Lösungen, Vorteile, Tipps: Essenzielle Keyfacts zum Thema Travel Management

Der Consultant im ICE, die Anwältin im Flugzeug, der Außendienstler auf der Autobahn – egal für welche Branche, Geschäftsreisende legen Kilometer um Kilometer für ihre Arbeitgeber zurück, schlafen in Hotelbetten, treffen Kunden zum Lunch in Restaurants fremder Städte, stellen Mietautos in Parkhäusern unter. Rund um diese Reisetätigkeit fallen enorme Mengen an organisatorischen Tasks ebenso wie Verwaltungsaufgaben für Unternehmen an – und natürlich Kosten. Wertvolle Tipps zur Organisation und Administration von Dienstreisen und wie Sie diese mithilfe von digitalen Travel-Management-Lösungen maximal kosteneffizient gestalten, ganz ohne die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden hintanzustellen, lesen Sie in diesem Artikel.

Schnelles Wissen: Was ist Travel Management?

Bevor wir in die Tiefe gehen und definieren, worum es sich bei Travel Management exakt handelt, eines vorweg: Ob sich die Investition in Business Travel Management lohnt, hängt nicht von der Größe eines Unternehmens ab. Verzeichnen kleinere Firmen beispielsweise eine hohe Reisedichte ihrer Angestellten, können auch sie enorm von Software und Tools aus dem Bereich Travel Management profitieren. Etwa dann, wenn sich im Netzwerk des Unternehmens viele ausländische Geschäftspartner tummeln, der Geschäftszweck eine Vielzahl an Außendienstmitarbeitern erfordert oder aber das Business in reiseintensiven Branchen wie Consulting, Rechtswesen, produzierendem Gewerbe oder in projektgebundenen Tätigkeiten zu verorten ist.

Travel Management: Die fünf elementaren Teilbereiche

Einsteigen, anschnallen, los geht’s: Travel Management lässt sich nicht in das eine starre Definitionskorsett pressen. Dennoch zählen im Allgemeinen fünf grundlegende Teilbereiche zu seinen Bestandteilen, die entweder intern oder über externe Travel Manager eines Reisemanagement-Unternehmens abgedeckt werden:

