All-in-one-Software inkl. Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft

Bei der Personalverwaltung immer wieder zwischen Einzelanwendungen zu switchen, kostet nicht nur wertvolle Zeit. Die Übersicht leidet, Fehler häufen sich und die Rechtssicherheit zu garantieren, ist extrem aufwändig. Sie wollen möglichst viele Personalprozesse unkompliziert mit einem System abdecken? Eine All-in-One-Software für das Personalwesen ist eine umfassende und effiziente Lösung: Sie bietet eine breite Palette von Funktionen und Softwaremodulen, um Unternehmen dabei zu unterstützen, die vielfältigen Aufgaben ihrer Personalabteilung digital zu verwalten und effizient zu organisieren.

Definition: Was ist eine All-in-One-Software?

Best-of-Suites, Human Capital Management Systems (HCMs) oder Human Resources Information Systems (HRIS) – jene Begriffe stehen allesamt für All-in-One-Lösungen im Personalwesen. Softwares wie diese wurde speziell dazu entwickelt, um Personalverantwortlichen ein einziges Programm an die Hand zu geben, mit dem sie alle personalbezogenen Aufgaben erledigen können, anstatt mehrere separate HR-Softwarelösungen zu verwenden. Zumeist basierend auf Cloudtechnologie, kann das Personalmanagement mithilfe einer einzigen Benutzeroberfläche zahlreiche unterschiedliche Tasks bearbeiten.

Zu den gängigsten Funktionen einer All-in-One-Software zählen etwa

• Personalverwaltung
• Personaleinsatzplanung & Zeitwirtschaft
• Entgeltabrechnung
• Personalentwicklung & Talentmanagement
• Recruiting & Bewerbermanagement
• Auswertungen und Berichte

Welche Vorteile bringt eine ganzheitliche All-in-One-HR-Software?

Gerade für kleine Unternehmen und Mittelständler lohnt es sich, in eine Komplettlösung zu investieren. Mit ihr können sie als Eine-für-Alles-Lösung nahezu sämtliche HR-Aufgaben abdecken.

Die 5 zentralen Vorteile einer All-in-One-HR-Softwarelösung sind:

1. Wenige Klicks statt stundenlanges Zusammentragen:
   Eine All-in-One-Lösung spart der Personalabteilung etwa durch die Vermeidung mehrfacher Eingaben, verschiedenen Self-Service-Optionen und automatisierten Abfragen wie Reportings enorm Zeit. Weil wiederkehrende manuelle Aufgaben von der Plattform übernommen werden und Employee-Daten einfacher zu finden sind, entstehen für Personaler zusätzliche Ressourcen für wertschöpfende Aufgaben.
2. Ein Ort statt viele:
   Daten des Personals und von Bewerbenden liegen im All-in-One-ERP-System zentral digital vor, werden schneller gefunden, lassen sich einfach organisieren und sicher wie DSGVO-konform speichern. Auf diese Weise können Personaler HR-Daten zudem schnell und unkompliziert an andere Bereiche übermitteln – durch definierte Zugriffsrechte sind diese besser geschützt und laufen überdies weniger Gefahr, verloren zu gehen.
3. Geringere Kosten, mehr Übersicht:
   Aufgrund schlankerer Administration, nicht benötigten Schnittstellen sowie einfacheren und effizienteren HR-Prozessen fallen weniger Kosten an als für Einzelanwendungen. Mitarbeitende müssen zudem lediglich für eine Anwendung geschult werden, außerdem behalten Manager Vertragskonditionen sowie Lizenzgebühren und Rabatte besser im Blick.
4. Daten verstehen, Gründe kennen:
   Die detaillierten Analysemöglichkeiten einer All-in-One-Plattform versetzen Personalverantwortliche in die Lage, in Kürze wertvolle Erkenntnisse aus ihren Personaldaten zu ziehen, ohne diese erst mühselig aus verschiedenen Anwendungen für ihr Reporting zusammentragen zu müssen.
5. Produktiver, effizienter, besser:
   Die Qualität der HR-Arbeit steigt mit sinkender Fehlerquote durch automatisierte Arbeitsabläufe, den Wegfall von Medienbrüchen sowie klar strukturierte Prozesse. Optimierte Vorgänge in der Verwaltung und Bearbeitung von Mitarbeiterdaten, eine gesteigerte Benutzerfreundlichkeit und der Wegfall lästiger Routineaufgaben motiviert das HR-Team obendrein dazu, mehr zu leisten.

Wie zuverlässig sind All-in-One HR-Softwares?

Insellösungen punkten sicherlich damit, besser auf die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten werden zu können. Das hat jedoch durchaus seinen Preis. Ebenso haben All-in-One-Lösungen in Hinblick auf die Zuverlässigkeit der Anwendung meist die Nase vorn. Denn die erfahrenen Anbieter der Suiten kennen das Business üblicherweise sehr genau und bieten überdies umfangreiche Service-Level Agreements, Servicestandards zur Sicherung der Qualität. Auch in einem weiteren Punkt ist Verlass auf die Komplettlösung: Updates können – in der Cloud – zentral vom Anbieter durchgeführt werden – für alle Anwendungsbereiche gleichzeitig, ohne dass die Anwender selbst aktiv werden müssen. Auf diese Weise ist stets für rechtskonformes Agieren in sämtlichen Prozessen des Personalmanagements gesorgt.

Sind Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft in einer All-in-One-Software enthalten?

Wer mit dem Gedanken spielt, im Zuge der Digitalisierung in eine All-in-One-Software für seine HR-Prozesse zu investieren, sollte prüfen, inwiefern die Funktionalität des Produkts die essenziellen Module Entgeltabrechnung sowie Zeitwirtschaft enthält. Das ist zwar in einigen, aber nicht in allen Fällen gegeben. Häufig deckt der Kern einer Komplettlösung bestimmte Basisfunktionen gut ab, weitere können oder müssen dann vom selben Anbieter oder im Sinne des Best-of-Breed-Ansatzes von der Konkurrenz inklusive Schnittstellen zusätzlich teuer eingekauft und implementiert werden.

Am einfachsten lässt sich der individuelle Funktionsumfang von der digitalen Personalakte über die Gehaltsabrechnung bis hin zu Features für das Erfassen von An- und Abwesenheiten oder zur Bewertung von Mitarbeitenden beispielsweise im Rahmen bei einer Demo des Produkts testen. Die meisten Anbieter wie HR4YOU, GuideCom, rexx Systems, SD Worx oder Personio bieten diesen Service für Partner und Kunden an – unbedingt nutzen, um über den Preis und sämtliche offenen Fragen zum Tool zu sprechen. Auf diese Weise können Sie sichergehen, ein Produkt einzukaufen, welches ihre Anforderungen am besten erfüllt.