Das Kozept des Desk Sharings hat sich in den letzten Jahren zu einem beliebten Arbeitsmodell entwickelt, das Unternehmen eine effiziente Nutzung ihrer Büroflächen ermöglicht.
Desk Sharing bedeutet, dass Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch mehr haben. Stattdessen wählen sie jeden Tag einen freien Arbeitsplatz. Dieses flexible Modell berücksichtigt, dass nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind – sei es wegen Urlaub, Krankheit oder Außenterminen. Durch Desk Sharing können Unternehmen ihre vorhandenen Ressourcen optimal nutzen.
Desk Sharing kann auf zwei Arten umgesetzt werden:
- Freie Platzwahl:
Wer zuerst im Büro ist, hat die größte Auswahl an freien Arbeitsplätzen. Dieses Modell eignet sich besonders für kleinere Unternehmen. - Reservierungssysteme:
Größere Unternehmen nutzen Software oder Apps, um die Verteilung der Arbeitsplätze zu organisieren. Mitarbeiter können online freie Plätze einsehen und reservieren.
Vorteile
- Kreativer Austausch: Durch wechselnde Sitznachbarn entstehen neue Kontakte und frische Ideen.
- Kostenersparnis: Weniger feste Arbeitsplätze bedeuten geringere Kosten für Büroflächen und Ausstattung.
- Verbesserte Selbstorganisation: Mitarbeiter lernen, ihre Arbeit besser zu planen und zu organisieren.
- Gleichberechtigung: Alle haben die gleichen Chancen, die besten Arbeitsplätze zu wählen, unabhängig von ihrer Position.
Herausforderungen und Nachteile
- Zeitaufwand: Die tägliche Suche nach einem freien Platz oder die Nutzung von Buchungssystemen kann Zeit kosten.
- Teamzusammenhalt: Flexible Arbeitsplätze können Teams trennen und den Zusammenhalt schwächen.
- Stressfaktor: Die Suche nach einem Platz und wechselnde Sitznachbarn können zu zusätzlichem Stress führen.
- Barrierefreiheit: Desk Sharing kann für körperlich eingeschränkte Mitarbeiter Herausforderungen darstellen, insbesondere wenn nicht alle Arbeitsplätze barrierefrei sind.
Erfolgreiche Umsetzung
- Digitale Infrastruktur: Mitarbeiter müssen von jedem Arbeitsplatz aus Zugriff auf alle notwendigen Ressourcen haben. Cloud-Lösungen und Kollaborationstools sind hierbei unerlässlich.
- Einheitliche Ausstattung: Jeder Arbeitsplatz sollte gleich ausgestattet sein, um Anpassungsschwierigkeiten zu vermeiden. Dazu gehören Laptops, Headsets, Docking-Stationen und Monitore.
- Ergonomie und Arbeitsschutz: Höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Stühle sind ein Muss, um gesundheitliche Probleme zu vermeiden.
- Clean Desk Policy: Mitarbeiter sollten ihren Arbeitsplatz am Ende des Tages sauber hinterlassen, um eine ordentliche und einladende Arbeitsumgebung zu gewährleisten.
Desk Sharing eignet sich besonders für Unternehmen in digitalen Branchen wie IT, Medien und Telekommunikation sowie für Firmen mit flexiblen Arbeitszeiten oder vielen Außendienstmitarbeitern. Bekannte Beispiele sind Unternehmen wie Microsoft und Deloitte, die Desk Sharing nutzen, um kreative und produktive Arbeitsumgebungen zu schaffen.
Mit der fortschreitenden Digitalisierung und dem Trend zu flexiblen Arbeitszeiten wird Desk Sharing voraussichtlich in immer mehr Unternehmen Einzug halten. Es bietet eine moderne Lösung, um den Arbeitsplatz der Zukunft flexibel und effizient zu gestalten.