Vorbereitung
Am Anfang steht der Antrag: Zumeist von den Reisenden selbst gestellt, gilt es nun, bevor der erste Kilometer auf die Straße, Schiene oder den Luftweg gebracht wird, durch Vorgesetzte zu prüfen, inwiefern es der Reise überhaupt bedarf, ob der Reisezweck den Verbrauch von Ressourcen wirklich rechtfertigt und wie es um die Wirtschaftlichkeit des Business Trips steht. Das Go erfolgt in Form eines genehmigten Reiseantrags und läutet damit direkt die Recherchephase ein: passende Reiseangebote werden herausgesucht, um die Geschäftsreise genauer planen zu können. Welche Destinationen werden angesteuert, wie lange wird die Dienstreise dauern, welche Entfernungen gilt es zurückzulegen? Handelt es sich um eine wiederkehrende Geschäftsreise, kann auf alte Reisepläne zurückgegriffen werden, die aktualisiert werden müssen. Enorm wichtig: genaustens zu überprüfen, welche Unterlagen und Reisedokumente die Reisenden benötigen. Denn beispielsweise ohne Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigung wird aus dem Besuch der australischen Partnerfirma schnell ein Reinfall, ohne Visum versacken Reisende gar noch vor dem Grenzübertritt. Ein aktueller Reisepass sind ebenso hilfreich, wie die Reisenden bereits vor ihrer Einreise im Zielland zu registrieren – das erspart administrativen Achselschweiß vor Ort.
Organisation
Dreh- und Angelpunkt jeder Dienstreise ist ein präziser Ablaufplan inklusive ausreichend Puffer, um kleinere Unvorhersehbarkeiten – Stichwort Cola des Sitznachbarn auf dem Businessdress – ausbügeln respektive auswaschen zu können. Sobald dieser steht, sind die konkreten Eckpunkte zu organisieren: Sämtliche benötigten Reisedienstleistungen vom Zug- oder Flugticket bis zum Hotelzimmer müssen eingekauft werden. Dabei gilt es den Spagat zwischen den Reiserichtlinien sowie den individuellen Präferenzen der jeweiligen Reisenden zu berücksichtigen, ausgehandelte Bonusprogramme zu nutzen sowie mit der korrekten Company Card zu zahlen. Die Reisedokumente sowie alle notwendigen Informationen zu Reisezeiten, Transportmittel und Unterkunft sind zu ordnen und an die Reisenden zu übergeben. Steht ein Firmenwagen als Reisemittel zur Verfügung, gehört es zum Fuhrparkmanagement, das jeweilige Vehikel zu reservieren sowie fahrbereit – technisch in Ordnung, betankt, vorschriftsgemäß gewartet – an den Reisenden zu übergeben.
Durchführung
Abfahrt. Sobald die eigentliche Dienstreise beginnt, läuft auch das Travel Management im Hintergrund weiter mit. Reiseausgaben während der Dienstreise sind gemäß Vereinbarung etwa mit der Company Card zu tätigen, Belege wie Rechnungen in Papierform zu sammeln oder gleich via App einzuscannen. Und wie das so ist mit Plänen: Kommt es zu Unwägbarkeiten – heftiger Schneefall auf der Startbahn, ICE kaputt oder Mietwagenpanne –, muss improvisiert und der Reiseplan durch das Travel- Management angepasst werden.
Reisekostenabrechnung
Je nach Handhabung ein kleines oder größeres Unterfangen: Haben die Reisenden durchgehend die Company Card zur Zahlung von Reisenebenaufwendungen genutzt, wurden alle Belege bereits automatisiert eingereicht? Zielstellung der Abrechnung ist es, sämtliche entstandenen Kosten bei der Buchung im Vorfeld wie während der Reise in ihrer Gänze zu erfassen. Hernach werden die einzelnen Posten gegebenenfalls mit Reisekostenpauschalen und Sachbezugswerten abgeglichen und die Abrechnung schließlich den Vorgesetzten vorgelegt. Wurde die Abrechnung geprüft und genehmigt, wird die Rückzahlung der Auslagen an die reisenden Mitarbeitenden in Gang gesetzt.
Controlling
Einsparpotenzial findet nur, wer danach sucht. Das passiert – unter anderem – im Teilbereich Controlling. Ohne Unterlasse kommen Prozesse auf den Prüfstand, werden detailliert analysiert. Wie setzen sich die Kosten der Reise zusammen, welche Destinationen sind beliebter als andere, welche Präferenzen in der Wahl der Leistungsträger zeichnen sich ab? Eine saubere Datenlage hilft beim Umdrehen der Steinchen und macht es zudem erheblich einfacher, zu überprüfen, ob Einzelheiten korrekt abgewickelt wurden. Darüber hinaus dient die Kontrolle im Travel Management dazu, künftige Reisen zu optimieren. Budgets können passgenauer definiert, und zudem Antworten auf wiederkehrende Fragen gefunden werden, etwa welcher Hotelanbieter künftig präferiert gebucht werden soll oder ob Zugreisen dem Mietwagen vorzuziehen sind. Gebündelt werden die Ergebnisse des Controllings in feinjustierten Reiserichtlinien. Weiterhin erzeugt die genaue Datenanalyse eine solide Verhandlungsbasis, um in Vertragsverhandlungen mit Mobilitätsanbietern zu gehen.

Das übergeordnete Ziel von Travel Management? Die Reisekosten maximal effizient gestalten sowie den administrativen Aufwand drumherum möglichst geringhalten. Wer jedoch ausschließlich in Zahlen und Prozessen denkt, wird irgendwann im Travel Management die Bodenhaftung verlieren. Im Fokus sämtlicher Optimierungsbestrebungen sollten stets auch die Reisenden selbst und ihre Bedürfnisse stehen – denn auch das günstigste Hotel im Reiseplan nutzt wenig, wenn unmotivierte Geschäftsreisende die innere Kündigung im Gepäck haben.

