Alles aus einer Hand, übersichtlich und einfach – das wünscht sich wahrscheinlich jeder HR-Verantwortliche, wenn es um Personalinformationssysteme (PIS) oder Personalmanagementsysteme (PMS) geht. Die Lösung hierfür: Human Resources Information Systems, kurz HRIS. Diese All-in-One-Lösungen standardisieren und vereinfachen Aufgaben, die im klassischen HR-Prozess aufkommen und bilden diese übersichtlich ab. So lassen sich Fehler vermeiden und die Produktivität steigern.
Typische Funktionen und Aufgaben eines HRIS sind Personalplanung, Personalgewinnung und Akquise, Bewerbermanagement und Recruiting, Personalverwaltung und Management von Personalakten sowie Aufzeichnung und Reporting. Zusätzlich können beispielsweise folgende Anwendungen implementiert werden: Zeiterfassung, Entgeltabrechnung, Leistungsmanagement, Self-Service-Funktionen, Personalanalyse und Personalentwicklung.
Um all diese Aufgaben zu erledigen, speichert und verwaltet das PSI in einer zentralen Datenbank vier Kategorien von Daten: personenbezogen Daten wie Mitarbeiterstammdaten, beschäftigungsbezogene Daten wie Urlaubs- und Fehlzeiten, lohnbezogene Daten wie Lohn- und Steuermerkmale sowie organisatorische Daten wie Stellenmerkmale.
Neben HRIS ist auch eine Kombination von Einzellösungen möglich, beide Varianten bieten Vor- und Nachteile. Haben integrierte Lösungen in der Regel einen höheren Funktionsumfang, können Einzellösungen dank spezialisierter Software mitunter mehr in die Tiefe eines Bereichs gehen. Auch in Sachen Kosten und Aufwand unterscheiden sich die beiden Spielarten. Bei HRIS werden möglicherweise nicht alle Funktionen genutzt, aber dennoch muss für diese bezahlt werden. Anders sieht es bei Einzellösungen aus: Nur was genutzt wird, wird auch gekauft. Allerdings müssen Lizenzen für jede Software einzeln verwaltet und abgerechnet werden, was den Aufwand erhöht. Besonders in Sachen Nutzerfreundlichkeit und Produktivität können integrierte Lösungen überzeugen. So müssen sich Mitarbeitende nur in ein System neu einarbeiten und können schnell alle Funktionen vollumfänglich ausschöpfen.
Welche Lösung sich für welches Unternehmen eignet, hängt von verschiedenen Faktoren ab und sollte im Rahmen einer Ist- und Anforderungsanalyse geklärt werden.
Um eine Ist-Analyse durchzuführen, sollten sich Unternehmen folgende Fragen stellen:
- Welche Lösungen werden bereits genutzt?
- Gibt es hierbei Möglichkeiten zu Verbesserung?
- Gibt es Probleme im HR-Bereich, die durch den Einsatz eines HRIS gelöst werden könnten?
- Welcher Anteil der Aufgaben wird noch von Hand erledigt?
- Käme im Falle einer Unternehmensexpansion eine große Arbeitslast hinzu?
Wird bei der Analyse eine im hohen Maße zufriedenstellende Ist-Situation festgestellt, reicht es in der Regel aus, bereits bestehende Systeme lediglich zu verbessern, indem Einzellösungen hinzugefügt oder ausgetauscht werden. Zeichnen sich größere Probleme ab, bietet es sich an, auf ein HRIS umzustellen.
Im nächsten Schritt ist zu klären, welche HR-Aufgabenbereiche durch Software erledigt werden sollen. Im Idealfall gleichen die ausgewählten Bereiche den durch ein HRIS abgedeckten Themen zu großen Teilen. Sind stattdessen nur spezifische Lösungen gefordert, reicht gewöhnlich eine Einzellösung aus.
Um anschließend zu definieren, wie die Zugriffsmöglichkeiten verteilt sein müssen, sind folgende Fragen zielführend:
- Wer ist für welche Bereiche verantwortlich?
- Wer benutzt welche Module?
- Wer braucht Zugriff auf welche Daten?
- Wer gehört bestimmten Rollen – etwa Mitarbeitende, HR, Vorgesetzte – an?
Vor der endgültigen Entscheidung bieten sich ein Implementations-Check und die Erstellung eines Projektplans an. Hierbei bieten die Antworten auf folgende Fragen Orientierung:
- Reicht die bestehende IT-Infrastruktur für alle Systemanforderungen aus?
- Wie viel Zeit muss für die Umstellung eingeplant werden und wie komplex wird sie sein?
- Wie viel Budget und welche Investitionen sind erforderlich?
- Welche Probleme oder Schwierigkeiten können auftreten und wie lassen sich diese lösen?
Unternehmen werden feststellen: womöglich existiert die eine perfekte Lösung nicht, die alle Anforderungen zu hundert Prozent abdeckt. Daher stellt die Ist- und Anforderungsanalyse eine praktikable und effiziente Möglichkeit für die Entscheidungsfindung dar.