Reisekostenabrechnung

Besser, schneller, leichter: Geschäftsreisen abrechnen mit digitalem Travelmanagement

Nach Geschäftsreisen von Mitarbeitenden Stunden in die Abrechnung von Belegen investieren? Dienstreisen abzurechnen, geht auch anders: vom Einsatz eines digitalen Travelmanagements profitiert Ihre Personalabteilung sofort spürbar. Denn eine Travelmanagement-Software gestaltet die Workflows rund um die Geschäftsreise durch ihre intuitive Handhabung nicht nur einfacher, sondern garantiert zudem eine sehr viel schnellere Abwicklung sämtlicher administrativer To-dos rund um die Reisekostenabrechnung. Mitarbeitende können hierbei effizient in den Verwaltungsakt eingebunden werden: Im Handumdrehen können diese selbstständig Belege digitalisieren und einreichen – übersichtlich zugeordnet zur fix angelegten Reise. Ob sie dies im Zug, aus dem Homeoffice oder im Hotelzimmer erledigen, steht ihnen frei – möglich ist dies dank mobilen App-Lösungen für die Reisekostenabrechnung. Ein weiterer Pluspunkt: Personalfachkräfte müssen sich nicht mehr länger den Kopf darüber zerbrechen, welche Pauschale nun für welche Auslandsreise gilt, wie es um den Verpflegungsmehraufwand steht oder welche Versteuerungsmethode vorzuziehen ist – das übernimmt die Software genauso wie die Prüfung, ob korrekt abgerechnet wurde. Und schon steht der HR wieder mehr Zeit für strategisch bedeutsamere Tasks zur Verfügung. Belege vergessen, doppelt oder an falscher Stelle eingereicht: menschliche Fehlerquellen werden überdies vermieden, indem automatische Reminder, Duplikat-Alerts und die transparente Darstellung relevanter Informationen ihnen den Boden entziehen.

Intertours, Spendesk, Spesenfuchs, Lanes & Planes, TravelPerk, Lexware, Rydoo, HRworks Reisemanagement, N2f, Certify oder doch lieber DATEV-Partner Circula? Um die passende Lösung für das eigene Business auszuwählen, gilt es beim Vergleichen der Anbieter neben Funktionsumfang, Datenschutz und Preis des Produkts auch darauf zu achten, welche Version beziehungsweise welches Paket des Reisekostenabrechnung Tools welche Leistungen enthält. Denn diese unterscheiden sich mitunter deutlich hinsichtlich des inkludierten Supports. Unbedingt ratsam ist es hier, die Produkte vor dem Kauf ausgiebig zu testen. Ein solcher Test ist häufig mit über eine kostenlose Probeversion der Reisekostenabrechnungs-Software möglich.

So funktioniert’s: gängige Funktionen von Reisekostenabrechnungs-Software am Praxis-Beispiel erklärt

Für Vera aus dem Management steht eine Geschäftsreise nach Göteborg an. Sami aus der HR legt die Reise für Vera im System an, sie ist ihrem Profil direkt zugeordnet. Hier ist auch hinterlegt, ob Vera einen Reiseantrag stellen muss oder nicht. Praktisch: mit der mobilen App kann Vera jederzeit im Zug oder Hotelzimmer anfallende Belege direkt digitalisieren, einreichen und freigeben lassen – oder aber mittels verknüpftem Bankkonto innerhalb des individuell eingeräumten Vorschusses direkt bezahlen und im Nachhinein eine Gesamtrechnung erhalten. Später listet das Reporting übrigens sämtliche Ausgaben übersichtlich aus, perfekt, um in der HR mühelos Übersicht und Kontrolle über abgerechnete Posten zu behalten. Manche Tools sorgen für besonders glückliche Lohnbuchhalter, wenn sie etwa steuerpflichtige und steuerfreie Beträge automatisiert ausweisen. Auch Personalfachkraft Sami ist begeistert von der Funktionsvielfalt der Software zur digitalen Reisekostenabrechnung. Der hat im Vorfeld die Reisemittel für Strecken in Deutschland sowie im Ausland bis nach Göteborg über das Reisebuchungs-Feature geplant: Flugzeug, Bahn, Mietwagen lassen sich komfortabel via Schnittstellen zu Buchungsplattformen wie bahn.de buchen, Tickets oder Vouchers laufen zudem sicher abgelegt in der Travelmanagement-Software keine Gefahr, verloren zu gehen. Außerdem konnte er für Vera im Vorfeld der Reise Parameter wie Kilometergeld, Verpflegungspauschalen sowie unterschiedliche Arten von Ausgaben, vom Trinkgeld bis zur Parkgebühr, definieren. Die Software weist Vera nun auf Knopfdruck ihre Tagespauschale für Spesen aus und warnt sie gegebenenfalls, sollte sie die Ausgabengrenze einer Kategorie, etwa mit der Buchung eines ausgefallenen Hotelzimmers, mal überschreiten. Unterwegs besorgt sie nun noch schnell ein Präsent für die Kundin – und lässt sich diese Ausgabe automatisiert in ihrer App zur Spesenabrechnung genehmigen. Was dabei in den Präsentkorb darf und was nicht, liest Vera vorab in der Reiserichtlinie nach. Auch diese ist in der Software hinterlegt.