Kurz erklärt: Arbeitsweg vs. Geschäftsreise

Achtung, Verwechslungsgefahr: Wer sich morgens beispielsweise in den Regionalzug begibt, um ins Büro zu kommen, befindet sich dabei keineswegs auf Dienstreise – sondern auf dem täglichen Weg vom Wohnort zur Arbeit. Was den Arbeitsweg von der Geschäftsreise unterscheidet, ist die Destination: statt unterwegs von oder zur regelmäßig genutzten Arbeitsstätte sind Dienstreisende auf der Hin- oder Rückreise zu oder von einer sogenannten auswärtigen Tätigkeit, wie beispielsweise dem Messebesuch in Mailand, der Fortbildung in Berlin oder dem Kundenbesuch in Stuttgart.

So verschieden die Ziele auch sein mögen, was alle beruflichen Reisen eint: sie kosten Geld. Welche Beträge, die Reisende während der Dienstreise aufwenden, im Zuge der Reisekostenabrechnung rückerstattet werden, hängt dabei von der jeweiligen Reiserichtlinie des Arbeitgebers ab. Zu Reisekosten einer geschäftlichen Reise zählen neben den

Fahrtkosten ebenfalls die
Kosten für Übernachtungen,
Verpflegung oder
anfallende Reisenebenkosten wie Trinkgeld, Parkhausgebühren oder das Kundentelefonat aus dem Ausland.

Usus ist dabei entweder, tatsächliche Kosten anhand von gesammelten Belegen und Rechnungen auf den Euro genau abzurechnen. Oder aber pauschale Kosten zu erstatten. Dazu zählen etwa die Verpflegungspauschale, Übernachtungspauschale oder aber die Kilometerpauschale.

Reisekosten: Wer muss zahlen?

Kurz zurück zur Unterscheidung Dienstreise vs. Arbeitsweg: Was die Kilometer- von der Pendlerpauschale unterscheidet? Nun, Pauschalbeträge erhalten Arbeitnehmer für beides – den Arbeitsweg und die Dienstreise –, doch aus unterschiedlichen Töpfen. Während die

Pendler- bzw. Entfernungspauschale vom Finanzamt im Zuge der Steuerzahlungen pro zurückgelegten Kilometer auf dem Arbeitsweg (Stand 2024) entrichtet wird – derzeit 30 Cent pro gefahrenem Kilometer, ab 21. Kilometer 38 Cent –,
ist mit Kilometergeld die Erstattung von Fahrtkosten auf Businessreisen mit dem eigenen Fahrzeug gemeint, und zwar 30 Cent pro PKW-Kilometer und 20 Cent für motorradähnliche Fortbewegungsmittel.

Um Fahrtgeld vom Arbeitgeber ausgezahlt zu bekommen, sind Arbeitnehmer allerdings dazu verpflichtet, ein schriftliches Fahrtenbuch zu führen. Bei Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln wird der Ticketpreis beglichen. In der Regel übernimmt die Fahrtkosten für Dienstreisen im Sinne des Kilometergeldes der Arbeitgeber, denn dieser kann die entstandenen Kosten verbuchen und als Betriebskosten steuerlich absetzen. Das sorgt für zufriedene Mitarbeiter – gesetzlich verpflichtet ist er dazu jedoch nicht. Letztlich gelten die Vereinbarungen im Arbeitsvertrag. Angestellte, deren Arbeitgeber die Reisekosten nicht übernehmen, können diese zwar als Werbekosten in der Einkommensteuer geltend machen. Dennoch ist es ratsam, als Arbeitgeber die Zufriedenheit reisender Angestellter auch über gesetzliche Vorschriften hinaus nicht aus dem Blick zu verlieren, wenn es um die Rückerstattung von Reisekosten geht.

