern die Ressourcen hierfür im eigenen Unternehmen vorhanden sind.
• Vorhandene IT-Infrastruktur nutzen: Ab einer gewissen Größe betreiben Unternehmen häufig ein eigenes Rechenzentrum. Haben Sie demnach ein großes IT-Budget, moderne Servertechnologie sowie ein gut aufgestelltes Entwickler-Team in Petto, ist die eigene Lizenz-Software die bessere Wahl.

Die Nachteile: Diese Argumente sprechen gegen on-premise

Doch nicht umsonst setzt sich Cloud-based Software auf dem Markt zunehmend durch. In Sachen Datenschutz existieren – zumindest in Hinblick auf Anbieter mit Servern auf deutschen oder europäischen Boden – kaum noch Unterschiede, hier haben die Cloud-Anbieter unter Hochdruck aufgeholt. Doch Vorsicht: Wer auf Cloud-Software von US-amerikanischen Anbietern wie etwa AWS oder Microsoft Azure setzt, bewegt sich datenschutztechnisch auf unsicherem Terrain. Denn nach aktueller Rechtslage kann ein Zugriff der Anbieter auf die personenbezogenen Daten nicht ausgeschlossen werden. Weil Anbieter um die Bedenken wissen, bieten sie zum Teil nicht nur Hosting auf deutschen bzw. europäischem Boden an – sondern lassen ihre Server auch von hiesigen Unternehmen betreiben. Auf diese Weise greifen in puncto Datenzugriffsrechte nicht die US-Gesetze, sondern europäische Regelungen.

Insgesamt macht jedoch ein bei on-premise Lösungen häufig entstehender Tech-Mix aus alten und neuen Systemen Unternehmen anfälliger für Hackerangriffe. Ein Zustand, den vor allem die vollständige Migration in die Cloud beheben kann. Das drohende Szenario des Support-Endes, was im Worst Case bei einer Störung zu Stillstand und Data Loss führt, wiegt wohl am schwersten gegen die Entscheidung für weitere Investitionen in on-premise-Solutions. Die teure Kühlung der eigenen Serverräume, Ausfallzeiten bei Updates sowie die hohen Personalkosten zur Wartung unterstreichen diesen Punkt lediglich.

Blick nach vorn: Cloud kommt – mit Plus- und Minuspunkten im Gepäck

In absehbarer Zeit werden on-premise-Lösungen verdrängt sein: Die Zukunft der Human Resources-Software ist definitiv Cloud-basiert. Neben all den Vorzügen, die diese Entwicklung für Sie mit sich bringt, gibt es natürlich auch Schattenseiten. Zu erwähnen sind etwa Themen wie der extrem hohe Stromverbrauch von Cloud-Anwendungen, der sich deutlich auf den CO2-Abdruck Ihres Unternehmens auswirkt. Zudem sind SaaS-Angebote häufig wenig individualisierbar: Standards werden souverän bedient, doch individuelle Schnittstellen für spezifische Anforderungen sind mitunter sehr aufwändig. Wer diesen Zustand nicht hinnehmen will, muss weitere Apps, Products und Software integrieren, was die Cloud Lösung insgesamt wieder teurer macht.

Positive Bilanz: Was sind die Vorteile von Cloud Lösungen?

Bevor nun aber Resignation einsetzt, weil Sie nun mal keine ausgereifte IT-Infrastruktur mit vorhandener on-premise-Lösung vorweisen können, Ihr Software-Budget eher überschaubar und die eigene IT gut bis übermäßig ausgelastet ist: Cloud-Lösungen können so einiges. Unter anderem brillieren sie mit diesen 7 Vorteilen:

1. Kosteneinsparung – für kleine Unternehmen und Start-ups. Clouds machen die Investition in teure Hardware nahezu überflüssig, wodurch sie sich im Vergleich zum Lizenzmodell bis zu einer gewissen Unternehmensgröße lohnen.
2. Bedarfsorientiert verfügbar: Da die einzelnen Anwendungen modular verfügbar sind, können Sie entsprechend Ihrer Anforderungen explizit jene Bestandteile kaufen, die sie brauchen – und auf unnötige Zusatzleistungen verzichten.
3. Komfortables Handling: Expertise und Ressourcen für Wartung, Updates und Backups können Sie sich ebenso sparen – das managed Ihr Provider als bestens geschulter Support-Partner. Freuen Sie sich also über Updates ohne Down-Zeiten und einen garantierten nahezu reibungslosen Betrieb. Sicher, für diesen Service lassen sich Hersteller auch bezahlen. Doch indem das Customizing und Einspielen der Daten in Zusammenarbeit mit dem Support des Providers erfolgt, entlasten Sie Ihre IT schon von Beginn an – in Zeiten hoher Auslastung ein echtes Plus.
4. Flexibilität: Neue Tools und Software sind als Cloud-Lösung deutlich schneller live und nutzbar. Kein Service-Techniker muss mehr vor Ort Software auf Ihren Server aufspielen. So kann wesentlich schneller auf Entwicklungen reagiert werden.
5. Wechselfreundlich: Sie präferieren morgen ein anderes Software-Angebot? Die technologischen Möglichkeiten einer Cloud-Lösung bietet Ihnen einen extrem niedrigschwelligen Provider-Wechsel.
6. Ständige Weiterentwicklung: In der Rate für den Cloud-Service inklusive: neue Funktionen, Fehlerbehebung und Updates, die sofort verfügbar sind, sobald diese ausgerollt wurden.
7. Ortsunabhängiges Arbeiten: Eine Cloud Software befreit Ihre HR endgültig von ortsgebundenem Arbeiten. Mobil, remote, dezentral – alles möglich mit der Cloud. Grundvoraussetzung ist natürlich eine stabile Internetverbindung.

Die Argumente zur Glaubensfrage on-premise vs. Cloud liegen auf Ihrem Tisch respektive Bildschirm. Nun sind Sie am Zug, abzuwägen und Ihre HR-Software weiter zukunftsfähig zu halten. Sie wünschen sich eine dezidierte Beratung zur Auswahl Ihrer HR-Software? Kontaktieren Sie unser Beratungsteam jetzt.