Urlaubsanspruch berechnen

Der bezahlte Erholungsurlaub zählt zu den zentralen Rechten von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern. Unternehmen sind verpflichtet, den Urlaubsanspruch korrekt zu berechnen und transparent zu kommunizieren. Gleichzeitig ist eine sorgfältige Urlaubsplanung entscheidend für den reibungslosen Betriebsablauf. Umso wichtiger ist es, die Berechnung nachvollziehbar und gesetzeskonform durchzuführen.

Gesetzlicher Urlaubsanspruch: Die Grundlage

Nach § 3 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) beträgt der gesetzliche Mindesturlaub in Deutschland 24 Werktage pro Jahr – bezogen auf eine Sechs-Tage-Woche. Wer eine Fünf-Tage-Woche arbeitet, hat entsprechend mindestens 20 Urlaubstage im Jahr.

Viele Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder individuelle Arbeitsverträge sehen darüber hinaus zusätzliche Urlaubstage vor.

Urlaubsanspruch berechnen: Die Standardformel

Für die Berechnung wird in der Regel folgende Formel verwendet:

Urlaubstage = (Arbeitstage pro Woche ÷ 6) × 24

Beispiel:
Ein Mitarbeitender arbeitet 5 Tage pro Woche.

(5 ÷ 6) × 24 = 20 Urlaubstage pro Jahr

Alternativ können Sie die Berechnung auch auf Basis der individuellen vertraglichen Regelung durchführen.

Berechnung bei Teilzeit oder unregelmäßiger Arbeitszeit

Auch Teilzeitkräfte haben Anspruch auf Urlaub – anteilig zur vereinbarten Wochenarbeitszeit.

Beispiel:
Eine Person arbeitet an 3 Tagen pro Woche.

(3 ÷ 5) × 20 = 12 Urlaubstage (bei 20 Tagen Jahresurlaub in Vollzeit)

Bei flexiblen Arbeitszeitmodellen oder Schichtarbeit empfiehlt sich eine tagesgenaue Berechnung – insbesondere, wenn die wöchentliche Arbeitszeit stark schwankt.

Sonderfälle beim Urlaubsanspruch – kurz erklärt

Je nach Beschäftigungssituation gelten besondere Regeln für den Urlaubsanspruch:

• Eintritt während des Kalenderjahres
  Der Anspruch wird anteilig berechnet: pro vollem Beschäftigungsmonat steht in der Regel 1/12 des Jahresurlaubs zu.

• Austritt im laufenden Jahr
  Wer weniger als sechs Monate beschäftigt war, erhält den Urlaub anteilig.
  Ab einer Beschäftigungsdauer von mehr als sechs Monaten entsteht der volle Jahresurlaubsanspruch – auch bei einem späteren Austritt im selben Jahr. Bereits genommener Urlaub kann ggf. mit dem Restgehalt verrechnet werden.

• Krankheit während des Urlaubs
  Wer im Urlaub erkrankt, verliert diese Tage nicht – sofern ein ärztliches Attest vorliegt. Die Krankheitstage werden dem Urlaub gutgeschrieben.

• Arbeitgeberwechsel
  Der neue Arbeitgeber muss den bereits gewährten Urlaub berücksichtigen. Dafür ist eine Urlaubsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers erforderlich.

• Befristete oder kurzfristige Beschäftigung
  Auch hier besteht grundsätzlich ein anteiliger Urlaubsanspruch, abhängig von der tatsächlichen Beschäftigungsdauer.

Bedeutung der Urlaubskalkulation im Personalbereich

Im Personalbereich gehört die Berechnung und Verwaltung von Urlaubsansprüchen zu den grundlegenden Aufgaben. Eine fehlerhafte Berechnung kann zu Unzufriedenheit führen – oder sogar rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Deshalb ist es besonders wichtig:

• Verträge sorgfältig zu prüfen (z. B. Teilzeit, Sonderregelungen, Probezeit)
• Urlaubsansprüche zu dokumentieren und regelmäßig zu aktualisieren
• Resturlaub transparent zu verwalten
• Softwareunterstützung zu nutzen, um Fehler zu vermeiden

Moderne HR-Systeme bieten automatische Urlaubsberechnung, Self-Service für Mitarbeitende und Erinnerungen an Resturlaub. Tipps zur Auswahl geeigneter Software finden Sie hier.

Fazit: Urlaubsanspruch fair berechnen und korrekt umsetzen

Eine transparente und rechtssichere Berechnung des Urlaubsanspruchs schafft Vertrauen und erleichtert die Urlaubsplanung für alle Beteiligten. Wer die gesetzlichen Vorgaben kennt und passende Tools einsetzt, sorgt für gerechte Bedingungen im Unternehmen – und stärkt damit auch die Mitarbeiterbindung.