- Sicher.
- Kostenlos.
- Zuverlässig.
- Wir übernehmen die Recherche
- 100+ Software-Auswahlprojekte
- 150+ Bieterpräsentationen pro Jahr
Sie nennen Ihre Anforderungen. Wir nennen passende Anbieter.
Keine Zeit, sich durch den Anbieterdschungel zu arbeiten?
Oder Sie möchten wissen, welche Funktionen Sie wirklich benötigen, welche Anbieter zu Ihrer HR-Landschaft passen und worin sich die Lösungen tatsächlich unterscheiden?
Wir betrachten den Markt nicht aus Sicht eines Softwareanbieters oder Verkäufers, sondern aus Sicht einer Personalabteilung, die eine passende und zukunftssichere Lösung sucht.
Vorteile unserer HR-Software-Auswahl für digitale Personalakten
Sie erhalten eine persönliche Empfehlung für die digitale Personalakte, die zu Ihren Bedürfnissen passt.
Die digitale Personalakte muss zu Ihrem HR-Bereich und Ihren Personalprozessen passen.
Sie möchten zunächst passende Anbieter für die
digitale Personalakte identifizieren?
Dann schildern Sie uns Ihre Anforderungen.
In einem persönlichen Gespräch zeigen wir Ihnen auf, welche Anbieter zu Ihrer Situation passen könnten.
Sie wünschen sich eine Begleitung des gesamten Auswahlprozesses?
Von der Anforderungsdefinition bis zur Einführung begleiten wir Unternehmen auf Wunsch durch die komplette Auswahl einer elektronischen Personalakte.
Pflicht-Frage ab 2027: Was gilt wirklich?
Die digitale Personalakte ist nicht pauschal Pflicht, sondern nur bestimmte Bestandteile. Genau hier entstehen häufig Unsicherheiten: Was gehört dazu? Was ist mit bestehenden Papierakten? Wir ordnen ein, was für Ihr Unternehmen relevant ist, und übersetzen die Anforderungen in ein machbares Vorgehen.
Häufig gestellte Fragen zur digitalen Personalakte
Alle Mitarbeiterdaten und -dokumente werden in der digitalen Personalakte – auch elektronische Personalakte genannt – gespeichert und müssen nur hier gepflegt werden. D. h. für die Personalabteilung, dass sie eine übersichtliche Datenbasis hat, auf die unabhängig von Zeit und Ort Zugriff hat.
Arbeitgeber sammeln in der digitalen Personalakte alle Informationen über ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die für das Arbeitsverhältnis eine Rolle spielen. Dazu können gehören:
- Bewerbungsunterlagen
- Beschäftigung
- Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen
- Sozialversicherungsnummer
- Gehaltsabrechnung
- Beurteilungen
- Personalentwicklungsplan
- Bescheinigungen oder Dokumente über Weiterbildungen
Die genannten Punkte sind natürlich auch in Papierakten zu finden. In der digitalen Akte werden sie aber als elektronische Dokumente eingescannt.
Effizienz
Unternehmen sparen mit einer digitalen Personalakte Zeit und Geld. Sie ermöglicht einen schnellen, ortsunabhängigen Zugriff auf alle Personaldaten, wenn diese über eine webbasierte Plattform abgerufen werden können. Personalverantwortliche müssen ihre Arbeitszeit nicht mehr damit verbringen, Dokumente zu suchen, in Aktenschränken zu verstauen oder Daten ständig auf ihre Aktualität hin zu überprüfen. Vor allem wenn der Employee Self Service häufig mit der digitalen Personalakte verbunden ist, können die Mitarbeiter ihre Dokumente selbst einsehen, bearbeiten und aktualisieren. Das macht den Prozess wesentlich effizienter.
Zugang und Sicherheit
Digitale Personalakten bieten mehr Sicherheit, wenn sie richtig genutzt und gespeichert werden. So können Zugriffsberechtigungen festgelegt werden, die sicherstellen, dass nur berechtigte Personen auf die Daten zugreifen können. Aktenordner hingegen sind für jeden zugänglich, der Zugang zu ihrem Ablageort hat.
Nachhaltigkeit
Mit digitalen Akten sparen Sie hohe Papier- und Druckkosten. Zugleich tun Sie etwas Gutes für die Umwelt. Das gibt Ihrem Unternehmen nicht nur das Image eines umweltbewussten Unternehmens, sondern lässt Sie auch moderner erscheinen.
Datenschutz
Schaut man sich den Inhalt von Personalakten an, wird schnell klar, dass es sich um sensible Daten handelt. Diese dürfen nicht für jedermann zugänglich sein, und sie dürfen nicht beliebig gespeichert werden. Prinzipiell gilt Folgendes: Der Umgang mit personenbezogenen Daten muss DSGVO-konform sein.
Die passende Lösung hängt von Ihren Anforderungen, Prozessen, Ihrer Unternehmensgröße und Ihrer bestehenden HR-Systemlandschaft ab. Deshalb sollten zunächst die Anforderungen definiert und erst danach passende Anbieter ausgewählt werden.
Die Unterschiede liegen häufig in Berechtigungskonzepten, Workflows, Integrationen, Suchfunktionen, Benutzerfreundlichkeit, Datenschutzfunktionen und dem Service des Anbieters.
In der Regel reichen drei bis fünf passende Anbieter aus. Entscheidend ist nicht die Anzahl der Demos, sondern eine strukturierte Vorauswahl anhand Ihrer Anforderungen.
Typischerweise umfasst das Projekt die Anforderungsanalyse, die Anbieterauswahl, die technische Einrichtung, die Migration bestehender Dokumente sowie die Schulung der Anwenderinnen und Anwender.
In vielen Unternehmen ja. Eine frühzeitige Einbindung des Betriebsrats kann helfen, Anforderungen rechtzeitig zu berücksichtigen und Verzögerungen im Projekt zu vermeiden.
Der häufigste Fehler ist, sich zu früh auf einzelne Anbieter zu fokussieren. Wer zunächst Anforderungen, Prozesse und Ziele definiert und Anbieter anschließend anhand objektiver Kriterien vergleicht, reduziert das Risiko eines Fehlkaufs deutlich.
Kontaktieren Sie uns!
Wenn Sie Fragen zu HR-Software-Auswahl haben oder sich dazu austauschen wollen, rufen Sie uns gern an oder schreiben Sie uns eine Nachricht.