Multitalentiert oder Nischenstar: Mit diesen Funktionen supporten digitale Tools Ihr Travel Management

Generell finden sich im Sektor Geschäftsreisemanagement digitale Helfer in sehr unterschiedlicher Funktionstiefe auf dem Markt: von der multiplen All-in-One-Suite oder minimalistisch gehaltenen Apps für einen bestimmten Teilbereich wie die Reisekostenabrechnung ist vieles möglich. Zu den gängigsten Funktionen von Software-Produkten aus diesem Bereich zählen folgende:

Booking. Reisende können vom Reisemittel bis zur Unterkunft direkt über das Tool buchen. Der Clou: Meist ist in der Buchung ebenfalls der Genehmigungsworkflow integriert, zudem speist das Travel-Management-System die Zahlungsdaten gebuchter Reisemittel oder Unterkünfte direkt in die Reisekostenabrechnung ein.
Genehmigung. Die Reisekostenabrechnung, aber auch die Reise an sich müssen seitens des Managements genehmigt werden. Durchdacht aufgesetzte automatisierte Genehmigungsschleifen in Travel-Management-Apps und -Systemen sorgen dabei für glatte Prozesse, Rechtssicherheit und entsprechend den Unternehmensrichtlinien korrekt abgewickelte Dienstreisen.
Doku. Als zentraler Ort für sämtliche Reiseunterlagen dient die Plattform des Travel-Management-Produkts als idealer Helfer, um Dokumente sicher und übersichtlich aufzubewahren – und auf diese Weise bei Bedarf jederzeit wieder abrufen und bearbeiten zu können.
Analytics & Reporting. Per Knopfdruck erstellte Berichte und Auswertungen ersparen Zeit und Mühe und liefern die perfekte Grundlage, um datengestützt zu optimieren, künftige Reisen präzise zu planen sowie verstecktes Einsparpotenzial aufzudecken.
Abrechnung. Rechnungsbeträge mühsam in die Exceltabelle übertragen war gestern – Features zur Reisekostenabrechnung ermöglichen es, die Reisekostenabrechnung automatisiert erstellen zu lassen.
Schnittstellen. Vorhandene Systeme arbeiten Hand in Hand mit der Software für Travel Management – beispielsweise für die Reisekostenabrechnung fließen Informationen dank der Schnittstelle mit dem Buchhaltungsprogramm abteilungsübergreifend in Sekundenschnelle.
Mobile Integration. Belege direkt einscannen und von unterwegs automatisiert einreichen – mobile Apps machen’s möglich. Zudem können Mitarbeitende bei Bedarf jederzeit und von überall ihre Reisepläne anpassen, Daten verwalten oder Buchungen vornehmen.

Genial digital: Diese 7 wichtigen Vorteile bringt softwaregestütztes Travel Management für Ihr Unternehmen

Tacheles: Mit dem Einsatz von digitalem Travel Management können Sie die Kosten für Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen effektiv senken. Was digitales Reisemanagement über die reine Kostenersparnis hinaus noch alles für Ihr Business leistet, ist nicht zu unterschätzen. Erwarten Sie gerne mehr. Mehr? Genau. Mehr …

