Geschäftsreisen (Dienstreisen) gehören in vielen Unternehmen zum Alltag – ob für Kundentermine, Messen oder Weiterbildungen. Damit dabei anfallende Kosten ordnungsgemäß erstattet werden können, ist eine korrekte Spesenabrechnung entscheidend. Sie schafft Klarheit, sorgt für rechtssichere Abrechnungen und trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.
Was sind Spesen?
Als Spesen werden Auslagen bezeichnet, die Mitarbeitende im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit selbst bezahlen, aber vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Die Abrechnung dieser Kosten erfolgt über eine sogenannte Spesenabrechnung.
Typische Spesenarten sind:
- Fahrtkosten (z. B. Bahn, Flug, Taxi)
- Übernachtungskosten (z. B. Hotelrechnungen)
- Verpflegungsmehraufwand (Pauschalen)
- Nebenkosten (z. B. Parkgebühren, Maut, WLAN im Hotel)
Nicht alle Ausgaben sind automatisch erstattungsfähig. Die internen Reiserichtlinien des Unternehmens geben hier den Rahmen vor.
Der Ablauf einer Spesenabrechnung
Eine Spesenabrechnung erfolgt meist in mehreren Schritten:
- Erfassung der Ausgaben:
Mitarbeitende dokumentieren alle Auslagen während der Dienstreise. - Belegsammlung:
Quittungen und Rechnungen dienen als Nachweis. - Einreichung:
Die Unterlagen werden beim Arbeitgeber eingereicht – klassisch in Papierform oder über digitale Tools. - Prüfung:
Die Finanz- oder Personalabteilung prüft die Angaben auf Plausibilität und Regelkonformität. - Erstattung:
Nach erfolgreicher Prüfung erfolgt die Rückzahlung an den Mitarbeitenden – in der Regel mit der nächsten Gehaltsabrechnung.
Gesetzliche Grundlagen und Pauschalen
In Deutschland regelt das Einkommensteuergesetz (EStG) viele Aspekte rund um die Spesenabrechnung. Besonders relevant ist der sogenannte Verpflegungsmehraufwand, der mit festen Pauschalen erstattet wird – abhängig von Reisedauer und -ort. Diese Pauschalen ändern sich regelmäßig.
Digitale Spesenabrechnung: Effizient und fehlerfrei
Digitale Tools zur Spesenabrechnung reduzieren den administrativen Aufwand erheblich. Sie ermöglichen es, Belege direkt per App zu erfassen, automatisch Pauschalen zu berechnen und die Daten direkt ins HR- oder Buchhaltungssystem zu übertragen.
Vorteile digitaler Lösungen:
- Schnellere Bearbeitung und Auszahlung
- Weniger Fehler durch automatische Berechnungen
- Übersichtliche Archivierung aller Ausgaben
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben durch integrierte Regeln
Eine Auswahl geeigneter HR-Software, die auch Reisekostenabrechnung umfasst, finden Sie hier.
Tipps für eine reibungslose Spesenabrechnung
- Definieren Sie klare Reiserichtlinien.
- Kommunizieren Sie Fristen für die Einreichung von Spesen.
- Schulen Sie neue Mitarbeitende im Umgang mit dem Abrechnungssystem.
- Prüfen Sie regelmäßig die Aktualität von Pauschalen und steuerlichen Vorgaben.
- Nutzen Sie digitale Tools zur Vereinfachung und Standardisierung.
Fazit: Die Spesenabrechnung gehört zur professionellen Reisekostenverwaltung
Eine transparente und rechtssichere Spesenabrechnung ist sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende wichtig. Sie fördert Fairness, Vertrauen und Effizienz. Mit klaren Prozessen und digitalen Lösungen behalten Sie den Überblick – und Ihre Reisekosten im Griff.