Wer denkt, die erfolgreiche Mitarbeitersuche ist der schwierigste und wichtigste Part im War of Talents, der vergisst, wie bedeutend ein gelungener Onboarding-Prozess für Unternehmen ist. Schließlich hat dieser sowohl enorme Auswirkungen auf das Employer Branding als auch das Potential, Kündigungen während der Probezeit zu verhindern.
Was genau steckt dahinter: Definition Onboarding
Onboarding umfasst alle Maßnahmen, die die Einstellung und Eingliederung neuer Mitarbeitenden erleichtert, um sich „an Bord“ des neuen Unternehmens zurecht zu finden. Dieser Prozess startet, sobald der Arbeitsvertrags unterzeichnet ist, und endet in der Regel mit der Probezeit. Je nach Komplexität der Stelle kann das Onboarding aber auch kürzer oder länger ausfallen. In jedem Fall aber sollte es folgende Ziele verfolgen:
- Neue Arbeitnehmende zügig und sicher in ihre neuen Aufgaben einarbeiten, um sie zu motivieren und ihre Produktivität zu steigern.
- Unternehmenskultur und interne Prozesse transparent darstellen, um Loyalität gegenüber dem neuen Arbeitgeber aufzubauen.
- Kontakte zu Kollegen fördern und pflegen.
Weit vor dem ersten Arbeitstag des neuen Teammitglieds sollten Verantwortliche ein Onboarding-Konzept erstellen, welches die verschiedenen Aufgaben visualisiert und den entsprechenden Fachbereichen terminiert zuweist. Dabei ist immer zu beachten: bestimmte Vorbereitungen haben eine gewisse Vorlaufzeit, wie etwa Mitarbeiterausweisen bereitzustellen oder den Arbeits-PC einzurichten.
So läuft’s ab: Onboarding schnell erklärt
Ein Onboarding lässt sich in drei Phasen aufteilen
- Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag
- Orientierung am ersten Arbeitstag und in der ersten Arbeitswoche
- Integration über die restliche Zeit hinweg
In Phase eins geht es primär darum, Informationen und Arbeitsmittel noch vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters bereitzustellen. Dazu gehört es unter anderem, den Arbeitsplatz des Einsteigers vorzubereiten. Das bedeutet nicht nur, Tisch, Stuhl und PC zur Verfügung zu stellen. Auf der To-do-Liste steht vielmehr: alle Zugriffsrechte klären, alle Passwörter anlegen und alle digitalen Tools freischalten. Um dies zu gewährleisten, sollten frühzeitig alle Kolleginnen und Kollegen, die am Onboarding-Prozess beteiligt sind, informiert werden, welche Tasks wann anstehen. Zudem sind eventuell nötige Schulungen für bestimmte Programme oder Geräte bereits im Vorfeld zu buchen, um die Einarbeitungszeit optimal zu nutzen.
Spätestens eine Woche vor Arbeitsbeginn gilt es, das neue Teammitglied mit allen wesentlichen Informationen zum ersten Arbeitstag zu versorgen. Und zu guter Letzt bietet es sich an, am Tag vor Arbeitsbeginn ein kleines Willkommens-Präsent zu besorgen. Solch eine kleine Geste zeigt oft große Wirkung.
Phase zwei beginnt mit dem ersten Arbeitstag und zieht sieht über die erste Arbeitswoche. Vorranginge Ziele sind, die Aufgaben einführend zu erklären und den neuen Mitarbeitenden mit Teammitgliedern, Unternehmenskultur und -prozessen vertraut zu machen.
Nach einem herzlichen Willkommen für den Einsteiger bietet sich eine kleine Vorstellungsrunde im Team an, auch ein gemeinsames Mittagessen mit Kollegen aus der Abteilung setzt ein positives Signal – und kann gut und gerne über den ersten Tag hinaus beibehalten werden. Dies stärkt die Teambildung und erleichtert es, nach Hilfe zu fragen sowie Kontakte zu knüpfen.
Zu Beginn sollte neuen Mitarbeitenden der geplante Ablauf des Onboardings erklärt werden, damit diese sich auf die kommenden Tage vorbereiten können. Natürlich ist auch zu klären, welche Tätigkeiten anfallen und wie es um die Erwartungen steht – sowohl von Arbeitnehmer-, als auch von Arbeitgeberseite –, so können Missverständnisse gleich aus dem Weg geräumt werden.
Wichtig ist es, neue Kollegen direkt mit konkreten Aufgaben zu versorgen und sie in ein Projekt einzugliedern. So kommt keine Langeweile auf und das neue Teammitglied fühlt sich von Beginn an integriert.
Namen und Gesichter: Nach und nach sollten dem Neueinsteiger alle weiteren Abteilungen vorgestellt werden. Außerdem stehen eine ausführliche Auseinandersetzung mit dem Produkt, die Vermittlung der Unternehmenswerte und die Erklärung der Unternehmensziele auf dem Plan, um einen Neuling an Bord des Unternehmens zu holen.
Nach der ersten Arbeitswoche beginnt Phase drei des Onboardings, bei der es primär um Feedback geht. Regelmäßig stattfindende Feedbackgespräche beleuchten neben dem Verhalten und der Arbeit des neuen Mitarbeitenden auch dessen Eindrücke und Erkenntnisse.
Tipp: Zusammen an den Tisch. Haben mehrere Kollegen aus verschiedenen Abteilungen gleichzeitig im Unternehmen angefangen, bietet es sich an, nach einigen Wochen ein gemeinsames Mittagessen zu organisieren. Das macht es den Einsteigern einfacher, Kontakte zu pflegen und wirkt sich positiv auf das Betriebsklima aus.