… Flow. Einerseits sinkt durch automatisierte Prozesse der Abstimmungsbedarf, andererseits: Wenn Informationen ausgetauscht oder Absprachen getätigt werden müssen, geben Software-Lösungen für Travel Management einen geordneten Rahmen und straffe Prozesse vor. Übersicht, Transparenz und sehr viel Leichtigkeit in der Reiseorganisation und -Administration sind die Folge. Es flowt.
… Zeit. Mithilfe einer Travel-Management-Software sind Reisen in wenigen Minuten genehmigt, Tasks lassen sich ideal priorisieren und orchestrieren, automatisierte und standardisierte Prozesse entschlacken den manuellen Aufwand. An unzähligen Punkten entpuppt sich digitales Travel Management als echtes Wunderkind in Sachen Zeitersparnis. So können Planungen bei wiederkehrenden Reisen mit wenig Aufwand dupliziert werden oder etwa die Reisekostenabrechnung schon während der Reise begonnen werden. Das Ergebnis der digitalen Unterstützung: Freiraum für andere Aufgaben.
… Geld. Kosten sparen funktioniert mit digitalen Lösungen für Travel Management nicht nur durch die Sonderkonditionen, welche durch intelligentes Controlling vorbereitet, mit Reiseanbietern ausgehandelt und schließlich für künftige Buchungen über die Travel-Management-Software in den Reisekostenrichtlinien verankert wurde. Weil Informationen schneller fließen, leichter auffindbar sind und zudem zahlreiche Teilprozesse automatisch ablaufen und Reisende mittels mobiler Anwendungen selbst ins Travel Management eingebunden werden können, sparen sich Ihre Mitarbeitenden Zeit, die sie an anderer Stelle gewinnbringend investieren können.
… Spaß. Einige Tools und Systeme für Travel Management bieten die Option, Präferenzen einzelner Mitarbeitenden zu speichern. Das spart Kommunikationsaufwand zur Abstimmung, denn beispielsweise ist das vegetarische Menü im Flieger in der digitalen Akte genauso hinterlegt wie die Vorliebe für Zugplatzreservierung nahe dem Speisewagen. Freudige Gesichter erzeugen neben komfortablen Self-Service-Funktionen wie das mobile Digitalisieren von Spesenbelegen auch die mit dem Tool einhergehende, Reiserichtlinien korrekt einzuhalten – überschrittene Kostenrahmen oder die Wahl der falschen Hotelkette werden schließlich automatisiert sofort angemahnt. Verspätet sich der Zug und damit der gesamte Reiseplan, ermöglicht die Software zudem, mit großer Flexibilität zu reagieren, Alternativen zu buchen und Pläne anzupassen.
… Wissen. Reisebuchungen und Kosten sind transparent nachvollziehbar, sämtliche Prozesse präzise dokumentiert: Die saubere und übersichtliche Datenlage sowie extrem einfach, weil automatisiert zu erstellende Reportings ermöglichen Next-Level-Reisecontrolling, bei dem mehr Raum für Optimierung bleibt, statt Zeit mit Ordnung schaffen verbringen zu müssen. Effiziente Ressourcennutzung mithilfe von Technologie, hier entlang.
… Mobilität. Cloud-Lösung ermöglicht Online-Travel-Management jederzeit von überall Zugriff auf Funktionen – beispielsweise lässt sich der Spesenbeleg nach dem Business Lunch einfach und schnell beim Kaffeetrinken einscannen und einreichen. Ebenso können Reisende Ihre Daten durch den Cloud-Zugriff von unterwegs verwalten oder aber Buchungen vornehmen. Büro und Travel Management gehören somit nicht mehr zwingend zusammen.
… Rechtssicherheit. DSGVO-Vorgaben oder GoBD-Richtlinien bereiten keine Bauchschmerzen mehr, denn digitale Tools für Travel Management helfen, diese reibungslos und komfortabel in sämtliche Prozesse der Dienstreise zu integrieren.

Fazit: Travel Management besser heute als morgen in Betracht ziehen

Moderne Lösungen für Travel Management sorgen auch in Ihrem Unternehmen spielend für Reisen mit im wahrsten Sinne des Wortes „leichtem Gepäck“. Sie decken Einsparpotenzial auf, verschlanken Workflows und senken manuellen Aufwand bei der Verwaltung und Organisation von Geschäftsreisen. Zudem setzen New Work-Ansätze wie Blended Travel und Workation neue Themen und Impulse in puncto Mitarbeitendenmobilität, die auch den Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) umtreiben – hier gilt es, mit der Zeit zu gehen und das eigene Reisemanagement zukunftsfähig zu halten. Denn nur so gelingt es, die Arbeitgebermarke nachhaltig zu stärken.

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