Personenbezogene Daten

In Zeiten digitaler Prozesse, vernetzter Systeme und zunehmender Datenverarbeitung sind personenbezogene Daten allgegenwärtig – vor allem in Unternehmen. Ob im Bewerbungsverfahren, in der Personalverwaltung oder beim Umgang mit Kundendaten: Wer solche Informationen verarbeitet, muss verantwortungsvoll und rechtssicher handeln.

Was sind personenbezogene Daten?

Laut Artikel 4 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Dazu gehören etwa:

• Name, Adresse, Telefonnummer
• E-Mail-Adresse und IP-Adresse
• Geburtsdatum, Familienstand
• Sozialversicherungsnummer
• Bankverbindungen
• Gesundheitsdaten
• Standortdaten
• Mitarbeiterfotos

Sobald ein direkter oder indirekter Personenbezug hergestellt werden kann, handelt es sich um personenbezogene Daten – selbst dann, wenn sie nicht offensichtlich sensibel erscheinen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Die DSGVO unterscheidet außerdem besondere personenbezogene Daten, die einen höheren Schutz erfordern. Dazu zählen unter anderem:

• Ethnische Herkunft
• Politische Meinungen
• Gewerkschaftszugehörigkeit
• Religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen
• Gesundheitsdaten
• Biometrische Daten zur eindeutigen Identifikation
• Sexualleben oder sexuelle Orientierung

Diese Daten dürfen grundsätzlich nur in engen Ausnahmefällen verarbeitet werden – etwa mit ausdrücklicher Einwilligung oder bei gesetzlicher Pflicht.

Verarbeitung personenbezogener Daten: Was ist erlaubt?

Damit Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten dürfen, braucht es eine rechtliche Grundlage. Die häufigsten sind:

• Einwilligung der betroffenen Person
• Erfüllung eines Arbeits- oder Dienstvertrags
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
• Wahrung berechtigter Interessen (z. B. IT-Sicherheit)

Zudem gilt: Die Datenverarbeitung muss transparent, zweckgebunden und auf das notwendige Maß beschränkt erfolgen. Unternehmen dürfen also nur so viele Daten erheben, wie sie tatsächlich benötigen.

Personenbezogene Daten im Personalbereich

Im Personalbereich spielen personenbezogene Daten eine zentrale Rolle – von der Bewerbung bis zum Austritt.

Typische Anwendungsfälle:

• Erfassung von Stammdaten bei Neueinstellungen
• Abrechnung von Gehältern und Sozialabgaben
• Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen
• Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen
• Durchführung von Mitarbeitergesprächen und Leistungsbewertungen

Personalabteilungen tragen daher eine besondere Verantwortung für den sicheren Umgang mit sensiblen Informationen. Das gilt nicht nur für papierbasierte Prozesse, sondern insbesondere für digitale HR-Systeme. Diese müssen DSGVO-konform konfiguriert, datenschutztechnisch abgesichert und regelmäßig überprüft werden. Tipps zur Auswahl geeigneter HR-Software finden Sie hier.

Datenschutzmaßnahmen für Unternehmen

Um personenbezogene Daten angemessen zu schützen, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen umsetzen:

• Technische Sicherheit: z. B. durch Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung und Firewalls
• Organisatorische Maßnahmen: wie Datenschutzrichtlinien, Mitarbeiterschulungen und klare Prozesse
• Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten: für Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• Löschkonzepte: um personenbezogene Daten nicht länger als nötig zu speichern
• Datenschutz-Folgenabschätzungen: bei besonders risikobehafteter Datenverarbeitung

Darüber hinaus ist ein/e Datenschutzbeauftragte/r in vielen Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben – insbesondere bei umfangreicher Verarbeitung sensibler Daten.

Fazit: Der verantwortungsvolle Umgang mit personenbezogenen Daten ist Pflicht

Personenbezogene Daten sind sensibel, schützenswert – und in fast jedem Unternehmensbereich relevant. Wer sie verarbeitet, trägt Verantwortung. Unternehmen, die Transparenz schaffen, Prozesse sauber dokumentieren und technische wie organisatorische Schutzmaßnahmen etablieren, sichern nicht nur die Daten – sondern auch das Vertrauen von Mitarbeitenden, Bewerbenden und Geschäftspartnern.