Die Verpflegungspauschale ist eine steuerfreie Pauschale, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden zahlen können, wenn diese beruflich reisen. Sie deckt die Ausgaben für Mahlzeiten während einer Geschäftsreise oder eines beruflichen Außentermins, ohne dass Quittungen eingereicht werden müssen. In Deutschland unterliegt die Pauschale festen steuerlichen Regelungen und bestimmten Höchstbeträgen.
Wann wird die Verpflegungspauschale gezahlt?
Mitarbeitende erhalten eine Verpflegungspauschale, wenn sie aus beruflichen Gründen außerhalb ihres gewöhnlichen Arbeitsortes tätig sind. Dafür müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Berufliche Reise: Der Aufenthalt erfolgt ausschließlich aus beruflichen Gründen.
- Mindestabwesenheit: Der Mitarbeitende muss mindestens 8 Stunden von seiner Wohnung oder dem Arbeitsplatz entfernt sein.
- Längere Abwesenheit: Bei Reisen, die mehr als 24 Stunden dauern, gibt es eine höhere Pauschale.
Höhe der Verpflegungspauschale
Die Höhe hängt von der Dauer der Abwesenheit und den steuerlichen Vorgaben ab. Diese Pauschalen werden jährlich angepasst. Für 2025 gelten folgende Sätze:
- Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 Euro
- Abwesenheit von mehr als 24 Stunden: 28 Euro
- Abwesenheit von mehr als 8 Stunden an einem An- oder Abreisetag: 14 Euro
Bei Auslandsreisen variieren die Pauschalen je nach Land. Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht hierzu regelmäßig aktualisierte Tabellen.
Steuerliche Behandlung
Die Verpflegungspauschale bleibt steuerfrei, solange sie die festgelegten Höchstbeträge nicht überschreitet. Höhere Beträge müssen als steuerpflichtiges Einkommen erfasst werden. Zudem darf die Pauschale nicht mit anderen Verpflegungsleistungen wie Kantinenessen verrechnet werden.
Wichtig: Falls der Arbeitgeber während der Reise Mahlzeiten stellt, muss die Pauschale entsprechend gekürzt werden.
Vorteile der Verpflegungspauschale
Die Pauschale bringt sowohl für Mitarbeitende als auch für Unternehmen viele Vorteile:
Für Mitarbeitende
- Einfachere Abrechnung ohne Einzelbelege
- Steuerfreie Erstattung von Verpflegungskosten
- Finanzielle Entlastung bei Dienstreisen
Für Unternehmen
- Weniger Verwaltungsaufwand bei der Reisekostenabrechnung
- Steuerliche Vorteile durch die Möglichkeit der steuerfreien Auszahlung
- Zufriedene Mitarbeitende durch transparente Regelungen
Fazit
Die Verpflegungspauschale ist ein effizientes Mittel, um Mitarbeitenden die Verpflegungskosten auf Dienstreisen zu erstatten. Sie erleichtert die steuerliche Abwicklung, reduziert den Verwaltungsaufwand und bietet finanzielle Vorteile. Unternehmen sollten sich regelmäßig über aktuelle Pauschalen und gesetzliche Vorgaben informieren, um Fehler zu vermeiden.
Lesen Sie hierzu auch: Reisekostenabrechnung