Auf die Frage, was genau unter dem Begriff Payroll zu verstehen ist, gibt es drei Antworten. Zum einen ist damit das gemeint, was die deutsche Übersetzung „Gehaltsliste“ nahelegt: eine Auflistung sämtlicher monatlich zu zahlender Löhne, Boni oder Zusatzleistungen für all jene, die für eine Organisation tätig sind. Zum anderen steht Payroll auch für den Gesamtbetrag, den es für Lohn- und Gehaltskosten aufzuwenden gilt. Zudem wird der Begriff auch synonym für die Abteilung verwendet, die mit der Entgeltabrechnung betraut ist.
So leicht das Buzzword Payrolling über die Lippen geht, so hochkomplex sind doch die Vorgänge dahinter. Das Team der Lohnbuchhaltung ist dafür verantwortlich, jeden Monat die korrekten Gehälter an alle Mitarbeitenden auszuzahlen – und dabei Boni wie Sonderzahlungen für jeden Mitarbeitenden individuell zu berücksichtigen. Es erfordert sehr genaues Arbeiten, um zwischen allen Benefit-Programmen wie Jobrad oder Fitnessstudio-Mitgliedschaft, Sonderzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld, den Beiträgen für die betriebliche Altersfürsorge oder gar den Betrag für den Betreuungsplatz in der Betriebs-Kita den Überblick zu behalten. Längst greifen Payroll Specialists – oder zu deutsch Lohnbuchhalter – deshalb häufig auf spezifische Software für die Entgeltabrechnung zurück, welche auch ihre zahlreichen weiteren Tasks erheblich erleichtert. Dazu zählen etwa die Aufgabengebiete:
- Zeiterfassung: Payroll Manager verantworten häufig sowohl die korrekte Erfassung von geleisteten Arbeitsstunden als auch die Dokumentation von Fehlzeiten der Belegschaft.
- Tarifrecht: Dass bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung geltende tarifrechtliche Bestimmungen eingehalten werden, ist von den Payrollern sicherzustellen.
- Fristen: Steuern und Sozialabgaben termingerecht zu zahlen, fällt ebenso in den Verantwortungsbereich der Entgeltabrechner.
- Administration: Personalstammdaten aktuell zu halten und Personalakten zu führen, zählt weiterhin zu den typischen Aufgaben von Sachbearbeitenden der Payroll.
- Kommunikation: Lohnbuchhalter sind es darüber hinaus, die den Kontakt zu Versicherungen und Verwaltungsbehörden in Angelegenheiten rund um die Belegschaft pflegen.