Workforce Management

Kurz erklärt: Definition von Workforce Management

Seine Anfänge hat Workforce Management (WFM) in den 80er-Jahren: In Callcentern sollte mit Hilfe des Managementansatzes die Performance der Angestellten optimiert werden. Heutzutage umfasst WFM all jene Teilbereiche, die dazu beitragen, die Belegschaft kapazitativ möglichst effizient, effektiv und flexibel für den tatsächlichen Bedarf optimiert zu gestalten. Dazu gehören bestimmte HR-Maßnahmen genauso wie Prozesse im Performancemanagement oder im Controlling.

Einfach gesagt, zielt WFM darauf ab, sämtliche anfallenden Tasks mit dem vorhandenen Personal möglichst perfekt abzudecken.

7 Schritte und dann wieder von vorn: So funktioniert WFM

Passend qualifizierte Arbeitskräfte sind genau dann und in ausreichender Anzahl vor Ort, wenn eine Aufgabe erfüllt werden soll und haben dafür die erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung – ungefähr so definiert sich der Idealzustand, den WFM anstrebt.

Um diesen zu erreichen, durchläuft WFM einen wiederkehrenden Kreislauf aus sieben Schritten:

Innerhalb dieses Kreislaufes geben folgende Fragestellungen Orientierung:

1. Analyse: Welche Stellschrauben und Ereignisse nehmen Einfluss auf den Personalbedarf, wann treten sie auf, welche besonderen Effekte sind darüber hinaus relevant und welchen Workload erzeugen anfallende Tasks?
2. Ermittlung Personalbedarf: An welcher Stelle werden wie viele Mitarbeitende mit welcher Fachqualifikation für welchen Zeitraum benötigt?
3. Kapazitätsplanung & strukturelle Anpassung: Wie sind Teams und Abteilungen im Optimalfall besetzt und wie kann der Status Quo angepasst werden, um sich diesem Optimum zu nähern?
4. Personaleinsatzplanung: Welche spezifischen Fähigkeiten (qualitativ) werden für die anfallenden Aufgaben in welcher Menge (quantitativ) künftig benötigt? Wie unterscheidet sich der Bedarf hinsichtlich verschiedener Standorte und im Zeitverlauf, etwa je nach Saison?
5. Arbeitszeitmodell: Mit welchem Modell können die Wünsche und Bedürfnisse der Belegschaft möglichst effektiv und effizient mit den Unternehmenszielen in Einklang gebracht werden?
6. Zeitwirtschaft: Auf welche Weise sind Arbeits-, Fehl- und Urlaubszeiten möglichst ressourceneffizient zu erfassen und auszuwerten?
7. Controlling: Inwiefern decken sich Vorhersagen mit der Realität, erzielen die gewählten Maßnahmen die gewünschte Wirkung und was kann insgesamt noch verbessert werden?

Mit WFM Herausforderungen fundiert angehen

Die Geschwindigkeit, mit der sich die Arbeitswelt derzeit wandelt, ist enorm. Gerade die Ära des Remote Work hat völlig neue Konzepte der Arbeitsgestaltung mit sich gebracht, auf die Unternehmen nun auch im Personalmanagement reagieren müssen – genauso wie auf die zunehmend geringere Stabilität von Märkten. Wo heute noch ein Stammkunde Sicherheit wähnt, kann morgen schon ein Auftragseinbruch drohen.

Im Gegensatz zu starren und aufwändigen papiergebundenen Prozessen können digitale Lösungen, etwa für die Zeiterfassung, die Dienstplanerstellung oder die Abwesenheitsverwaltung, helfen, ausreichend flexibel zu werden. Das hilft zudem, auch die Mitarbeiterzufriedenheit weiterhin sicherzustellen – gerade angesichts des Fachkräftemangels ein bedeutsamer Aspekt. WFM unterstützt außerdem dabei, den Talent Pool gefüllt und den Personalbedarf eines Unternehmens durch geschicktes Recruiting gedeckt zu halten. Nicht zu unterschätzen ist weiterhin die Mammutaufgabe, trotz Homeoffice-Option und beständiger Veränderung der Konditionen sämtliche Compliance-Vorschriften und arbeitsrechtlichen Regeln einzuhalten. Auch hierbei dient WFM als wirksame Managementmethode, um diesen Herausforderungen zu begegnen.

Die 5 überzeugendsten Vorteile von Workforce Management

In bestimmten Branchen wie dem Gastgewerbe, Handel und Logistik oder in der Healthcare ist Workforce Management bereits eine gängige Praxis. Kaum verwunderlich, denn indem Unternehmen auf Basis von WFM fundiert analysieren, planen und steuern, wie sie ihre Belegschaft bestmöglich einsetzen können, profitieren Organisationen unter anderem von diesen fünf attraktiven Vorteilen:

1. günstiger: Einerseits ermöglicht es WFM, durch bedarfsgerechte Personaleinsatzplanung Peaks in der Auslastung ohne Mühen aufzufangen, andererseits müssen zugleich deutlich weniger überschüssige Arbeitskräfte vorgehalten werden. Das senkt Personalkosten.
2. produktiver: Optimierte Planung verhindert Leerlaufzeiten für Mitarbeitende und gestaltet den Personaleinsatz somit deutlich produktiver.
3. flexibler: Agiles Arbeitszeitmanagement erlaubt es Unternehmen, deutlich anpassungsfähiger auf Unvorhergesehenes wie schwankende Marktbewegungen eingehen zu können.
4. zufriedener: Kunden lieben glatte Prozesse – genauso schätzen Mitarbeitende ansprechend gestaltete Arbeitszeiten enorm, die mithilfe effizienter Zeiterfassung auch eingehalten werden können. Wer es als Arbeitgeber auf Basis von WFM zudem fokussiert, Personal seinen Fähigkeiten entsprechend einzusetzen oder gegebenenfalls bei Qualifizierung und Weiterbildung proaktiv zu unterstützen, sorgt für zusätzliche Motivation. Insgesamt lässt sich demnach via WFM
   • die Fluktuationsrate senken,
   • der Aufwand für die Personalsuche geringhalten und
   • in der Außenwirkung somit als attraktiver Arbeitgeber brillieren.
5. solider: Bedarfs- und Einsatzplanung erhält durch WFM ein durchdachtes Grundgerüst aus Daten und exakten Prognosen. Auf dieses Weise gelingen Personalentscheidungen zugleich fundiert und plausibel.