Vorteils-Check: Die 7 überragenden Vorteile von digitalen Systemen für die Reisekostenabrechnung

Zusammengefasst sind es vor allem die folgenden 7 relevantesten Vorteile, weshalb es sich lohnt, in digitale Lösungen für Travelmanagement zu investieren:

1. Überblick & Kontrolle: An welcher Stelle verbirgt sich Potenzial, Kosten zu sparen, welche Ausgabenkategorie veranschlagt wie viel? Eine Software zur Reisekostenabrechnung ermöglicht einen transparenten Überblick über sämtliche Reisekosten sowie weitere Daten. Reporting-Funktionen bieten dabei eine komfortable Stütze, um Kosten auswerten und für zukünftige Reisen kalkulieren zu können.
2. Effizientere Workflows: Einmal digitalisiert, übernimmt das System nahezu alle Schritte der Belegabrechnung. Daten werden automatisiert ausgelesen, mit den hinterlegten Parametern abgeglichen, gegebenenfalls Pauschalen abgezogen. Genehmigungen und Freigaben erfolgen ohne manuellen Aufwand, Informationen werden fehlerfrei an weitere Stellen übertragen, zahlreiche weitere kleine und große Prozesse vereinfacht.
3. Fehler vermeiden: Menschen machen Fehler – sie verlieren Belege, reichen sie an falscher Stelle oder doppelt ein, oder vergessen es schlicht, sie abzuliefern. Smarte Erinnerungsfunktionen und das automatisierte Identifizieren von Dopplungen verhelfen zu korrekten Vorgängen ebenso wie das softwaregestützte Verrechnen von Pauschalen oder die eigenständig durch das Tool ausgelöste Rückerstattung von Auslagen.
4. Papierlos abrechnen: Quittungen in Papierform müssen weder gesammelt noch im Büro physisch abgelegt werden. Weil sie via App in wenigen Sekunden digitalisiert werden können oder gar dank integrierter Bezahlfunktion beim Kaufvorgang automatisiert gespeichert werden, bleibt das Reisegepäck ohne den Stapel an Rechnungen leicht und der Aktenschrank weicht der Büropflanze.
5. Reibungsloser Informationsfluss: Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen oder HR-Software sorgen für einen sauberen abteilungsübergreifenden Transfer von Reisekostendaten, ohne Monat für Monat personelle Ressourcen dafür aufwenden zu müssen.
6. Zeit- und ortsunabhängig: Mobile Apps ermöglichen es, Belege von unterwegs einzureichen. Ebenso wird Fachkräften der Personalabteilung der Gang ins Office erspart, indem Cloud-Lösungen Informationen und Daten losgelöst von Ort und Zeit zugänglich machen.
7. Rechtssicher: Ohne große Mühen gestalten Sie Ihre Reisekostenabrechnung DSGVO- wie GoBD-konform, denn mithilfe eines digitalen Travelmanagements lassen sich spielend sämtliche Vorschriften der Gesetzgeber sowie der eigenen Unternehmensrichtlinien für Geschäftsreisen einhalten.