Was sind Spesen?
Spesen sind beruflich veranlasste Ausgaben, die Arbeitnehmer im Rahmen ihrer Tätigkeit tätigen – etwa bei Dienstreisen, Außenterminen oder Fortbildungen. Diese Kosten werden in der Regel vom Arbeitgeber erstattet, sofern sie den unternehmensinternen und gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Zu den häufigsten Spesen zählen Verpflegungskosten, Fahrtkosten, Übernachtungen sowie sonstige Auslagen wie Park- oder Mautgebühren.
Ein strukturierter und digital unterstützter Spesenabrechnungsprozess reduziert den Verwaltungsaufwand, minimiert Fehlerquellen und sorgt für Transparenz bei der Abrechnung.
Arten von Spesen
Spesen lassen sich in verschiedene Kategorien unterteilen:
Verpflegungskosten: Pauschalen für Mahlzeiten bei dienstlich bedingter Abwesenheit. Die Höhe richtet sich nach Dauer und Ort der Reise – national wie international.
Fahrtkosten: Erstattungen für dienstlich veranlasste Fahrten mit dem privaten PKW (z. B. 0,30 € pro Kilometer, Stand 2024) oder Auslagen für öffentliche Verkehrsmittel.
Übernachtungskosten: Erstattung der tatsächlichen Unterkunftskosten bei Hotelübernachtungen, in der Regel gegen Vorlage einer Rechnung.
Sonstige Kosten: Hierzu zählen unter anderem Parkgebühren, Maut, Gepäckgebühren, Visa oder notwendige Arbeitsmittel auf Dienstreisen.
Gesetzliche Regelungen zur Spesenabrechnung
Die Spesenregelung basiert auf gesetzlichen Vorgaben wie dem Einkommensteuergesetz (EStG) sowie auf individuellen Richtlinien des Arbeitgebers. Entscheidend ist die korrekte Dokumentation aller Ausgaben – idealerweise digital und revisionssicher.
Wichtige Eckpunkte:
Verpflegungspauschalen: Bemessen sich nach der Dauer der Abwesenheit (mehr als 8 Stunden, ganztägig, mehrtägig).
Belegpflicht: Für Übernachtungen und sonstige Auslagen ist in der Regel ein Nachweis erforderlich.
Kilometerpauschale: Für private Fahrzeuge im dienstlichen Einsatz gilt eine steuerfreie Erstattung bis zu 0,30 € je Kilometer (Stand 2024).
Fristen: Viele Unternehmen setzen Einreichfristen für Spesenabrechnungen (z. B. innerhalb von 10 oder 30 Tagen nach Rückkehr).
Steuerliche Behandlung von Spesen
Steuerfrei bleiben erstattete Spesen, sofern sie innerhalb der gesetzlich anerkannten Pauschalen liegen.
Werbungskostenabzug: Nicht erstattete berufliche Ausgaben können in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.
Steuerpflichtig werden Erstattungen, die über die gesetzlichen Pauschalen hinausgehen, sofern keine Einzelnachweise erbracht werden.
Digitale Unterstützung: Spesenmanagement per Software
Moderne Reisekosten- und Spesenabrechnungssoftware automatisiert viele Abläufe: Von der Belegerfassung per App über die Integration ins HR-System bis hin zur steuerkonformen Dokumentation. Besonders im Zusammenspiel mit umfassender Personalmanagementsoftware entstehen so effiziente, revisionssichere Prozesse – mit klaren Freigabeworkflows, Echtzeit-Transparenz für Mitarbeitende und Vorgesetzte sowie einer nahtlosen Anbindung an Buchhaltung und Lohnabrechnung. Das reduziert nicht nur manuelle Fehler und Bearbeitungszeiten, sondern schafft auch die Grundlage für eine einheitliche, digitale Prozesslandschaft.
Fazit
Ein transparentes und gut dokumentiertes Spesenmanagement schützt vor steuerlichen Risiken, spart Zeit und stärkt das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Eine klar definierte Spesenrichtlinie sowie der Einsatz digitaler Tools tragen maßgeblich zu einer reibungslosen und gesetzeskonformen Abwicklung bei.