Der Schutz der Mitarbeiterprivatsphäre nimmt in einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt eine herausragende Stellung ein. Angesichts der wachsenden Bedrohungen für sensible Mitarbeiterdaten ist eine Priorisierung des Datenschutzes in HR-Abteilungen unerlässlich. Eine unzureichende Sicherheitspraxis kann dazu führen, dass personenbezogene Daten unbefugter Dritter ausgesetzt sind. Die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist für den Arbeitnehmerdatenschutz daher von zentraler Bedeutung.
Der Schutz von Bewerber- und Mitarbeiterdaten steht im Mittelpunkt des Arbeitnehmerdatenschutzes. Das neu überarbeitete Bundesdatenschutzgesetz von 2017 regelt den Datenschutz im Personalbereich ausdrücklich. Zusätzliche Regelungen in Gesetzestexten wie dem Telekommunikationsgesetz, der Bildschirmverordnung und dem Betriebsverfassungsgesetz ergänzen diese Bestimmungen.
Die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und die datenschutzkonforme Ausgestaltung von HR-Prozessen sind dabei besonders wichtig. Mitarbeiter haben das Recht, ihre gespeicherten Daten, einschließlich ihrer Personalakte, jederzeit einzusehen. Unternehmen sind verpflichtet,
- widerrechtlich erhobene,
- veraltete oder
- auf Anfrage
zu löschen, zu korrigieren oder den Zugriff zu sperren. Besondere personenbezogene Daten wie Gesundheitsdaten dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung oder öffentlicher Zugänglichkeit erhoben und gespeichert werden.
WICHTIG:
Das Recht auf Zurückhaltung sensibler Informationen wie Krankheitsdetails ist ebenfalls im Arbeitnehmerdatenschutz verankert. Mitarbeiter haben das Recht, die Wahrheit zu verweigern oder falsche Informationen anzugeben, wenn das Unternehmen sensible Informationen erhebt, die nicht offengelegt werden müssen.
Videoüberwachung und unbeabsichtigte Aufzeichnungen erfordern besondere Aufmerksamkeit. Mitarbeiter müssen über Videoüberwachung informiert werden, und Aufnahmen müssen nach Erreichen des Zwecks unverzüglich gelöscht werden. Die Zustimmung des Betriebsrats ist erforderlich, wenn Videoüberwachung durchgeführt werden soll.
Die DSGVO hat den Arbeitnehmerdatenschutz weiter gestärkt, insbesondere durch Artikel 88 Absatz 1, der eine Verbindung zwischen DSGVO und Arbeitnehmerdatenschutz herstellt. Betroffene haben nun leichteren Zugang zu ihren persönlichen Daten. Die Auskunftspflicht gemäß Artikel 15 der DSGVO wurde erweitert, was Unternehmen dazu verpflichtet, umfassende Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten bereitzustellen. Datenschutz in der Personalabteilung erfordert auch die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen für Bewerbungsdaten.
Der Datenschutz erfordert strenge Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich verschlüsselter Übertragungen und eines umfassenden IT-Sicherheitsmanagements. Moderne Softwarelösungen können helfen, diese Anforderungen zu erfüllen.